Осталось сказать, что успех семинара зависит не только от основной программы, но и от возможностей кулуарного общения. Это неформальное общение должно всячески стимулироваться. На продолжительных мероприятиях для этого устраиваются кофе-брейки. Когда же речь идет об обычном двухчасовом семинаре, особенно если он устраивается в вечернее время (а чаще всего это действительно так), важно создать такие возможности по его завершении. И в этих условиях возможность выпить чашечку чая или кофе, съесть нехитрый бутерброд или печенье играют важную роль. Речь не идет о выставлении каких-то «разносолов», хотя если есть возможность (и ресурсы) сделать приятное людям, не надо себя сдерживать. В любом случае, это проявление нормального гуманизма, особенно если учитывать то, что многие приезжают на семинар вечером после работы или утром, не успев позавтракать, и элементарно голодны. Для них это возможность задержаться, перевести дух и пообщаться с коллегами. Помимо этого, больше участников останутся до конца, что тоже немаловажно для организаторов семинара. В итоге получаем следующее правило:
Правило 73. Нужно всячески создавать условия для неформального общения участников семинара.
Как контролировать порядок обсужденияПостроенный нами сценарий может быть сколь угодно хорош. Но цена его невелика, если мы не в состоянии контролировать время и порядок обсуждения. Здесь необходимо определить регламент отдельных докладов и выступлений, а также организовать контроль над его соблюдением. В первую очередь это почетная обязанность ведущего, которая требует психологической концентрации и политической воли. И хорошо еще, если организатор сам выступает в роли такого ведущего. Если же председательствует приглашенный человек, то он должен быть четко проинструктирован организатором о необходимости «держать поводья натянутыми».
Ловушка подстерегает организаторов в самом начале обсуждения, когда кажется, что времени впереди много. Между тем, именно здесь, когда задается первоначальный ритм обсуждения, расслабляться опасно. Посему предлагаемые правила игры, касающиеся регламента, следует заявить перед началом выступлений и, что самое трудное, пытаться им следовать с первых минут. Если же позволить нарушить регламент одному из выступающих, то мы сразу же попадаем в ловушку, становясь заложниками принципа справедливости: нельзя жестко ограничивать одного, если мы только что дали послабление другому. Люди болезненно реагируют на подобную дискриминацию, и аудитория несомненно встанет на сторону «обиженного», а весь наш регламент (вместе со сценарием) полетит под откос.
Итак, ведущий обязан тщательно следить за временем и призывать выступающих к порядку. Конечно, не нужно перебарщивать – стоять над человеком с секундомером и добиваться стопроцентного соблюдения регламента, прерывая его (ее) посреди слова или отключая микрофон (как это делали в первой горбачевской Думе). Мелкие компромиссы неизбежны. Но пускать дело на самотек опасно. И каждая дополнительная минута, предоставленная докладчику на завершение мысли, должна подаваться не иначе как знак особого к нему внимания. При этом следует изначально создавать атмосферу, в которой каждый, кто выходит на трибуну, ясно понимает, что обречен, – продолжать говорить, сколько вздумается, не удастся ни при каких обстоятельствах.
Как же побудить докладчика (уважаемого человека и известного специалиста) свернуть свое затянувшееся выступление, не нанеся ему при этом смертельной обиды? Дело это не простое и к тому же деликатное. Во-первых, твердость должна сочетаться с исключительной вежливостью. Во-вторых, проявлять настойчивость следует в формах, которые не мешают самому выступлению, не сбивают докладчика с мысли, не дают ему «потерять лицо» и, вдобавок, не отвлекают аудиторию. Лучше всего отказаться от громогласных объявлений по всему залу: «Пошла последняя минута выступления!», а тихо подсунуть выступающему записочку, причем, непременно убедиться в том, что ее нехитрое содержание прочитано. Записок может быть две. Первая предупреждает о том, что время приближается в концу. Так, при коротких выступлениях мы сообщаем, что осталась одна минута, при стандартных докладах на конференции (15-20 мин.) – две минуты, при более длинных докладах – пять минут. Вторая записка (более надрывного содержания) сообщает, что, к великому прискорбию собравшихся, время выступления окончательно истекло.
Если после этого докладчик продолжает говорить, мы попадаем в пикантную ситуацию. Грубо прерывать «нарушителя конвенции» не принято, но и бездействовать тоже нельзя. В ход идут способы мягкого давления. Так, председатель начинает неотрывно смотреть на выступающего. Затем можно встать, не говоря ни слова, всем своим видом выражая немой укор и создавая у докладчика нарастающее ощущение дискомфорта. Если эта более активная «интеллигентская» мера не приводит к результату, приходится (вежливо!) прерывать выступление (аккуратно уловив окончание смыслового фрагмента) и настоятельно просить «сделать очень короткое заключение по сказанному». Если же и в этом случае докладчик не отреагирует на наши призывы, значит, мы пригласили не того человека и следует сделать оргвыводы на будущее.
Иногда, чтобы облегчить нелегкий труд председательствующего, контроль можно переложить на специально обученных лиц. Так, например, в 1999 г. я столкнулся с интересным опытом контроля над временем выступлений на Ежегодной конференции Международного общества по новой институциональной экономике (ISNIE) в Вашингтоне, когда напротив трибуны сидела девушка-ассистент с двумя карточками, похожими на те, что раньше использовались судьями в фигурном катании. Одна из них была желтой, другая – красной. Когда до конца выступления оставались две минуты, выбрасывалась желтая карточка, когда же время заканчивалось, появлялась угрожающая красная карточка, и докладчик должен был стремительно сворачивать свои рассуждения. Кстати, вскоре в 2000 г. мне удалось «импортировать» и применить эту замечательную «семафорную» систему на конференции по экономической социологии в Москве, и надо сказать, что сработала она прекрасно. И хотя подобная схема сигнализации в наших условиях пока что встречается редко и выглядит непривычно, ее вполне можно рекомендовать к употреблению. Попробуйте ввести ее в порядке эксперимента или своего рода забавной игры. А потом, глядишь, и приживется. Данная система хороша еще и тем, что снимает весомую часть репрессивных функций с председательствующего, создавая иллюзию того, что регламент обеспечивается не личной волей отдельного человека, а безличной организационной машиной. Ведь на семафор не обижаются.
Когда завершается время фиксированных выступлений, к обсуждению приглашаются все желающие. Здесь также не следует выпускать бразды правления из рук. Если этого не сделать, обсуждение может легко превратиться в беспорядочную мешанину. Основную опасность в данном случае представляют говорливые эксперты и сумасшедшие дилетанты. Вторые, разумеется, намного хуже, ибо не только съедают время, но и говорят не по делу. В любом случае, ведущий не должен позволять никому узурпировать время, «перетягивать одеяло на себя», превращать семинар в собственный бенефис. Это означает, что нужно:
· лимитировать число вопросов, задаваемых одним человеком («пожалуйста, выберите наиболее принципиальные вопросы»);
· не позволять превращать формулирование вопросов в слегка закамуфлированное выступление («пожалуйста, уточните, в чем заключается Ваш вопрос»);
· прерывать затянувшиеся диалоги между двумя участниками («коллеги, у нас еще есть желающие выступить»).
И конечно, ведущий сам не должен использовать «служебное положение», съедая время длинными тирадами, комментариями и отступлениями. Это выглядит неуместно, особенно в условиях сурового дефицита времени. Председательствующий, который имеет больше возможностей для взятия слова, должен первым выступить в качестве страдающего лица, ограничивая свои амбиции в пользу выступающих. И пусть ему поможет выполнение следующего правила:
Правило 74. С самых первых минут нужно мягко, но настойчиво добиваться соблюдения регламента выступлений.
Важный инструмент регулирования процесса обсуждения – порядок предоставления слова. Лучше, конечно, быть демократом и дать возможность выступить всем заявившимся, но вот последовательность этих выступлений – дело ведущего. Уместнее, если сначала слово получат те, кому заведомо есть что сказать. Демократичный же порядок, реализуемый посредством «живой очереди» к микрофону или предоставления слова в соответствии с порядком вскинутых рук или присланных записок, вполне хорош, если аудитория относительно однородна по профессиональному составу, и мы в какой-то степени, уверены в присутствующих, будь то студент или профессор.
