Вовлечь сильных участников в обсуждение не так легко, еще сложнее побудить их к периодическому участию в наших семинарах. Квалифицированные и активные люди, как правило, сильно заняты. Мероприятий проводится много (особенно если речь идет о Москве). А если учесть городские расстояния, которые приходится преодолевать коллегам в общественном транспорте или пробираясь на машине через пробки, то становится понятно, что данные трудности не надуманы.
Помимо списка выступающих нужно определить круг участников семинара , выделив в нем ядро и периферию. В ядро входят те, кого мы непременно хотим видеть на нашем обсуждении, под кого мы готовы подстраивать время и место его проведения, на кого ориентируется наша программа, кого мы специально оповещаем, кто должен непременно получить исходные материалы и от кого мы в итоге ожидаем активного участия – грамотных выступлений, умных провоцирующих вопросов. А к периферии относятся более широкая целевая аудитория и случайные люди, которые забредут «на огонек», прочитав наши объявления.
Будет справедливым сказать, что успех семинара зависит не от количества его участников, а от характера профессионального ядра. Поэтому с ключевыми игроками организатор должен договариваться лично – приглашать по телефону, а то и специально с ними встречаться. В крайнем случае, им посылается письмо, но непременно с личным обращением вместо традиционного «Уважаемые коллеги», как это делается в стандартных рассылках. Полагаться на формальные объявления и широкую рассылку приглашений в данном случае рискованно. Наконец, и при наличии заблаговременной договоренности накануне обсуждения организаторами делается «контрольный выстрел», – докладчик получает напоминание, одновременно проверяется его готовность к участию в семинаре.
Конечно, все эти приглашения отнимают у организатора изрядное количество времени. Но именно в этом случае о потраченном времени жалеть не следует, – оно несомненно окупится впоследствии, ибо в случае личных контактов вероятность прихода ценного для нас эксперта значительно возрастает. Дело не только в том, что люди могут пропустить формальное объявление. Но, во-первых, от личной просьбы труднее отказаться. Во-вторых, в личном общении организатор передает информацию «из первых уст», что позволяет должным образом отрекламировать общий замысел, заинтересовать в его обсуждении. В-третьих, повышается статус участника, который теперь может сказать: «Меня пригласили и просили выступить». Одновременно это и предоставление гарантии со стороны организаторов, что если приглашенному захочется что-то сказать, ему(ей) такую возможность непременно дадут. В результате стимулы появиться на нашем обсуждении заметно возрастают.
Завершим данный вопрос очередным правилом:
Правило 71. Основные усилия организаторов должны быть направлены на приглашение экспертов, ибо состав выступающих заведомо важнее темы обсуждения.
Как спланировать времяОчень важный элемент подготовки и проведения любого семинара – планирование времени. Для начала мы должны определиться, идет ли речь об «одноразовом» или серийном мероприятии, что принципиально меняет сценарий наших действий. Периодический семинар – предприятие более эффективное, но, безусловно, и более ответственное, сопряженное с большими рисками.
Если мы задумали серию семинаров, то надо грамотно спланировать их периодичность . Такой семинар, на наш взгляд, может проводиться не чаще одного раза в неделю и не реже одного раза в месяц. Проводить его чаще – значит, повышать риск морального и физического утомления организаторов и участников, проводить реже – означает выпадать из ритма, постоянно теряя наработанные организационные и смысловые связи. Иными словами, не надо частить со встречами, но и разрывать надолго цепь обсуждений тоже не лучшая затея. Вообще главное здесь – даже не временной интервал, а соблюдение самой периодичности встреч.
При организации серии семинаров очень важно выбрать надлежащее время проведения . Как известно, времени, удобного для всех желающих, в принципе не бывает, и следует найти какой-то компромисс, который приемлем для основных участников. Но крайне важно, чтобы для периодического семинара были отведены постоянный день, фиксированное время и определенная территория. Любые подвижки в данном отношении весьма нежелательны, ибо участники семинара должны привыкнуть к времени и месту. Например, научный руководитель ГУ–ВШЭ профессор Е.Г. Ясин в течение нескольких лет проводил свои семинары в университете в последнюю среду каждого месяца в одно и то же время, в той же самой аудитории. На наш взгляд, это пример эффективной организационной политики.
