Следует быть внимательным к списку приглашенных. Среди журналистов попадаются персоны, которые быстро напиваются. Не контролируя себя они могут расстроить весь прием. Также следует очищать список от журналистов, которые целенаправленно ходят по всем приемам и мероприятиям, где кормят и поят, но при этом никаких материалов в дальнейшем не готовят.
Обычно прием начинается после официального окончания рабочего дня, ранним вечером, и продолжается допоздна.
Во время приема могут быть проведены различные викторины, игры, аукционы, лотереи т. д.
Заранее стоит предусмотреть, чем заполнить возможные паузы, если будет опаздывать кто-то из важных гостей.
После краткого официального сообщения о поводе и программе приема подают напитки, еду, звучит музыка. Люди начинают неформально общаться.
Специалист по медиарилейшнз должен следить за тем, чтобы журналисты не общались только друг с другом, игнорируя представителей компании.
Поскольку прием – это неофициальное мероприятие, то сотрудники компании могут присутствовать на нем в достаточно свободой одежде.
На приеме не раздаются информационные материалы (медиакит, пресс-релиз и т. д). Но у каждого сотрудника компании должны быть при себе визитные карточки.
При организации приема важно контролировать еду и напитки, т. к. – это главная часть мероприятия. Им будут уделять особое внимание. И еда, и напитки должны быть достаточно высокого класса. В меню необходимо иметь блюда диетические и не очень, а также для вегетарианцев и представителей различных вероисповеданий.
Обслуживающий прием персонал должен быть в нужном количестве и достаточного профессионального уровня. Ничто не должно раздражать, отвлекать журналистов от отдыха и общения.
Информацию можно передавать журналистам и во время встречи с ними на общих мероприятиях, таких как конференции, семинары, выставки, а также на специальных мероприятиях для клиентов.
Многие компании проводят конференции, на которых обсуждаются важные в отрасли или регионе проблемы. В них участвуют представители различных коммерческих и общественных организаций, а также правительственных структур. Такие мероприятия не предназначены специально для прессы, но журналисты также могут участвовать в них. Они могут освещать в своих СМИ доклады, дискуссии, круглые столы и т. д.
Следует иметь в виду, что журналисты, также как и остальные участники, в первую очередь обратят внимание на общую организацию конференции. Поэтому, если говорить о работе с прессой, то сначала нужно уделить внимание подготовке самого мероприятия. Любая конференция должна быть хорошо спланирована. Программу следует тщательно проработать, место проведения – подготовить, технику – проверить, документы – напечатать и т. д.
Для работы с прессой следует выделить отдельного человека. Он должен подготовить списки приглашенных на конференцию журналистов, медиакиты, разослать приглашения, организовать комфортную работу прессы по ходу мероприятия.
Журналистам необходимо предоставить удобный доступ к информации. Заранее следует позаботиться о местах для работников СМИ, с которых они хорошо бы видели и слышали выступающих. Очень полезным будет предоставление журналистам отдельной комнаты, оборудованной связью, имеющей комфортные условия для работы и отдыха. В пресс-бюро работники СМИ смогут и организовать интервью с нужным человеком, и выпить чашку кофе в минуту перерыва.
Для журналистов следует разработать специальную программу, которая согласуется с общей программой конференции. Так, работники СМИ должны знать когда, где начинаются общие мероприятия, и также когда и где проводятся пресс-конференции, брифинги, кто из участников конференции будет на них выступать, с какими вопросами и т. д.
Обычно специальные мероприятия для прессы проводят в начале или конце дня, а также в перерывах.
Журналисты должны иметь четкую программу на каждый день работы конференции. Тогда у них будет возможность собрать максимум необходимой информации и подготовить высококачественный материал.
Работа с журналистами на семинарах схожа с тем, что приходиться делать на конференции. Отличие в том, что семинар – это менее масштабное мероприятие. Однако, многие семинары могут представлять даже больший интерес для журналистов, чем конференции. Связано это с тем, что на последних, как правило, обсуждаются глобальные, широкие проблемы. На семинарах центром внимания часто становятся отдельные технологии, тенденции, виды товаров, услуг, исследований. Т. к. темы более конкретизированы, то они, как правило, более понятны, близки конечной аудитории СМИ. Соответственно ими могут больше интересоваться и журналисты.
Многие представители прессы принимают приглашение на семинар, если видят в программе имена экспертов, с которыми им будет полезно пообщаться.
На семинары стоит приглашать не только опытных, разбирающихся в обсуждаемых вопросах журналистов, но и новичков, только «входящих» в специализированную тему. Для них посещение такого мероприятия – это прекрасная возможность получить новые знания, познакомиться с экспертами. Новички будут благодарны за приглашение. Эта благодарность может отозваться благоприятными для компании публикациями, когда начинающие журналисты профессионально «заматереют».
Основная цель проведения выставок – представление новых товаров или технологий своим партнерам или клиентам. Вместе с тем эти мероприятия также стоит использовать для работы с прессой. Многие журналисты посещают выставки, чтобы узнать о новых товарах и услугах, о передовых технологиях, о перспективных компаниях и т. д.
При всей своей традиционности выставки по-прежнему высокоэффективны. Одно из многочисленных подтверждений тому – спецакция, проводившаяся компанией Department 56 – производителем коллекционных сувениров в «кантри» стиле – совместно с агентством Carmichael Lynch Spong в 1996 году. Так в марте того года Department 56 провела у себя в выставочном зале компании в Нью-Йорке встречи с редакторами 15 общенациональных журналов. Общий тираж этих журналов составлял более 20 млн. экземпляров. Встречи с редакторами позволили разместить сообщения в 12 общенациональных журналах, в том числе в Woman’s Day, Country Living, Colonial Homes и Modern Bride.
Сложность работы с журналистами на выставках заключается в том, что обычно это очень большие мероприятия и работники прессы не всегда могут составить для себя четкую программу действий: посещения, интервью, знакомства и т. д. Сложностей добавляет и то, что многие компании одновременно ведут работу с журналистами, и тем приходиться весьма тщательно выбирать, кого предпочесть для общения.
