Все представители компании или специально нанятые гиды, должны пройти необходимую подготовку, чтобы в любой момент помочь журналистам. В том числе и ответить на какие-то вопросы, связанные со спецификой оборудования или технологий, используемых на посещаемом объекте. Также представители компании должны знать, что делать в непредусмотренных ситуациях (авария, приступ болезни и т. д.)
Прежде чем рассылать приглашения стоит провести репетиции пресс-тура, чтобы заранее выявить возможные недостатки в организации и устранить их.
В некоторых случаях можно организовать и виртуальные пресс-туры с помощью радио, телевидения и интернета.
Во время радиопресс-тура (radio media tour, RMT) журналист из студии общается с разными людьми в разных концах города или страны. Это недорогой способ распространения информации, который не требует больших временных затрат. Каждый представитель компании может отвечать на вопрос журналиста, находясь у себя в офисе.
Телевизионный пресс-тур, конечно, представляет копанию более выигрышно, но он и более затратен, как с точки зрения средств, так и сил, и времени на подготовку. Организуя его нужно позаботиться о фоне картинке, о телегеничности выступающего, его одежде, манерах и т. д.
Специалист по медиарилейшнз может организовать не только посещение объектов компании журналистами, но и наоборот – посещение офиса редакции представителями компании. В таком случае специалист по медиарилейшнз может добиться контактов сразу со значительным количеством журналистов. При этом можно будет поговорить и на темы, которые не мотивируют журналистов на выездную пресс-конференцию, брифинг и т. д.
Во время посещения редакции сотрудниками компании работникам СМИ действительно не нужно никуда ехать или идти, информация сама «приходит» к ним. Однако, такой вид распространения информации подходит не для всех. СМИ может отказать в организации посещения, если посчитает, что такое мероприятие не принесет пользы, или вообще будет отвлекать, раздражать работников. То есть компания, которая решила провести посещение редакции, должна быть интересна последней. Такой компанией может быть очень крупная фирма, с различными подразделениям, занимающимися различными видами деятельности, которые с информационной точки зрения интересует различные службы или отделы одной редакции. Также редакцию может заинтересовать, например, такой гость, как местная (или более высокого уровня) администрация.
Во время посещения редакции обычно не ставится цель добиться какой-либо немедленной публикации. Главное во время такого мероприятия – установить неформальные отношения, которые помогут вести длительное взаимополезное сотрудничество.
Если удалось договориться с редакцией о посещении, то в ней заказывается зал. (Он обычно есть у всех СМИ для пресс-конференций, круглых столов и т. д.) Далее составляется развернутый план:
– представление гостей (ведущих специалистов компании),
– выступление топ-менеджера компании перед всеми журналистами,
– интервью топ-менеджера,
– встречи ведущих специалистов с ведущими журналистами или профильными отделами редакции.
Посещение редакции заканчивается небольшим фуршетом, организованным компанией.
Во время работы в общем зале компанией может быть использовано собственное или арендованное оборудование.
Как хорошо бы не планировалось посещение редакции, часть ее журналистов всегда будет отсутствовать из-за командировок, срочных выездов на место события или работы над срочным материалом.
Стоит подготовиться к самым сложным вопросам во время посещения, т. к. журналисты находятся у себя дома и будут чувствовать себя весьма раскованно.
Пришедшие в гости представители компании должны хорошо представлять себе само СМИ, его аудиторию, штат сотрудников. Если журналисты почувствуют, что представителям компании все равно какую редакцию посещать, они могут охладеть к налаживанию сотрудничества.
Специалист по медиарилейшнз может организовать посещение редакций различных СМИ: телевизионных компаний, радиокомпаний, издательских домов, как общего интереса, так и специализированных, как в одном городе, так и в разных городах.
Гвоздем посещения редакции может быть как выступление его первых лиц, так и присутствие известной персоны-«звезды», а также презентация товара или услуги, их тестирование экспертами или самими журналистами и т. д.
Прием (party) может быть организован по случаю какого-либо важного случая в истории компании (юбилей, слияние, выдающаяся сделка и т. д.). Основной целью приема является неформальное общение сотрудников компании с журналистами, установление долговременных контактов.
Для специалиста по медиарилейшнз прием – это прекрасный повод встретиться с журналистом, с которым до того приходилось общаться только по телефону или электронной почте.
На приеме от журналистов ничего не требуется, они расслабляются, отдыхают. В это время они предрасположены просто поболтать. Ведь после приема от них не требуется никакой публикации. Вместе с тем приобретенные на приеме знакомства и налаженные отношения могут быть использованы при подготовке будущих публикаций.
Не стоит забывать, что информация, полученная во время неофициального мероприятия, все равно остается информацией, которую можно использовать для публикаций. Поэтому на приеме не следует особо откровенничать, делиться с журналистами конфиденциальной информацией «не для печати».
В зависимости от ситуации на прием могут быть приглашены и три-четыре главных редактора, и несколько сотен рядовых журналистов.
Следует иметь в виду, что на приглашение откликнуться не все. Часть журналистов, наверняка, окажутся занятыми работой, часть семейными делами, часть же может просто не любить подобные приемы.
Чтобы повысить посещаемость, можно упомянуть в приглашении не только топ-менеджеров компании, которые будут присутствовать, но и о подарках, о живой музыке, которую будет исполнять известная группа. Также можно сообщить и о том, что на приеме будет присутствовать очень известная в обществе персона, с которой журналисты будут иметь возможность неформально пообщаться.
Повысить посещаемость может и необычное место, выбранное для приема.
Следует быть внимательным к списку приглашенных. Среди журналистов попадаются персоны, которые быстро напиваются. Не контролируя себя они могут расстроить весь прием. Также следует очищать список от журналистов, которые целенаправленно ходят по всем приемам и мероприятиям, где кормят и поят, но при этом никаких материалов в дальнейшем не готовят.
