Начнем мы, пожалуй, с самой эффективной, на мой взгляд, системы, которой я пользуюсь сейчас. Нам понадобится тетрадь (любая, какая вам понравится), лучше, если в ней будет больше 18 листов. Что представляет собой планировщик?
Раздел 1. Вначале мы выделяем целый разворот тетради на планы и цели, которых мы будем добиваться.
• Страница 1–2. Предлагаю расписать цели по временным промежуткам: 12 недель, 1 год, 5 лет, цели на жизнь. Советую здесь обратить внимание на пункт о стратегическом планировании.
Раздел 2. Далее у нас идет планировщик на весь месяц. Это уже два разворота тетради, на которых мы пишем цели на месяц, финансовый отчет, а также вручную (или на компьютере) расчерчиваем календарь на целый месяц. Итого у нас выходит 4 страницы:
– цели на месяц;
– финансы;
– разворот с календарем.
• Страница 3. Ту работу, которую мы планируем осуществить в текущем месяце по работе со своими глобальными целями, мы вписываем в раздел «Цели на месяц». Это наш тактический план.
• Страница 4. На странице с финансами в столбик мы проставляем цифры по количеству дней в текущем месяце. Здесь мы будем записывать свои расходы – все, на что были потрачены деньги. Об этой практике я расскажу вам в другой главе, а пока просто оставьте лист для этих записей.
• Страница 5–6. В календаре, расчерченном на месяц, мы сразу проставляем дни рождения важных нам людей и те события, которые привязаны к строго определенному дню: к примеру, квартплата или детские кружки и секции. В течение месяца в этих окошках мы будем помечать и другие события с четкой привязкой к дням. Самый последний столбец подписываем «неделя» и распределяем туда те дела, которые нужно сделать на текущей неделе, но не важно, в какой день.
Внизу страницы у нас остается место, куда можно вклеивать маленькие стикеры со списками покупок и другой важной информацией, которая затем попадает в другие разделы.
Что же делать с ежедневным планированием, спросите вы? Ведь список дел на целый день никак не вместить в маленькую клеточку месяца. А все очень просто: мы еще один лист разрезаем вдоль на 2 части, берем одну часть – это и есть наш список дел на день. Вверху подписываем дату, а ниже пишем план на день. На обратной стороне обозначаем программу-максимум, т. е. те дела, которые можно сделать дополнительно, если весь план выполнен. На эту же страничку попадают стикеры со списками покупок перед тем, как вы идете в магазин, а кроме того, этот листок можно извлечь из ежедневника и просто положить в кошелек. Так он совсем не займет места, и не придется брать с собой за покупками или на встречу с подругами целый ежедневник. Этот же листок со списком дел будет вашей закладкой в ежедневнике, открывающей его сразу же на календаре текущего месяца. Как только вы выполнили все дела, листочек просто идет в мусор, а его место занимает следующий.
Такая система планирования дел стала для меня просто спасением.
Планирование по сферам жизни
Этот тип планирования также очень удобен и проверен мною лично, поэтому могу смело порекомендовать тем, кому трудно сориентироваться в длинном списке дел на день. Этот подход прост и эффективен, но его лучше вести в ежедневнике, когда на один день выделена целая страница. Итак, для начала нам нужно определиться со сферами, которые присутствуют в нашей жизни.
Рассмотрим пример. Ежедневно мы выполняем дела, связанные с работой (проекты, совещания, текущие дела по работе), семьей (счета, праздники, семейные мероприятия, детские секции, занятия с детьми и т. д.), домом (уборка, приготовление еды), саморазвитием (чтение, посещение курсов, тренинги, хобби и т. д.). Таких сфер может быть сколько угодно, но я советую выбирать не более 4–6. В нашем примере 4 сферы, значит, делим лист на 4 части и в каждую образовавшуюся клеточку вписываем дела, которые касаются только обозначенной сферы. Такое планирование дает нам картину того, чем мы заняты большую часть дня и какие дела приоритетнее.
Какой бы способ планирования дел вы ни выбрали, я советую вам использовать систему расстановки приоритетов, которая носит название «А-В-С». Что это значит на практике?
Секретный приемВесь список дел вы должны разделить на 3 группы: очень важные, средней важности, не очень важные.