Предел мечтаний организатора семинара – иметь его полную программу с указанием докладчиков, тем и дат выступлений на год вперед, или хотя бы на ближайшие полгода (как это делалось в течение ряда лет, на зависть окружающим, на факультете социологии и политических наук Европейского университета в Санкт-Петербурге). Продемонстрировать такой уровень организации, конечно, тяжело. Большинство из нас планирует более гибко, и большой беды в этом нет. Но вот чего не следует делать категорически, так это менять уже объявленные даты. Наиболее эффективное средство загробить дело – это хронические переносы семинара. Закрепим это положение в специальном правиле.
Правило 72. Времени, удобного для всех участников обсуждения, не бывает. Но, назначив время, нельзя его переносить.
Далее возникает вопрос о планировании продолжительности самого семинара. Здесь тоже есть несколько простых наблюдений. Начнем с того, что чистое время любого обсуждения (насколько бы интересной ни казалась его тема), на наш взгляд, не должно превышать двух обычных (неакадемических) часов. После этого внимание аудитории неумолимо рассеивается, и надо завершать разговоры, даже если какие-то важные вопросы обсудить не удалось, – смысла в таком обсуждении будет уже не много. Если речь идет о большом семинаре или конференции, то следует прерывать сессии через каждые полтора-два часа, а после перерыва начинать новую тему или серьезным образом менять формат обсуждения, если мы не хотим, чтобы окружающие заснули.
С передышками не стоит переусердствовать. Так, на наш взгляд, устраивать «пятиминутные» перерывы в рамках одного недлинного семинара не целесообразно и, более того, вредно. У перерывов, перекуров и кофе-брейков есть своя собственная динамика, независимая от воли организаторов. И, несмотря на убедительные призывы ведущих, вновь собрать участников в аудитории удастся только через 15-20 минут, когда перерыв «выдохнется» естественным образом. В итоге из-за такого перерыва мы затягиваем время, выпадаем из ритма обсуждения и, вдобавок, рискуем потерять до трети участников, которые, воспользовавшись удобным моментом, тихо ускользнут и отправятся по своим делам. Лучше уж сделать все обсуждение более компактным, но не прерывать его и не расслаблять этим аудиторию.
Мы уже говорили о том, что при планировании времени следует воздержаться от чрезмерной перегрузки программы и не заявлять такое число выступлений, которое поглотит все планируемое время. Даже при нечеловеческой дисциплинированности всех выступающих и неподдельной суровости ведущего времени все равно уходит чуть больше, чем запланировано. А предельной дисциплинированностью в этом отношении отличаются немногие. Поэтому нужно оставлять значительные резервы времени, чтобы не пришлось под конец нервничать и торопиться, а затем извиняться перед аудиторией за то, что не осталось времени на вопросы и комментарии или, того хуже, не успели послушать кого-то из ранее заявленных выступающих.
Планируя время, следует помнить, что по российским привычкам семинар практически всегда начинается с опозданием на десять–пятнадцать минут. Бороться с этим бессмысленно, можно только постараться не допустить более серьезных задержек.
Осталось сказать, что успех семинара зависит не только от основной программы, но и от возможностей кулуарного общения. Это неформальное общение должно всячески стимулироваться. На продолжительных мероприятиях для этого устраиваются кофе-брейки. Когда же речь идет об обычном двухчасовом семинаре, особенно если он устраивается в вечернее время (а чаще всего это действительно так), важно создать такие возможности по его завершении. И в этих условиях возможность выпить чашечку чая или кофе, съесть нехитрый бутерброд или печенье играют важную роль. Речь не идет о выставлении каких-то «разносолов», хотя если есть возможность (и ресурсы) сделать приятное людям, не надо себя сдерживать. В любом случае, это проявление нормального гуманизма, особенно если учитывать то, что многие приезжают на семинар вечером после работы или утром, не успев позавтракать, и элементарно голодны. Для них это возможность задержаться, перевести дух и пообщаться с коллегами. Помимо этого, больше участников останутся до конца, что тоже немаловажно для организаторов семинара. В итоге получаем следующее правило:
