Участники презентации не должны гадать, как взаимосвязаны элементы дизайна между собой. Слайд не страница в книге или журнале, так что нам никогда не придется размещать на слайде больше, чем несколько элементов или групп элементов.
Избегайте:
• размещения элементов в углу или по центру только потому, что «там больше места»;
• большого числа разрозненных элементов на слайде;
• неоднозначного восприятия взаимосвязей заголовков, подзаголовков и самого графика.
На цветной вкладке размещены примеры переработанных слайдов «до и после». Некоторые из образцов «до» являются примерами слайдоментов. Поэтому при переработке информация была поделена на информацию для слайдов и информацию для раздаточных материалов. То, что размещено на цветной вкладке, проецируется на экран. Вся вспомогательная информация идет в «раздатку». Дизайн слайдов переработан с учетом изложенных в этой главе принципов.
В качестве практического упражнения сравните слайды, найдите различия и попробуйте определить, какие именно принципы применялись в каждом конкретном случае.
На третьей странице цветной вкладки обратите внимание и сравните, как выглядят на каждом графике данные по Боснии и Герцеговине, Сербии и Черногории. На трехмерном графике из-за фальшивой перспективы их значения выглядят меньше 10, хотя фактически – выше.
Глава 7. ПОДГОТОВКА РАЗДАТОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ
Слова и слайды забываются, а раздаточные материалы остаются постоянным, осязаемым напоминанием. Иногда выступающие раздают печатные материалы до начала презентации. И сталкиваются с ситуацией, когда аудитория начинает читать материалы, игнорируя то, что выступающий говорит в настоящий момент. Поэтому важно вести аудиторию за собой шаг за шагом, не теряя ее и не перегружая излишней информацией.
Метафорой взаимодействия выступающего и аудитории в данном случае может быть сравнение с моторной лодкой. Когда мотор за бортом лодки придает энергию движению лодки, а руль мотора определяет направление движения лодки.
Три элемента презентации:
1) мыслительная карта презентации (ее видите только вы);
2) слайды, которые вы показываете аудитории;
3) раздаточные материалы.
Не экономьте время, пытаясь объединить слайды и раздаточные материалы. Делая слайды по принципу «два в одном», вы лишь перегрузите аудиторию излишней информацией и создадите слайдомент.
Правда, в некоторых корпоративных культурах существуют строгие правила, определяющие, что может быть использовано в презентации и какими должны быть раздаточные материалы.
В одном российском банке, например, на внутренних заседаниях нельзя делать презентацию, в которой больше 15 слайдов. Если слайд на экране отличается от раздаточных материалов – увольнение.
Это неправильно. Вместо этого отдельно подготовьте подробные раздаточные материалы, а слайды делайте максимально простыми.
• Никогда не распространяйте печатную версию ваших слайдов как раздаточный материал.
• Никогда не раздавайте копии слайдов до начала презентации.
• Одно из определений качественных слайдов – слайды без презентатора должны быть бесполезны. Задумайтесь: если слайды самодостаточны и могут сами по себе донести вашу идею, зачем тогда нужны вы?
В какой момент следует распространить раздаточные материалы: до, во время или после презентации? В каком виде? План презентации? Распечатанные слайды? Написанный текст?
Ответ кроется в сравнении того, что мы получим и что потеряем, раздав материалы в аудитории. Раздавая материалы, помните:
• как только мы раздаем что-то аудитории, мы сразу же теряем 50 % внимания участников;
• нужно приложить дополнительные усилия для удержания внимания аудитории, чтобы предотвратить пролистыва– ние вперед;
• если участники все же пролистнули вперед, тактично и настойчиво верните их обратно на страницу, на которой нужно сфокусироваться.
Допустим, вы делаете презентацию для руководителей компании-клиента. Ваша стратегия заключается в том, чтобы подвести слушателей к вашему решению, последовательно демонстрируя слайд за слайдом.
Прежде чем начать, вы раздаете распечатанные копии слайдов с тем, чтобы они могли легко следить за ходом презентации. Но во время презентации все происходит по-другому: вы объясняете слайд № 2, а генеральный директор и президент уже пролистали до последней страницы, чтобы добраться до заключения. Стратегия презентации нарушена, и вам нужно приложить дополнительные усилия, чтобы вернуть внимание.
Перед небольшой аудиторией я использую один из двух вариантов.
1. Выдаю не всю подшивку сразу, а по одному листу. Это позволяет удерживать и направлять внимание аудитории.
2. Раздаю материалы до того, как начать отвечать на вопросы. Это позволяет более информированной части аудитории сформулировать полезные вопросы.
Подготовьте содержание раздаточных материалов таким образом, чтобы их можно было использовать для вовлечения аудитории. Например:
• подкрепить всю презентацию в целом;
• помочь аудитории следить за ходом презентации;
• визуально усилить ключевые идеи;
• организовать групповое обсуждение;
• разобрать практические примеры;
• резюмировать основные моменты презентации.
Подготовив исчерпывающие раздаточные материалы, можно не беспокоиться из-за исключения каких-то деталей из слайдов.
Препятствия – это все те страшные вещи, которые вы видите,
когда отводите глаза от своей цели.
Генри Форд
Глава 8. КАК СДЕЛАТЬ ПРОСТУЮ,ИНТЕРЕСНУЮ И ДОХОДЧИВУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ
Искусство иллюзиониста не в том, чтобы совершать удивительное, а в том, чтобы убедить зрителей, что совершается удивительное. В классических текстах приводятся два основных правила успешного фокуса.
1. Никогда не рассказывайте заранее, что вы собираетесь делать.
Если аудитория не будет знать, что должно случиться, люди не будут знать, за чем следить, и фокуснику будет легче их запутать.
2. Никогда не повторяйте фокус дважды, даже на бис.
Второй раз уже смотрят не фокус, а на технику его исполнения, кроме того, повторение фокуса равносильно нарушению правила № 1. Зрители во все глаза смотрят, где же их провели.
Вывернув наизнанку эти правила, мы получим методику ясного и полного донесения информации. Вот два практических совета для презентации.