Первой группе присваиваем букву «А», второй «В», третьей «С», и при выполнении планов в первую очередь стремимся закрыть дела группы «А». Как только все из этого списка выполнено, переходим к делам «В», а в самую последнюю очередь – к делам группы «С».
К слову, внутри групп тоже можно расставлять приоритеты, так, к примеру, дела группы А можно разделить на А1, А2, А3 и т. д.
Для чего это делается? Как правило, при составлении планов на день очень сложно заранее правильно расставить приоритеты и записать дела в порядке их важности, поэтому мы пишем все общим списком, а затем присваиваем соответствующие категории. Это упрощает планирование и экономит время как на этапе записи дел, так и на конечном этапе их выполнения.
Гибкое и жесткое планирование
С гибким и жестким планированием вообще все просто: жесткий план – тот, который привязан к определенному времени (14: 00 – забрать ребенка из школы, 16:00 – бассейн и т. д.), гибкое планирование – это задания без оговоренного времени (зайти в банк, сходить за покупками и т. д.). Можно и нужно совмещать эти два вида планирования в своем ежедневнике, четко отделяя жесткие планы от гибких или же записывая их вперемешку. Лично я пишу все дела на день друг за другом без соблюдения хронологии, а потом просто обвожу время жестких задач в кружок для наглядности.
Такая таблица тоже одно время помогала мне в планировании, особенно когда я вела еженедельник. Каждую неделю я вставляла новый листочек с этой таблицей, в которой распределяла дела на целую неделю. Суть таблицы в том, что лист бумаги мы делим на 4 части.
Выдели желтым цветомКазалось бы, в первую очередь нужно закрывать левый верхний квадрат – «важное срочное», но я советую обратить внимание на квадрат «важное несрочное», потому что именно там и прячется улучшение качества жизни. Именно там находятся все наши самые сокровенные мечты, на которые мы никак не находим время.
Инструмент № 2: Списки покупок
С ежедневником, думаю, мы разобрались, теперь переходим к очень важному разделу домашнего тайм-менеджмента – спискам покупок. И начнем, пожалуй, со списка покупок еды. Для чего он нужен? Прежде всего, для экономии семейного бюджета: ведь сколько раз мы выбрасывали просроченную загнившую еду или крупы, в которых завелись насекомые? И каждый раз нас мучает совесть, когда остатки плова или щей отправляются на выброс, а ведь можно все очень легко изменить!
Я разработала систему покупок, которая поможет экономить не только бюджет, но и время на приготовление блюд, а также сбережет кучу нервов вам и вашим близким. Заодно я дам несколько советов по поводу того, как наладить организацию и хранение продуктов питания так, чтобы вы забыли о том, что такое просрочка, никогда не выбрасывали целыми упаковками крупы только потому, что в них завелись жуки, а в холодильнике было столько еды, сколько нужно, и вам не приходилось придумывать в самый последний момент, что приготовить из продуктов, которые вот-вот покроются плесенью.
Итак, для начала нам нужно оценить масштабы проблемы, т. е. понять, сколько вообще запасов хранится на нашей кухне и в кладовой. В идеале лучше бы было провести инвентаризацию по группам: крупы, макаронные изделия, сахар, соль (сюда же отнесем приправы и травы), консервы, бобовые. Отдельной группой пусть идут «вкусняшки»: печенья, вафли, сушки и прочие продукты «к чаю» или то, что мы используем для перекусов. Со временем, как вы понимаете, придется эту группу продуктов сократить до минимума.
Для удобства лучше завести отдельные емкости для хранения запасов еды. Можно использовать пластиковые контейнеры с крышками – это очень удобно, потому что их можно подписать, поставить друг на друга и легко извлечь содержимое в случае необходимости.
Положи сюда закладкуПолучается, что вашим первым заданием будет перебрать все запасы продуктов и записать, сколько банок, коробок и неоткрытых пачек есть у вас в наличии. От этого и будем отталкиваться дальше, а именно – составим список необходимых продуктов, которые ваша семья потребляет в течение месяца. Не пытайтесь угадать, сколько пачек макарон вам понадобится, потому что без привычки сделать это крайне сложно, лучше пока просто перепишите названия продуктов в столбик.
