Барри Томас - MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления

Планирование времени не является самоцелью. Это — средство достижения цели. Оно должно быть привязано к постановке и достижению целей и, благодаря этому, становится рычагом, помогающим индивидууму и тем, кто с ним работает, добиваться действительно высоких результатов.

Как вы оцениваете свое умение планировать время? Вы:

(1)

Записали цели, ведущие к успеху?

ДА/НЕТ

(2)

Согласовываете эти цели с начальником в случаях, когда он/она имеет к ним отношение?

ДА/НЕТ

(3)

Производите впечатление человека, который хорошо организован, является настоящим профессионалом в своем деле и при этом находит время для общения с людьми?

ДА/НЕТ

(4)

Уделяете достаточно времени работе над важными проектами?

ДА/НЕТ

(5)

Имеете репутацию человека, который всегда укла­дывается в сроки?

ДА/НЕТ

(6)

Спрашиваете своего секретаря, какую работу она могла бы сделать вместо вас?

ДА/НЕТ

(7)

Иногда работаете вне офиса, чтобы сконцентрироваться на каком-то конкретном деле?

ДА/НЕТ

(8)

Быстро отвечаете на письма?

ДА/НЕТ

(9)

Обычно «возвращаете» телефонные звонки ­(т.е. перезваниваете тому, кто вам звонил) доста­точно оперативно?

ДА/НЕТ

(10)

В достаточной степени используете оргтехнику и офисное оборудование для экономии своего времени?

ДА/НЕТ

(11)

Cознательно решаете не делать определенную работу до тех пор, пока кто-нибудь не выразит недовольство?

ДА/НЕТ

(12)

Ежедневно составляете список дел и телефонных звонков, которые необходимо или желательно сделать сегодня?

ДА/НЕТ

(13)

Часто берете работу домой или приходите в офис в выходные?

ДА/НЕТ

(14)

Считаете, что лучше сделать работу са­мо­му, чем обучить кого-то, кто сделает это за вас?

ДА/НЕТ

(15)

Позволяете людям, заглянувшим поболтать, тратить впустую ваше время?

ДА/НЕТ

(16)

Каждое утро сами вскрываете почтовую корреспонденцию?

ДА/НЕТ

(17)

Полностью пишете текст писем и других документов, которые затем печатает ваш секретарь?

ДА/НЕТ

(18)

Тратите время на работу, которую ваш подчиненный мог бы сделать так же хорошо, как и вы?

ДА/НЕТ

(19)

Сами договариваетесь о деловых встречах?

ДА/НЕТ

(20)

Впустую тратите время, раскладывая бумаги по файлам либо разыскивая нужную папку или документ?

ДА/НЕТ

(21)

Иногда уходите домой с ощущением, что весь день вас отвлекали, прерывали, мешали работать?

ДА/НЕТ

(22)

Отвечаете на телефонные звонки во время неформальных совещаний?

ДА/НЕТ

(23)

Тратите слишком много времени на бесполезные совещания?

ДА/НЕТ

(24)

Довольно часто опаздываете на совещания?

ДА/НЕТ

(25)

Тратите много времени, выслушивая упреки в нарушении сроков и упрекая в этом других?

ДА/НЕТ

(26)

Слишком требовательны по отношению к себе?

ДА/НЕТ

(27)

Соглашаетесь, если вас просят сделать что-либо, тогда как имело бы больше смысла, если бы это сделал кто-то другой?

ДА/НЕТ

Чтобы получить рейтинг менеджера, «эффективного на все 100%», вам нужно было ответить «ДА» на вопросы с 1-го по 12-й и «НЕТ» на вопросы с 13-го по 27-й. А как ответили вы? Есть необходимость в совершенствовании?

Концентрация на результатах/ благоприятных возможностях

При использовании методов планирования времени очень важно быть ориентированным на результат, т. е. выделять ключевые цели и оценивать важнейшие благоприятные возможности, как показано ниже.

Ключевые результаты, которые должны быть достигнуты (указываются в порядке важности):

(1)___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(2)___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(3) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(4) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(5) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

Основные благоприятные возможности, которые должны быть использованы (указываются в порядке важности):

(1) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(2) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(3)___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(4) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(5) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

Использование календаря-ежедневника

для планирования времени

Хитрость состоит в том, чтобы планировать сначала год, а потом день.

(1) Отметьте в ежедневнике важные даты года:

• регулярные совещания;

• заранее известные события (например, ежегодное общее собрание акционеров, отраслевая конференция, торговые ярмарки, подготовка бюджета);

• праздники;

• семейные даты;

• важнейшие дела (например, рабочая группа по стратегии, поездка в Восточную Азию, посещение клиентов).

(2) Спланируйте предстоящий месяц и:

• подсчитайте, сколько нераспланированных дней осталось в вашем распоряжении;

• внизу пометьте второстепенные дела;

• оставьте один день в неделю свободным от встреч;

• оставьте резерв времени для важнейших задач.

(3) Спланируйте следующую неделю:

• культивируйте традиции (например, коллективный обед в офисе по пятницам).

(4) Планируйте каждый день с первой минуты и:

• культивируйте традиции;

• установите определенные часы для «управления путем обхода» или для «открытых дверей»;

• выделите время для секретаря;

• составьте перечень дел и телефонных звонков, ранжируйте их;

• подключите секретаря к их последовательному выполнению;

• составляйте список ежедневно повторяющихся дел;

• помните, что «стресс» можно уменьшить, если планировать время, затрачиваемое на решение тех или иных задач.

Как планировать каждый день

• Планируйте каждый день с самого утра, а лучше — накануне вечером.

• Составьте список дел, определите время выполнения каждого из них и установите приоритеты.

• Выделите ключевые задачи и обеспечьте их выполнение.

• Не будьте слишком амбициозны — не перегружайте день делами, которые могут подождать.