Напомню, мы предупреждали о том, что первое объяснение «три по восемь» является немного экзотическим.
Теперь второе, более «научное» объяснение.
Говорят, что оперативная память обычного, нормального человека (а мы ведь с вами, несмотря на некоторую индивидуальную необычность, все же не покидаем периметр «нормальности»!), может одновременно удержать 7-9 «кусочков» информации.
Среднее арифметическое от семи и девяти – это восемь.
Мы похожи на жонглера, который проворно управляется с 8 шариками. Но каждый дополнительный несет в себе риск того, что все наши шарики посыпаются из рук.
Например, кто-то, наверное, обратил внимание на то, что телефонные номера из семи цифр запоминались лучше, чем федеральные номера с +7-два-два-два… и так далее, 11 цифр. Одиннадцать цифр «вываливаются» из головы точно так же, как и одиннадцать дел в повестке дня серьезно усложняют нам задачу быть эффективными.
Но дел так много… как быть?
Вот мы и рассовываем «груду дел, суматоху явлений»5 по трем кучкам, каждую из которых в отдельности мы вполне можем «переработать»: день – неделя – месяц. Этим мы задействуем старый принцип про «слона», которого невозможно съесть целиком, но можно съесть по кусочкам.
Что делать?
Используем наследие Парето на практике. Периодически проводим ревизию «списков дел» и безжалостно вычеркиваем оттуда те дела, которые ни на что не влияют.
И забываем о них!
Как определить какие дела «ни на что не влияют»? Простым ответом будет:
«Те дела, которые мы в любом случае не успеем сделать». Для этого составляем список дел по приоритетности. Напоминаю то, что вы, скорее всего, и так уже знаете или, по крайней мере, когда-нибудь слышали. Иерархия приоритетов следующая:
• Какие дела? Важные и суперсрочные дела
◦ Эмоциональная оценка? «Должно было быть вчера!», «Пятки горят!»
▪ Что делаем? Надо делать сегодня!
• Какие дела? Важные и срочные
◦ Эмоциональная оценка? «Кажется, начинает пахнуть жареным!»
▪Что делаем? Можно сделать в течение недели
• Какие дела? Важные и не срочные
◦ Эмоциональная оценка? «Надо, наконец, это добить!»
▪ Что делаем? Можно сделать в течение месяца
• Какие дела? Не важные, но срочные
◦ Эмоциональная оценка? «Никак не могу заполнить отчет о командировке в прошлом месяце! Бухгалтерия уже три раза напоминала! Как-то это нехорошо…»
▪Что делаем? Делегируем кому-нибудь или делаем по остаточному принципу
▪Что делаем? «Растягиваем время»6: «На следующей неделе точно сдам. Шутка! Завтра постараюсь, послезавтра – почти точно! Сейчас – в жуткой запаре! К закрытию месяца – наверняка – у вас будут все мои документы!»
• Какие дела? Неважные и не срочные.
◦ Эмоциональная оценка? «Надо наконец-то прочитать этот доклад Европейского Центробанка о причинах кризиса 2008-2009 годов… Какой я не собранный!»
▪Что делаем? Ничего не делаем. Если этот доклад ЕЦБ болтается на вашем столе уже пару месяцев, и до него никак не доходили руки, то лучше его сразу выкинуть. Чтобы не мозолил глаза. Тем более, честно говоря, если вы прочтете этот доклад, лично у вас от этого что-то изменится?
• Если «любопытства ради» и «для общего развития», то можно прочитать доклад во время досуга. Если вы не хотите тратить на это свое личное время, то доклад – летит в корзину. Без сожалений. Электронная версия удаляется нажатием кнопки «delete». Эта кнопка, пожалуй, одна из самых важных на клавиатуре компьютера. Возможно, даже самая важная. Любое определение ограничивает, любое отрицание раскрепощает. Любое «да» конкретно, за пределами любого «нет» может находиться все что угодно.
Как распределять дела по приоритетам? Какие дела более важны, а какие менее?
Ответ может быть найден очень просто. Можно, например, следовать следующей формуле:
ВЛИЯНИЕ НА РЕЗУЛЬТАТ х СРОЧНОСТЬ = ПРИОРИТЕТНОСТЬ
В плане влияния на результат, вспоминается «Принцип Вилли Саттона», о котором рассказывают в некоторых учебниках по корпоративным финансам.
Вилли Саттон – американский преступник начала XX века. За свою криминальную карьеру ограбил более 100 банков. Известен корпоративному миру тем, что на вопрос, почему он грабил банки, ответил:
– Там же много денег!
