офисов также соответствует последовательности «быть- делать-иметь».
В маленькой компании сам владелец, который, как правило, является и высшим руководителем, отвечает за все эти функции. Наличие на оргсхеме «Офиса владельца» не означает, что сразу должен появиться целый штат помощников. Но хорошее понимание функций позволит с ростом компании не пропустить момент, когда действительно понадобятся помощники для того, чтобы перегрузка в отделении не создала проблем. Оргсхемы средних и больших компаний по форме представляют собой совокупность нескольких оргсхем, в которой появляется управляющая компания, выполняющая главные функции Административного отделения для управляемых компаний. Оргсхема управляющей компании будет рассмотрена в отдельной главе.
Возможно, что прочитав описание этого и других отделений оргсхемы, вы подумаете, что все это слишком сложно, и непонятно с чего начать создание отделения. Это - совершенно нормально. Когда мне необходимо было впервые разработать полноценную оргсхему для своего первого предприятия, я тоже испытывал замешательство. Мне хотелось, чтобы отделения как можно быстрее начали производить свои функции, но отклонений от идеальной картины было так много, что я не знал, за что в первую очередь взяться. Чтобы с вами этого не происходило, в конце каждой главы, описывающей работу соответствующего отделения, вы найдете рекомендации о том, с чего начать его создание. Для того чтобы заработали полноценно все функции, вам может понадобиться от полугода до пары лет, но дело стоит того, чтобы этим заняться.
ОФИС УЧРЕДИТЕЛЕЙ
Цель офиса - давать компании идеологию31, определять основные цели, формировать политику для всех областей деятельности, осуществлять стратегическое управление, осуществлять надзор за деятельностью и тем, как компания обращается с активами, в целях развития.
Этот офис находится на самом верху командной линии, от него по командной линии идут вниз к директору все политики32, планы и указания. При этом, в соответствии с принципом системы быстрого потока, любой сотрудник компании, у которого возникла хорошая идея в отношении стратегии развития, совершенствования технологии или чего-то другого, относящегося к деятельности офиса, напрямую направляет свои идеи сюда.
Каждая из функций офиса владельца была подробно описана в книге «Обязанности владельца компании», там вы найдете развёрнутую информацию о том, как должны выполняться функции, перечисленных далее служб, как распределять эти функции в компании с несколькими совладельцами и ответы на многие другие вопросы, связанные с деятельностью Административного отделения.
Совет учредителей - формирует основные цели компании, определяет основные направления развития, одобряет политику компании, планирует и согласовывает действия совладельцев и сотрудников этого офиса.
ЦКП совета: согласованная деятельность совладельцев и сотрудников офиса, благодаря которой успешно развивается компания.
Служба стратегического управления - анализирует деятельность компании с точки зрения долгосрочного развития, организовывает процесс стратегического планирования, помогает руководителям в разработке стратегических планов, контролирует ход их выполнения.
Стратегический план - это план высшего уровня, которому подчинены планы всех подразделений. Он направлен на то, чтобы достичь масштабных целей и преодолеть самые значительные барьеры в развитии. Чем меньше компания, тем меньше и цели, и барьеры; с ростом они становятся больше. Первая цель нового бизнеса обычно - начать производство и предоставление продукта, чтобы выйти на самоокупаемость и получить какую-то прибыль; барьерами на этом этапе являются сложности в освоении технологии производства и продвижения. Затем наступает этап расширения, и целью может быть расширение объемов и территории, а барьерами - нехватка денег и других ресурсов, но успех в расширении приносит новые проблемы - организационные, которые снижают эффективность. Следующим стратегическим планом может быть внедрение инструментов управления, таких как организующая схема и повышение компетентности персонала. Как только эти планы реализованы, появляются еще более масштабные цели расширения и новые барьеры, поэтому стратегическое планирование - непрерывная деятельность.
Если стратегические планы находятся только лишь в голове высшего руководителя, то в представлении сотрудников, у компании нет будущего, так как будущее по сути - это цели и понятные шаги для из достижения. Уверенность в будущем компании, боевой дух и желание сотрудничать основаны на том, насколько понятными являются планы.
Для того чтобы реализацией планов можно было управлять, должны быть написаны точные программы33, состоящие из определённых задач с назначенными ответственными за их исполнение и точными сроками. За это отвечают руководители компании, а Служба стратегического управления контролирует ход выполнения этих программ, чтобы проблемы оперативной деятельности, которые есть и всегда будут в каждом из подразделений, не приводили к остановкам в выполнении программ по стратегии.
ЦКП службы: компания, успешно реализующая эффективные
стратегические планы.
Служба стратегического маркетинга - анализирует положение дел на рынке, следит за всеми изменениями и новинками, сменой потребительских предпочтений, разрабатывает и совершенствует продукт компании, определяет основные принципы продвижения продукта, формирует атрибуты бренда.
Эта служба не дублирует функции по продвижению и рекламе, она закладывает основу для их деятельности. Эта основа влияет не только на деятельность отделений Распространения (2) и По работе с публикой (6), она определяет, какие помещения должны быть у компании, где ей нужно находиться, какой имидж необходимо формировать компании, какие у нее должны быть продукты и рекламные материалы и многое другое.
Можно сказать, что основное, что она дает компании, - очень точное понимание продукта и того, как его следует представить на рынке. Это также включает постоянный надзор за тем, насколько деятельность всех подразделений соответствует задуманному. Ведь подразделения компании зачастую пытаются отклониться от выбранного пути. Ярким примером того, к каким последствиям приводит отсутствие этой функции, являются первые отечественные коммерческие предприятия, которые в процессе своего развития обрастали множеством направлений деятельности и рано или поздно уступали свои позиции специализированным компаниям.
Можно сказать, что именно эта служба отвечает за формирование сильного конкурентоспособного продукта компании, который был рассмотрен в главе «Продукт компании».
ЦКП службы: успешные продукты компании и эффективная маркетинговая стратегия.
Служба технологии - обеспечивает компанию точной, описанной в политике, технологией производства продукта, совершенствует технологии производства, осуществляет надзор за ее соблюдением.
Невозможно развивать компанию, если технология производства продуктов, за которые компания получает деньги, не описана точно на бумаге, а существует в головах лишь нескольких ключевых сотрудников. В любом бизнесе есть своя технология. Для производственников - это технологическая документация, для торговой компании - методики продвижения, продаж, закупки товара и его поставок. Некоторые компании сразу начинают свою деятельность с приобретения технологии, например купив франшизу, а большинство создают технологию производства сами, собирая ее из разрозненных кусочков.
На начальном этапе деятельности, когда в роли технолога компании выступает ее создатель, весь коллектив состоит из нескольких сотрудников, а технологию только «обкатывают» на первых клиентах, проблемы
