Схожая ситуация с контекстами, еще одним элементом организации задач. Как легко понять из названия, контекст – это метка, которая объединяет задачи, схожие по условию выполнения. Например, те, что можно делать только дома или только в офисе. Или те, что нужно сделать в магазине или на даче. Возможно, в дороге. По крайней мере, так было в классическом варианте GTD.
Пока электронные системы управления задачами не стали популярны, пользоваться контекстами было удобно. Фактически в бумажной версии существовали два типа списков – по проектам и по контекстам. Сейчас ситуация изменилась, и мы ориентируемся на списки, организованные по времени начала дела. Таск-менеджер сам сортирует дела, отправляя в категорию «На сегодня» (или «Today») задачи с соответствующей датой. Более того, когда мы настраиваем оповещение, смотреть в компьютер или смартфон вообще не обязательно. Прозвенит сигнал, и таск-менеджер просто покажет, за что пора приниматься.
В последнее время получает популярность функция привязки задачи по GPS, что фантастически удобно. Представьте: вы собираетесь купить продукты, настраиваете оповещение на определенные координаты, и напоминалка звонит, когда вы подъезжаете к повороту на супермаркет! Вы вспоминаете, что вам нужно в магазин, и не проезжаете его. А раньше легко могли это сделать (и наверняка не раз делали).
Сейчас контексты малоприменимы. В самом деле, раньше был резон объединять задачи в списки по месту, в котором они могли быть сделаны. Когда-то компьютеры стояли только на работе. И только там был скоростной Интернет. Теперь у нас везде и то, и другое. Множество людей не выходят из дома без ноутбука или планшета. Работа там, где мы, а мы – где работа. Сортировать задачи по месту исполнения уже неактуально. Однако это не значит, что мы не можем пользоваться функцией контекстов.
Сразу оговорюсь: применять рекомендации, изложенные ниже, имеет смысл, только если дел уж очень много. Есть простое правило: чем больше работы, тем больше времени нужно уделять менеджеру задач. Чем тщательнее мы будем его вести, тем быстрее и лучше сможем справиться с задачами.
Если мы решили отправить в отставку контексты по месту, то какие могут остаться? Прежде всего по типу действия. Например, только звонки или только письма. Вообще офисную работу легко свести к этим элементарным действиям. Если постараться, 80 % задач можно разделить на «написать» и на «позвонить». Так что идея не лишена здравого смысла. С ее помощью очень легко выбрать контекст «Звонки», и отобразятся задачи, которые можно «отзвонить». Прекрасный способ поработать за рулем или в пробке.
Тот же принцип касается контекста «Письма». Как мы увидим дальше, работа с электронной почтой должна быть сведена к минимуму и как можно лучше стандартизирована. Почта – такой инструмент, который легко засасывает. Если неосторожно туда заглянуть, есть риск вынырнуть завтра. Поэтому неплохо иметь список дел, который связан с написанием писем[9].
Еще один способ, который применяю я сам, хоть и нечасто, – сортировка задач по предполагаемой длительности. Когда дел очень много, полезно разделить их на те, что можно сделать за 1–5 минут, на те, что уложатся в 5–20 минут, и на те, что потребуют 20 минут и больше. Очень выручает, если через 10 минут нужно уходить, – смотришь в таск-менеджер, выбираешь контекст «1–5 минут», и вуаля – пару задач обычно удается «расстрелять».
Если вы не пользуетесь таск-менеджером вместе с сотрудниками, можно завести контекст, который объединял бы задачи, относящиеся к конкретному человеку. Например, если приглашаете к себе маркетолога, можно открыть задачи с контекстом «Маркетолог» и все с ним сразу обговорить. Это несколько экзотическая форма работы – гораздо проще внедрить в компании «сквозное» управление задачами (что сэкономит массу денег, сил и времени), – однако иногда она оказывается востребованной.
Вы можете подыскать еще несколько вариантов использования контекстов, однако хочу обратить внимание вот на что. Сейчас эта функция не настолько необходима, так что вряд ли ею придется воспользоваться. Конечно, нам иногда приятно, что задачи разделены по самым разным категориям, но есть ли смысл, если в сам контекст мы заглядываем раз в 2 месяца?
Подумайте, что может быть полезно, исходя из вашей специфики и работы, сделайте 1–2 контекста и попробуйте их применить. Если «не пойдет», не переживайте, а радуйтесь – значит, работы еще не настолько много, чтобы понадобились дополнительные приемы, такие как контексты.
Часто возникает такой вопрос: если мы считаем, что чем быстрее дело требует внимания, тем оно важнее, как же быть с матрицей Эйзенхауэра? Точнее, с тем ее сектором, где «живут» дела важные, но не срочные.
При внимательном рассмотрении здесь нет никакого противоречия. Задачи важные, но не срочные, почти всегда относятся к тем, что отвечают за развитие. Их нужно делать, чтобы в будущем дела пошли лучше (поэтому они важные), но прямо сейчас начинать необязательно (поэтому они не срочные).
Сектор «важные и срочные», напротив, содержит дела, без которых завтрашний, а иногда даже сегодняшний день непременно станет хуже. Они призваны «залатать дыры», то есть справиться с проблемами, которые возникли из-за того, что задачи «важные, но не срочные» не были вовремя сделаны.
Не будет ошибкой сказать, что задача «важная, но не срочная» гарантировано перетекает в сектор «важная и срочная» спустя некоторое продолжительное или не очень время.
Например, важная, но не срочная задача «обследовать спину» может со временем стать важной и срочной, если долго ничего не предпринимать и дождаться, когда редкие боли станут сильными и постоянными.
Несмотря на то что в таск-менеджерах есть возможность назначать дополнительно приоритеты, присваивая каждой задаче статусы от низкого до высокого, мы этой функцией почти не пользуемся. Ведь сам срок, на который установлена задача, и задает приоритет. Если она срочная – нужно сделать. Если мы отложили ее на неделю – значит, пока не так важна.
Для нас элементарные действия безлики. Они одинаковы для любого рода задач – на развитие или на поддержание сложившейся ситуации. Безусловно, те, что относятся к разделу «на развитие», мы назначаем на срок, когда сможем за них приняться. А те, что касаются текучки, – почти всегда на срок, когда их необходимо сделать.
Единственный критерий приоритета – время начала задачи. Чем она срочнее, тем важнее.
Если дать себе волю и ранжировать задачи по разделам «нет приоритета», «низкий», «средний» и «высокий», то большинство обретет «высокий» и станет красного цвета. Отлично! Теперь нужно выбрать среди них самую важную. Для этого придется ввести еще один приоритет, а потом еще один и еще. Увы, в программе такой системы нет. Функцией приоритетов можно пользоваться, только если среди всех задач есть одна и только одна суперважная. Когда мы обсудим тему «ежедневный обзор», то полнее раскроем вопрос с приоритетами и тем, как они формируют список дел «на сегодня».