Что в мире бизнеса интерпретируется как «метафора» того, что сокращение расходов надо начинать с самых больших статей затрат, а доходы наращивать за счет поддержки товаров-чемпионов, а не за счет попыток реанимации «мертвых собак»7.
Как определить срочность? Есть ли «объективные» индикаторы, которые могли бы нам подсказать, что срочно, а что нет?
Здесь мы вступаем в область менее очевидного и более нюансного. Скажем лишь, что чаще всего первый «интуитивный» порыв предпринимается не в том направлении.
Почти о том же самом говорил Талейран8, произнося одну из своих крылатых фраз: «Бойтесь первого движения души: оно, как правило, самое благородное».
Нет, конечно, не советую вам не быть благородными. Просто было бы хорошо совершать первое инстинктивное движение так, как советует Electrolux – «с умом!»
Для этого надо научиться говорить «нет!» первому попавшемуся документу на вашем столе, если он не очень важен, и вежливо отказывать посетителям, если вам, действительно, некогда.
Отключать телефон?
Возможно. Или, «взяв трубку», когда вам звонит руководитель службы безопасности, спрашивать:
– Если не срочно, то перезвоню?
– Не срочно, перезвоните, – в большинстве случаев скажет он.
А если звонит начальник?
Если звонит начальник, то это – всегда – приоритет. Вы должны это понимать, и он тоже должен понимать, что вы это понимаете. Иначе, ваши отношения могут разладиться.
– Уважаемый начальник, Джон, Джим, Иван Петрович! Я вот тут провожу собрание с коммерческим директором…
– И потом вы делаете паузу… которая делегирует начальнику решение о том, продолжать или нет.
– Хорошо, как освободишься – перезвони, – скажет начальник.
Или:
– Буквально минутку… Тебе зарплату повысили. На 0,5 % процента, с 1 апреля. Поздравляю!
– Спасибо большое! Для меня очень важна Ваша оценка моей работы, буду стараться еще больше! – говорите вы с радостью в голосе.
Идею про «радость в голосе» я позаимствовал у одного американского stock-broker, который проводил курсы для начинающих российских биржевиков в Санкт-Петербурге в начале 90-х годов. Да, в то время не только сами знаете кто по улицам бегал и ездил на авто с затемненными окнами. А еще и зарождалось «биржевое движение»… Российская товарно-сырьевая биржа (РТСБ), Ленинградская (!) фондовая биржа… кто-то, может быть, это еще помнит.
Так вот, этот американский брокер рассказывал, когда ему кто-нибудь звонит, он всегда произносит первые слова как бы «очень занятым» голосом, а потом, когда звонящий идентифицируется, брокер добавляет в голос изрядную долю радости. Мол, вот только от вас и ждал звонка, дорогой клиент! Какая радость!
Усилия со стороны брокера небольшие, а клиенту – приятно! А когда ему приятно, то, понятно, и бизнес идет лучше.
Можно использовать такую формулу срочности:
ВАЖНОСТЬ ПАРТНЕРА ДЛЯ ВАС х СКОРОСТЬ НАСТУПЛЕНИЯ ПОСЛЕДСТВИЙ = СРОЧНОСТЬ
Интуитивно понятно, что постоянными участниками вашего списка «важных партнеров» являются как минимум следующие люди:
Вне работы:
• Жена/Муж/significant other
• Дети
• Родители (дай им бог здоровья!)
На работе:
• Начальник/деловой партнер
• Руководители, находящиеся на одном иерархическом уровне с начальником
◦ Например, ваш начальник – директор по продажам. Коммерческий директор и уж тем более – директор по кадрам – тоже ваши «важные партнеры». Про финансового директора и говорить не стоит. Он для всех – важный партнер. Или, по крайней мере, таким должен быть.
С важными партнерами дома надо договариваться, как сейчас говорят, «на берегу», чтобы не оказаться в той ситуации, что вы сидите на самом в вашей жизни ответственном собрании, вам звонит жена, и по ее голосу вы понимаете, что есть высокая вероятность быстрого наступления серьезных эмоциональных последствий.
С начальниками договариваться сложнее, но тоже можно.
Я знал, по крайней мере, одну транснациональную компанию, в которой одним из критериев оценки профессиональных компетенций сотрудника было умение «to manage up». То есть насколько хорошо сотрудник может коммуницировать со своим боссом. Ведь многое зависит от нас: когда и что мы говорим своему начальнику, как его информируем, в каком виде, насколько ему легко или, наоборот, сложно «принять и декодировать» наш «message». И многое другое. Про инициативу и пресловутую проактивность я даже не говорю.
