Первое впечатление о компании на выставке будет составлено из того, как выглядит ее стенд (дизайн, свет, чистота, оборудование, персонал и т. д.). Также важно место, где размещается представительство компании. Центральное место, где проходит много людей, будет стоить дороже. Однако, в таком случае и шансов на то, что клиенты, партнеры и журналисты не смогут пройти мимо, значительно больше, чем если бы стенд стоял в боковом проходе или тупике.
Представитель компании на выставке в первую очередь настроен на общение с потенциальными партнерами и клиентами. Вместе с тем, он должен быть готов к тому, что к нему с каким-либо вопросом обратиться журналист. Под рукой всегда необходимо имет медиакит, бланк ответов на возможные вопросы прессы, а также координаты «палочки-выручалочки» в лице специалиста по медиарилейшнз.
На выставках обычно есть пресс-центры, где можно организоваться работу компании с журналистами, провести пресс-конференцию или брифинг. Из-за обычной общей неорганизованности, высокой конкуренции с другими компаниями в некоторых случаях возможно будет проще назначать встречи, проводить брифинги прямо на стенде, в комнате для переговоров или в одном из выставочных баров, кафе, ресторанов.
На каждый день работы выставки нужно подготовить программу мероприятий в пресс-центре (пресс-конференция, брифинг, презентация, фуршет) и на стенде компании (демонстрация, выступление). Эту программу можно распространить и через пресс-центр выставки, и напрямую в СМИ. Журналистов разных газет, радио, телевидения могут привлечь разные демонстрации или выступления различных представителей компании, независимых экспертов и т. д.
В конце общения с журналистами кроме медиакита стоит предоставить образцы товаров, демонстрируемых на выставке, или, по крайней мере, фирменные сувениры.
Основные мероприятия для прессы лучше проводить в первый день выставки, т. к. многие журналисты будут на ней только в это время.
Специальные мероприятия для партнеров и клиентов
Компании нередко проводят для своих партнеров и клиентов специальные мероприятия – приемы или вечерники (business-party), посвященные всенародному празднику или дню рождения компании и т. д. Также организуют выезды на природу, на спортивное соревнование или концерт.
Во время таких мероприятий укрепляются неформальные связи между сотрудничающими людьми. Пригласить на вечернику или концерт стоит не только партнеров или клиентов, но и журналистов, с которыми также будет полезно пообщаться в нерабочей обстановке.
Следует, однако, помнить, что журналист и на отдыхе остается журналистом. Поэтому любое специальное мероприятия нужно организовывать не менее тщательно, чем конференцию, семинар или выставку.
Прежде всего нужно узнать мнение приглашенных партнеров или клиентов: не возражают ли они против присутствия на мероприятии журналистов. Может быть, что кого-то из решивших расслабиться гостей, будут смущать находящиеся рядом «акулы пера».
Также стоит «прощупать» гостей, о чем они могут поговорить с журналистами. Не выскажет ли какой-либо раскрепостившийся гость негативной информации в адрес компании.
Организуется специальное мероприятие по обычной схеме: планирование (выбор места, времени), оповещение гостей, встреча на месте, помощь во время мероприятия и т. д.
Не стоит устраивать вечеринки в понедельник, когда все настроены на предстоящую рабочую неделю, и в пятницу, в конце которой многие спешат к семьям или за город. Хороший день – четверг. Начало – после окончания рабочего дня (19.00–20.00).
Место должно быть удобным, как для того, чтобы до него добраться днем, так и для того, чтобы уехать обратно поздней ночью.
Если гости приглашаются на спортивный матч или концерт, то с программой в целом все ясно. Если же предусматривается вечеринка, то она может начинаться с небольшой вступительной речи, поясняющей повод для встречи, а также с объявления ее программы.
Еда и напитки не должны кончиться в разгар веселья, иначе гости будут глубоко разочарованы.
Стоит позаботиться о присутствии фотографа. Снимки потом можно предоставить гостям на память, журналисты же могут использовать их в публикациях. Фотографии вместе с медиакитом стоит разослать в редакции на следующий после мероприятия день. В медиаките наравне с обычными информационным материалами обязательно должна быть информация о поводе, по которому было проведено мероприятие, а также список гостей, программа и т. д.
Гости не должны скучать или тупо накачиваться алкоголем. Программа должна предусматривать развлечения. Обязательно наличие ведущего, который, с одной стороны, не будет утомлять гостей, а с другой не позволит им скучать. Он также должен следить за уровнем громкости музыки.
Помещение для вечеринки должно быть удобным, подходящим и для ужина, и для танцев, и для общения пришедших гостей. Партнеры, клиенты, журналисты должны иметь возможность разговаривать не только с сидящим рядом за столом человеком.
Для облегчения коммуникации на входе каждому из гостей вручается бадж с указанием его имени, фамилии, названием представляемой компании.
Не стоит устраивать тройную проверку документов для журналистов. Очень часто кандидатура гостя меняется в самом СМИ (нередко в самый последний момент) и отказывать пропустить гостя (!) в связи с этим весьма глупо.
Стоит взглянуть на подобное мероприятие глазами профессионального журналиста:
«Самые правильные вечеринки, на которых удалось побывать сотрудникам редакции.
Камерный вариант. Одна из крупных международных компаний проводила вечеринку по случаю 8 Марта. Было приглашено порядка тридцати человек. Все проходило в очень уютном ресторане. Барышням на входе дарили маленькие, но очень изысканные букеты. Как и положено, гости собирались примерно в течение часа. Все это время в гостиной всех прибывших угощали коктейлями, а директор по корпоративным отношениям внимательно следил за тем, чтобы никто не скучал и не оставался в одиночестве. К слову сказать, таких правильных директоров у нас имеется пока еще не так уж много. Еще одна мелочь: девушки не маялись с букетами, поскольку был организован специальный столик с вазами, куда их можно было пристроить на необходимое время.
Чуть позже всех пригласили ужинать в каминный зал, где была небольшая сцена и организован очень симпатичный концерт для гостей. Никто никого ни с кем насильно не усаживал, за время пребывания в гостиной все как-то между собой распределились и расселись так, как было удобнее. Надо сказать, что место было выбрано очень удачно, поскольку вдоль зала этого ресторана находится зимний сад, где и стояли фуршетные столы. Все гости сами выбирали еду и напитки. Если необходимо было поговорить не только с теми, с кем довелось ужинать за одним столом, была прекрасная возможность выйти в сад. В общем, все в сад, господа! Стоит ли говорить, что у всех присутствующих осталось самое теплое впечатление от вечеринки.
