До тех пор пока вы будете сами отвечать на все звонки, у вас в бизнесе будет бардак.
Вы вообще не должны отвечать на звонки клиентов. Для этого у вас должен быть специальный человек. А если его нет, обозначьте определенные часы, когда вам можно звонить, или поставьте автоответчик.
Если вы гуляете с семьей в парке, почему вы должны отвечать на звонок и решать чьи-то проблемы? Вы можете ответить, что заняты и перезвоните позже. Или просто сбросьте звонок. Жестко? Возможно, но знайте удивительную вещь: если вы дважды сбросите звонок, то к третьему разу треть звонков отпадет: люди решат свои проблемы сами, без вашего участия.
У вас должен быть дедлайн
Самый лучший мотиватор, лучший наш помощник — это не человек, не аутсорсинг. Это дедлайн — ограничение по времени. Что это такое?
Загляните в свое завтрашнее расписание. Есть ли там дело, блок, который нужно сделать в определенное время? В 12 часов, в 14 или в 16?
Если есть, у нас к вам второй вопрос. Есть ли у вас на каждое задание, на каждый блок дедлайн? То есть если вы начинаете что-то делать в 12, написано ли у вас, что к 13 часам это должно быть сделано?
Если такого нет, сейчас мы будем это «чинить». С сегодняшнего дня и до конца вашей жизни, если вы планируете какое-то занятие, у вас должно быть предусмотрены две вещи.
Первая — окончание. К примеру, человек едет встречаться с клиентом, и встреча назначена на 15 часов. Если спросить: «Когда закончится встреча?» — большинство ответит: «Не знаю». «А что будет в результате встречи?» — «Не знаю. Мы поедем, поговорим, посмотрим, продвинем проект вперед».
Вот вам задача: вы больше не будете никуда ездить, чтобы продвинуть что-то вперед или поговорить с клиентом, не попишете немного книгу, не подумаете насчет плана. У каждого процесса есть начало и конец. И вы должны указывать время окончания.
Если теперь у вас будет встреча с клиентом, и вы говорите, что она состоится в 15 часов, то тут же продолжаете: «И закончим мы в 15.30».
Вы заранее проговариваете, во сколько все закончится.
Второе. Вы проговариваете, что во время этой встречи должно случиться. Не просто «мы сядем и поговорим», а что конкретно должно произойти.
Ваша задача на сегодняшний день: указать для каждого блока дел, которые вы сейчас делаете, время окончания и что должно случиться. Кстати, к встречам вышесказанное применять проще всего. И вы, и ваш собеседник — вы оба понимаете, чего друг от друга ждете. Самое сложное, но и самое важное — применить это по отношению к самому себе.
Опоздание: зло или норма?
К опозданиям у нас двойственное отношение. С одной стороны, это зло. К примеру, если у вас не очень много проектов. А особенно, если вы работаете менеджером. Если вы занимаете позиции либо внизу, либо посередине, обязательно все делайте вовремя. Это означает предсказуемость. Пунктуальные люди всегда в почете.
Но если мы говорим о людях, находящихся «наверху», о тех, кто занимается стратегией, предпринимателах, то многие из нас, мягко говоря, не сильно пунктуальны.
Большинство из нас опаздывают и делают все не вовремя, не так и не туда.
Это тоже нормально. Мы сейчас говорим не про Россию. Здесь мы знакомы с немногими успешными предпринимателями — с доходом от миллиона долларов в год. Зато мы знаем многих в Америке и Канаде.
С собой бороться бесполезно — всегда проигрываешь. Но запомните: если вы приносите своему боссу деньги, причем много денег, то он потерпит ваши опоздания. Потерпит ваши приходы-уходы не вовремя, ваш неправильный внешний вид, неправильную визитку и т. д. — все будет о’кей.
Но если вы денег не приносите, то вас будут отчитывать за каждую секунду опоздания. И это тоже правильно — не умеете выдавать результат, значит будете отвечать хотя бы за процесс. Лучше, конечно, чтобы опозданий не было, но практика показывает: если у вас совсем нет опозданий, то, скорее всего, вы просто крайне мало делаете. Нужно увеличивать скорость.
И последнее про опоздания. Чтобы у вас не было иллюзий на этот счет, сразу скажем: есть встречи, на которые даже те, кто обычно может позволить себе опаздывать, приходят вовремя, более того, заранее. Вот история на эту тему: недавно нам позвонили по поводу консультации из офиса гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского. И когда мы ехали на встречу, то начали понимать, что, если не ускоримся, то опоздаем.
