Вывернув наизнанку эти правила, мы получим методику ясного и полного донесения информации. Вот два практических совета для презентации.
• Сказать, что будет. Аудитория должна заранее знать, что вы собираетесь делать. В самом начале презентации расскажите:
– в чем состоит проблема;
– в чем важность проблемы;
– каково решение проблемы.
• Повторить несколько раз. Повторяя одну и ту же тему в различных вариантах, вы проясняете и раскрываете идею, визуально подкрепляя свои слова слайдами.
Предоставить аудитории второй, третий, четвертый шанс понять суть идеи – наша обязанность.
Раз объяснил – не понимают, два объяснил – не понимают, три объяснил – сам даже понял, а они все равно не понимают!
Предварительный обзор плана презентации важен для спокойствия аудитории – участники знают, чего ожидать. Мы даем понять, что держим все под контролем. Хороший прием – возвращаться к этому плану в основной части, делая переходы между элементами плана. Например, обзор может выглядеть следующим образом:
В течение следующих 15 минут я расскажу о принципах нашей закупочной политики и ее процедурах. Затем я покажу, как пользоваться этой системой, чтобы свести к минимуму бумажную работу и задержки; и в завершение я хотел бы услышать ваши предложения о том, как можно ее упростить и ускорить.
Важный момент – не озвучивайте внутреннюю структуру.
Я начну со вступления, в основной части рассмотрю то-то и то-то и в заключение подведу итоги.
Это неинформативно, поскольку наличие обязательных «трех блюд» подразумевается по умолчанию. Единственным исключением являются планы процедур, которые не являются очевидными, например:
Я буду делать паузу после каждого раздела для обсуждения возникших вопросов.
Это полезно для участников и заранее готовит аудиторию к необходимости взаимодействия.
План – список ключевых моментов презентации, который мы можем подкрепить визуально:
[Хуже]
[Лучше]
2. Повторить несколько раз
Сначала скажи, о чем ты будешь говорить. Потом
расскажи это. И наконец повтори только что сказанное.
Правило троекратного повторения
Зачем повторять одну и ту же мысль?
Независимо от того, насколько хорошо мы презентуем, часть аудитории способна пропустить или неправильно расслышать некоторые важные моменты презентации. Участники, как правило, по очереди «отключаются», переходя в «спящий режим», или задумываются о чем-то своем.
Например, кондиционер работал слишком громко; кому-то было плохо видно; кто-то кого-то отвлек; и так далее.
Обычно люди запоминают лишь 1/3 из услышанного. И если мы хотим быть уверены, что все услышали наши основные идеи, по крайней мере, один раз, нам нужно озвучить их минимум три раза.
Простой линейный порядок
Аудитория легко запутывается в любой сложной структуре. Живую презентацию участники не могут отлистать назад, как книгу, или нажать на паузу, как при просмотре видео. Поэтому все должно быть понятно с первого раза, то есть наши идеи должны быть изложены просто и ясно.
Недооценить сложность собственной презентации очень легко. Обычно мы проходимся по материалу много раз во время разработки и репетиции. И через некоторое время нам кажется все совершенно ясным, логичным и очевидным.
В отличие от нас аудитория, напротив, видит презентацию впервые в жизни. Именно поэтому нам нужно придерживаться простой структуры и повторять главную идею несколько раз.
1. Сделать обзор ключевых моментов во вступлении.
2. Повторить и расширить их в основной части.
3. Снова повторить их в заключении, подводя итоги.
Частая проблема в презентации – нехватка времени. Возможно, из-за того, что мы недооценили длительность презентации. В результате многие выступающие начинают спешить и почти всегда пропускают подведение итогов. Это большая ошибка. Подводить итоги нужно всегда! Лучше «уплотнить» основную часть, но обязательно подвести итоги.
Используйте «завершающие» слова: «резюмируя…», «в заключение…», «подводя итоги…». Они «будят» даже тех, кто совсем замечтался, и возвращают их в аудиторию. Если мы этого не сделаем, наше подведение итогов не получит достаточно внимания. И кривая естественного внимания будет выглядеть неутешительно.
Важный момент: не вводите новые, дополнительные идеи в финале. Повторите только то, что вы сообщили в основной части.
Как сказал один презентатор: «За всю жизнь я еще не встречал ни одного недовольного тем, что семинар закончился рано». Даже фокусники настоятельно рекомендуют на своих развлекательных представлениях: «Всегда оставляйте аудиторию чуть-чуть неудовлетворенной. Пусть у них останется ощущение недосказанности. Показывайте суть. Будьте кратки. Завершайте номер раньше, чем зрители насытятся».
Метод К-О-К
Для объяснения идей или данных используйте метод К-О-К:
КОНКРЕТИКА – ОБЩЕЕ – КОНКРЕТИКА
Например, помогая аудитории разобраться в таблице с данными, укажите на конкретную цифру и расскажите, что она значит. Затем вернитесь назад и объясните общую структуру таблицы. И наконец, подкрепите все предыдущее второй конкретной цифрой, объясняя, что означают остальные данные.
Два конкретных примера могут быть выбраны так, чтобы последовательно подкреплять суть вашей идеи и одновременно объяснять расположение данных.
К-О-К придает вашей аргументации большую убедительность. Вы не просто рассказали отдельную историю и продемонстрировали общую теорию. Вы дважды подкрепили свою идею конкретными примерами.
Почему примеры работают так хорошо? Потому что они облегчают понимание. А без понимания не может быть никакого убеждения. Цифры сами по себе ничего не объясняют. Таким образом, чтобы наши идеи были восприняты должным образом, нужно сочетать проверенные цифры с хорошими примерами.
Например, на тренинге по развитию навыков презентации я обнаружил, что участники не придают значения какому-то навыку, пока не услышат или не увидят реальные примеры его правильного и неправильного применения.
Степень детализации
Что наши участники уже знают, а что им предстоит узнать? Достаточно ли у них базовых знаний для дальнейших объяснений? Что будет потеряно, если мы пропустим эту информацию? Достигнем ли мы нашей цели?
