дохода компании, в таком случае за пару лет можно создать резервный фонд достаточного размера. Отчисления в резервный фонд должны быть обязательным расходом для компании, таким же как налоги или заработная плата. За это также отвечает данная служба.
Вы можете возразить, что не имеет смысла создавать денежные резервы, и в тоже время пользоваться кредитами. Но если посмотреть на эту ситуацию с точки зрения офиса Учредителя, то она выглядит противоположной. Чтобы кредиты не создавали угрозу банкротства, обязательно должны быть денежные резервы, которые позволят в кризисной ситуации обслуживать кредитные обязательства. Можно даже сказать, что наличие резервов является одним из условий, при котором владелец может передать пост директора и уйти от оперативного управления. Конечно, для того, чтобы резервы могли выполнять свою защитную функцию, они должны быть выведены из компании и недоступны для руководителей. Право распоряжаться денежными резервами есть только у офиса Учредителей.
ЦКП службы: надежно защищенные активы и резервы компании.
Более подробно деятельность владельца компании рассмотрена в моей книге «Обязанности владельца компании», которая полностью посвящена описанию того, что относится к профессиональной деятельности владельца компании и почему.
ЦКП Офиса учредителей: использующая эффективные технологии и развивающаяся компания с высокой заработной платой сотрудников и растущими резервами.
ОФИС ОФИЦИАЛЬНЫХ ВОПРОСОВ
Цель офиса - создавать основу для безопасной деятельности компании, обеспечивая юридическую защиту, необходимые разрешения и лицензии, соблюдение требований законодательства, предотвращая угрозу преступных действий в отношении компании, предоставляя физическую защиту и поддержку лиц, от которых зависит безопасность.
Обратите внимание, что данная служба находится в подчинении у руководителя Административного отделения, на одном уровне с директором компании и не подчиняется директору. Это гарантирует, что никто из сотрудников компании, включая директора, не может совершить действий, снижающих безопасность. Например, если офис официальных вопросов разработал определенную форму договоров с клиентами, то никто не имеет права менять ее без специального одобрения. Никто, включая высших руководителей, не сможет нарушить требования безопасности.
Юридическая служба - занимается всеми вопросами регистрации компании, получения лицензий, договорами аренды помещений, кредитными и лизинговыми договорами, разрабатывает формы стандартных договоров с клиентами, поставщиками и сотрудниками компании, осуществляет надзор за законностью действий всех подразделений компании, защищает интересы компании при решении споров и в судах.
Настоящая юридическая безопасность создается не в результате выигранных дел: хороший юрист компании обеспечит ее такими договорами и документами, что поводов для судебных разбирательств никогда не возникнет. Но хочу обратить внимание, так как эта служба отвечает за юридическую безопасность, к ее функции относится не только составление документов, но и компетентность сотрудников в юридических вопросах, и постоянный надзор за тем, чтобы все подразделения компании работали, во-первых, в соответствии с требованиями законодательства, а во-вторых, использовали юридически правильные документы.
Например, вопросами обеспечения пожарной безопасности и действиями по охране труда в производственных компаниях на постоянной основе занимается Техническое отделение. Но тем не менее юридическая служба должна контролировать, насколько эта деятельность соответствует требованиям законодательства, и при необходимости добиваться, чтобы она была приведена в порядок. То же самое относится и к кадровому учету, за который отвечает отделение Построения, так как если учет не соответствует требованиям законодательства, нельзя утверждать, что компания юридически защищена.
ЦКП службы: юридически защищенная компания.
Служба по связям с общественностью - вступает в общение с людьми, от мнения которых зависит безопасность компании, создает у них хорошее мнение, поддерживает и укрепляет отношения с ними.
В любой сфере деятельности есть определенные люди, от отношения которых зависит безопасность компании. Это, в первую очередь, руководители городской или районной администрации, контролирующих служб, органов, осуществляющих лицензирование. Если компания занимается медицинской деятельностью, необходимо, чтобы к ее деятельности позитивно относились руководители надзорных служб системы здравоохранения, если производит продукты питания - служб контроля качества продуктов.
Но это необязательно чиновники, занимающие официальные посты в государственных организациях. К данной категории также принадлежат люди, которые являются законодателями мнений в какой-то области. Например, это могут быть главные редактора отраслевых журналов, или деятели науки и культуры, известные в отрасли специалисты.
Важно понимать, что в отличие от связей с общественностью, которые осуществляет отделение шесть, здесь персонально работают с определенными людьми, от мнения которых может зависеть успех компании. Это люди, обладающие властью или авторитетом в той области, в которой действует компания.
Речь идет не о том, чтобы покупать их хорошее отношение. Для того, чтобы получить их поддержку, необходимо для начала выявить их, познакомиться с ними, поддерживать общение и сообщать об успехах в деятельности компании.
Например, когда впервые в «Герольдмастере» создавалась эта служба, я потребовал, чтобы руководитель службы раз в неделю отправлял руководителю отдела предпринимательства района официальное письмо, в котором сообщал о новостях компании: какое новое оборудование было запущено в эксплуатацию, какие новые изделия были выпущены, о новых рабочих местах, о том, какие грамоты или награды получила компания. Конечно, сразу же после получения первого письма, руководитель отдела предпринимательства позвонил мне, чтобы выяснить, зачем мы ему пишем. Я просто ответил ему, что мы хотим его информировать о всех хороших новостях, ничего не ожидая взамен, что, скорее всего, ему интересно будет узнать об этом, так как он отвечает за развитие предпринимательства в районе. Несмотря на то, что это был самый большой по количеству жителей и производственных предприятий район столицы, как вы понимаете, немногим предпринимателям приходило в голову такое. Прошло несколько месяцев и меня, как руководителя предприятия, пригласили в совет предпринимателей района, наше предприятие включили в национальный справочник промышленных предприятий и начали бесплатно приглашать на национальные выставки, чтобы мы демонстрировали свою продукцию на стендах, которые выделялись каждому району города.
Обратите внимание, что государство тратит немалые деньги и усилия на поддержку предпринимательства, но для того, чтобы получить эту поддержку, необходимо как минимум, чтобы власти знали о ваших целях и достижениях. Что удерживает компании от того, чтобы активно информировать их об этом? Только одно - наличие неулаженных вопросов, за которые отвечает юридическая служба. Если она делает свою работу на приемлемом уровне, это дает возможность действовать службе по связям с общественностью.
ЦКП службы: люди, обладающие властью или авторитетом в области деятельности компании, имеющие хорошее мнение и содействующие.
Служба безопасности - производит проверки потенциальных партнеров и сотрудников компании, чтобы предотвратить преступления, разрабатывает и следит за соблюдением правил безопасности в компании.
Есть множество компаний, которые отдают товары на реализацию в магазины и при этом решение о том, работать с данным магазином или нет, почему-то принимает продавец. Это довольно странно, так как у продавца нет инструментов,
