Рабочая задача – то, что мы должны сделать, чтобы достичь какого-либо результата.
И, как правило, львиная доля руководителей, формулируя своим сотрудникам задачи в системе управления, пишет в названии тот самый результат, которого должен достичь их подчиненный.
Когда Ольга Сергеевна ставит менеджеру Ивану задачу «Отчет по продажам», она считает, что Иван сразу же сообразит, что должен подготовить его именно за последнюю неделю. А Иван вчера поссорился с невестой Леночкой и ни о чем другом с утра думать не может. Поэтому, когда он пришел на работу и открыл свой таск-менеджер, первая его реакция от увиденного – непонимание. Оно переходит в панику, затем в раздражение, потом в неприятие.
И если в компании нет четких правил принятия и выполнения рабочих задач (т. е. сотрудники не знают, что им делать, когда не понимают формулировки), то просто не приступают к тем, которые им непонятны. Так устроен человек – он всегда старается избежать стресса, связанного с напряженными раздумьями, переживаниями и усиленной мозговой деятельностью. Это нормально.
В итоге – рабочие задачи зависают, копятся, засаливаются, как огурцы в бочке, и в конце концов протухают. Руководитель Ольга Сергеевна не получает от Ивана отчет, который ждала, – ну а дальше мы можем включить фантазию и придумать любой сценарий развития ситуации.:)
Почему так происходит? Потому что руководители неправильно формулируют задачи.
Название задачи должно содержать в себе краткое описание действия, которое необходимо выполнить сотруднику, чтобы достичь ожидаемого результата. Если нужна дополнительная информация, ее надо включить. Наш грамотно сформулированный список-пример рабочих задач должен выглядеть так:
• подготовить отчет по продажам отдела за прошедший месяц;
• подготовить и отправить предварительное КП по ТЗ для Клиента1;
• заказать канцелярские принадлежности для гендиректора (Иван Сергеевич);
• выдать подоконник клиентке Ивановой (лежит в кладовке);
• забрать счетчик воды из магазина («Максидом» на Электросиле);
• прийти на собрание отдела продаж (презентация продукции «Новых Окон»).
Как мы видим, появилось четкое и ясное указание – что сделать, для кого и даже дополнительная информация. Такие названия задач можно задать в любом современном таск-трекере, а особенно в «Битрикс24».
Опытный сотрудник поймет все, даже не открывая подробное описание задачи, неопытный же Иван найдет в таком описании дополнительные подсказки. Но ни тому, ни другому не нужно будет тратить лишнее время на уточнения, выяснения и вспоминание подробностей.
Сформулированную таким образом задачу любой из нас решит легко и с радостью от достигнутого результата.
Сейчас, когда моя компания занимается продажей и внедрением «Битрикс24», в том числе и для автоматизации управления рабочими задачами, я как руководитель уделяю особое внимание процессу обучения руководителей компаний наших клиентов – и, в первую очередь, правильной формулировке задачи при постановке ее своим сотрудникам.
Как только руководитель любой компании, отдела или подразделения научится правильно формулировать рабочие задачи, он сразу же откроет в своих сотрудниках новые горизонты компетентности, эффективности и повышения производительности труда.
По нашей терминологии проект – это несколько действий, которые относятся к общей цели. Мы не будем заниматься формализмом и рассматривать последовательные (револьверные) и параллельные проекты, а станем пользоваться этим простым определением.
Задачи можно объединить по нескольким признакам. Чуть выше мы объединяли их по дате начала. С помощью таск-менеджера можно выбрать нужную дату, и сразу отобразятся задачи, которые на нее назначены.
Проекты (а также контексты, цели и теги) – всего лишь еще один вид меток, которые связывают задачи. В нашем случае проект – метка, объединяющая задачи, направленные на достижение его цели.
Здесь нет никакого скрытого смысла, все предельно просто. В проекты отправляются задачи, имеющие к нему прямое отношение. Например, чтение книги «АНТИтайм-менеджмент» связано с проектом «Саморазвитие». Возможно, мы не поставим дату начала решения этой задачи, однако после анализа обязаны убрать ее из «Входящих». Следовательно, ее место в каком-то проекте.
Большинство таск-менеджеров позволяет не относить задачи к проектам, однако так поступать не рекомендуется. Процедура еженедельного обзора помогает выявить все задачи, которые находятся внутри проектов, даже не имеющие даты. А вот те, что лежат без проектов, могут остаться без внимания. В конце концов, у задач, которые не включены в проект, возможно, нет не только даты, но и цели. А если они не имеют цели, зачем им тогда вообще быть в вашем таск-менеджере?
Прежде чем вы откроете менеджеры задач и приметесь составлять проекты, позвольте сказать еще кое-что. Принципы использования задач по GTD плохо стыкуются с классическим пониманием работы по проектам. Возможно, вы уже знакомы с GTD. В любом случае, скорее всего, у вас будет соблазн создать около 10, а то и больше проектов. Пожалуйста, не делайте этого.
Если подходить формально, то проектом можно считать все, что содержит больше 1 действия. Однако заводить его каждый раз, когда нам требуется создать 2 задачи, объединенные общей целью, неудобно. Для этого понадобится неограниченный уровень вложенности, который приведет к замкнутому кругу – мы запутаемся, куда отнести проекты нижних уровней, к каким родительским проектам.
Поэтому я прошу вас ограничиться 5–7 проектами. Постарайтесь оценить свою жизнь так, чтобы она была разбита на 5–7 сегментов, и заведите под каждый из них соответствующий проект. Тогда задачи, которые касаются создания программы тренировок, смогут быть в проекте «Саморазвитие», а те, что связаны с арендой нового офиса, будут относиться к основному бизнес-проекту. Задачи, имеющие отношение к детям, окажутся подчинены проекту «Семья» и т. д.
Схожая ситуация с контекстами, еще одним элементом организации задач. Как легко понять из названия, контекст – это метка, которая объединяет задачи, схожие по условию выполнения. Например, те, что можно делать только дома или только в офисе. Или те, что нужно сделать в магазине или на даче. Возможно, в дороге. По крайней мере, так было в классическом варианте GTD.