Мы уже представили, как можно будет очередной тренинг начинать с фразы: «Опаздываем мы как-то на встречу с Глебом Архангельским…» Но мы приехали вовремя — наши офисы расположены не так далеко друг от друга. Так что забавной истории не получилась, но согласитесь, повод для обсуждения довольно интересный.
Возвращаемся к дедлайнам. Ставить их нужно не по минутам, а на конец блока. Вообще, в делах все хорошо делать блоками. К примеру, писать книги. Работайте с блоками — это эффективно.
Когда вы не успеваете, особенно важно такое понятие, как достаточное качество. Вам в 13.00 нужно уходить, или, допустим, переключиться на следующего человека, на следующий блок. И вам необходимо завершить предыдущий. Понятно, что у многих на первых порах это не будет получаться. И сразу возникнет вопрос: «А как же я могу это сделать?»
Давайте вспомним, как вы читали книги. Было ли вам приятно то, что через 15 минут книгу надо закрыть? Некоторым было, некоторым нет. В любом случае, это стресс. Но тем не менее когда у вас есть ровно 15 минут, вы вытаскиваете из книги все по максимуму. И через 15 минут закрываете ее и берете следующую, потому что она у вас дальше по графику. Здесь все относительно просто.
Так вот вам домашнее задание по дедлайну. На каждый блок вы ставите время финала и прописываете, что конкретно к этому времени будет сделано.
Сделанное — любого качества — лучше, чем отличного качества, но не доделанное.
Посчитайте, сколько книг по решению вашего вопроса вы «впитали» сегодня? Не просмотрели за минуту, а потратили на каждую 15 минут. Если ваш результат от пяти до десяти — вы молодцы.
А сейчас вспомните, сколько вы прочитали книг в первый день, тратя по 15 минут на каждую? И сколько из этих прочитанных вы сейчас помните? Сколько из них у вас активно в памяти? Обычно наши студенты говорят, что это от 30 до 70 %.
Так вы думаете. Но на самом деле наша память проделывает с нами интересный трюк. То, что мы не используем, то, что нам не нужно, то, во что мы эмоционально не включились, мы якобы забываем. Точнее мы думаем, что забыли, но на самом деле оно сидит у нас в голове. И мы вам это докажем.
Ваша задача завтра — взять одну из книг, которую вы прочитали за 15 минут в первый день и которую вы уже не особенно помните, и прочитать ее за час или чуть быстрее.
По опыту скажем вам, что вспомните вы ее очень быстро. Но оцените для себя, насколько быстрее вы ее прочитаете по сравнению с чтением «с нуля». Это будет блестящим примером того, что называется скорочтением в несколько подходов. Скорость чтения повышается в три-четыре раза.
Более того, в процессе вы увидите, что уже помните прочитанное, хотя до этого потратили на книгу всего лишь 15 минут. И, закрывая ее, поймете, что у вас в памяти остается ровно столько же, сколько осталось после 15-минутного форсированного чтения. Задача номер два, для монстров. Возьмитесь за следующую полку книг и «отсканируйте» их себе в голову. При этом 15 минут — верхняя граница. Вы увидите, что какие-то из книг будут читаться гораздо быстрее — если эту тему вы уже пробегали по минуте. Тогда вам мало на какую книгу понадобится четверть часа. Некоторые книги будут глотаться буквально за три-семь минут.
Итак, вы должны сначала быстренько просмотреть всю полку по уже изученной теме, по минуте на книжечку. Потом выбрать десяток и весь его «отсканировать» в себя. И обязательно написать отзыв по каждой книге. Потому что отзыв, причем любого качества, — это то, что держит книгу в памяти. Это якорь, который вытаскивает ее, когда она вам понадобится.
Следующее задание на завтра — подчистка хвостов. Вы берете какое-то дело и сдвигаете до той точки, после которой оно уже не двигается. Или до той точки, с которой дальше от вас ничего не зависит. Потом берете следующее дело и повторяете процедуру.
И еще одно важное дело — опубликуйте свои отзывы в Сети. Даже на те книги, которые вам не понравились. Пусть люди знают, что из книг — макулатура, что читать не нужно. Ведь зачастую действительно не хватает информации для сравнения — вот это не читать, а вот это читать обязательно.
Давайте снова займемся не только занимательной, но и мотивирующей арифметикой. Посчитайте, сколько книг за четыре дня тренинга вы уже в себя вобрали, просмотрели, проработали. В среднем у наших студентов выходит от 30 до 50.
