Может быть вы найдете свой путь, но для меня идеальным средством стала картотека. Через год из пяти сотен карточек в работе остались всего два десятка и теперь они всегда со мной. Карточки удобны в любой ситуации, они могут быть перетасованы в любом порядке, их можно разложить по очередности намеченных звонков, в алфавитном порядке - по именам или по названиям фирм. Попробуйте...
***
РАБОЧИЙ ДЕНЬ.
"Корпорация Ай-Би-Эм "снабжает своих торговых агентов некоторыми орудиями труда, которые обеспечили бы им успешную работу. Самым важным орудием, пожалуй, является "расписание работы на неделю", которое заполнятся агентами с указанием имен всех людей, с которыми они планируют встретиться на следующей неделе, а копия такого графика должна быть представлена в корпорацию заранее перед началом каждой недели"(7).
"Фирмы нередко предписывают своим коммивояжерам, какое время они должны уделять поискам новых клиентов. Например, фирма "Спектор фрейт" считает, что ее торговые агенты должны посвящать поисковой работе 25 % времени и прекращать посещения потенциального клиента после трех безуспешных визитов к нему"(2).
"Уделяйте больше времени планированию своего времени. Ведь в том, что касается экономии времени, вы занимаете столь же хорошее положение, как и ваши самые богатые и могущественные конкуренты.
1. Установите телефон в своем автомобиле.
2. Всегда заблаговременно предупреждайте по телефону, когда собираетесь нанести визит своему клиенту.
3. Ставьте свою машину там, откуда гарантирован свободный выезд.
4. Используйте автомобильной кассетный магнитофон для прослушивания записей6 которые могут вас чему-то научить.
5. Никогда не совершайте поездки, не имея при себе диктофона, благодаря которому вы сможете, не отрываясь от руля, надиктовывать для себя служебные записи.
6. Положите портативный магнитофон в карман своего пиджака, а другой магнитофон пусть постоянно находится около вашей кровати. тем самым вы удваиваете число часов, на которое вы опережаете своих конкурентов.
7. Всегда имейте при себе какой-нибудь полезный материал для чтения.
8. Никогда не посещайте банк в пятницу во время перерыва на ленч.
9. Никогда не пейте кофе вместе с каким-либо другим коммерсантом - только с клиентом.
10. Как-нибудь попробуйте всю неделю читать публикации по бизнесу в течение того времени, которое вы обычно затрачиваете на чтение спортивной страницы или раздела "Всякая всячина".
11. Пройдите курс техники скорочтения.
12. Используйте телефонный автоответчик даже тогда, когда вы дома; это даст вам возможность избавиться от траты времени на бесполезные разговоры.
13. Старайтесь проводить как можно больше совещаний по телефону вместо заседаний с непосредственным участием сотрудников. Подготавливайтесь к этим совещаниям так же основательно, как и к совещаниям в конференц-зале, и будьте так же внимательны.
14. Всегда записывайте фамилию того, с кем вы говорите, когда выражаете претензию в отношении обслуживания или качества продукции. Это уменьшит количество последующих звонков и ускорит процесс рассмотрения претензии. Люди становятся внимательнее, когда знают, что вы "берете на заметку" этот разговор.
15. Всегда просите своих подчиненных, чтобы они сначала изложили свои выводы и рекомендации в двух фразах, а после этого решайте, стоит ли вам слушать обоснование.
16. Слушайте магнитофонные записи по вопросам бизнеса или радиопередачи на ту же тему во время пробежки или спортивных упражнений.
17. В середине рабочего дня пересматривайте очередность запланированных вами на сегодня дел и переделывайте свое расписание.
18. Если какой-либо торговый агент начинает навязывать вам нечто такое, в чем вы заведомо не нуждаетесь, прервите его со словами: "Извините меня... Я слишком уважаю ваше и свое время, чтобы позволит вам продолжить. То, что вы предлагаете, вряд ли мне понадобится. Желаю удачи со следующим возможным клиентом и всего вам хорошего".
19. Не забывайте похвалить тех своих подчиненных, кто кратко излагает вам суть своего дела, и выразите недовольство сотрудниками, не умеющими так поступать. Многие полагают, что если они проводят с хозяином много времени, то это свидетельствует об их важной роли в фирме. Не укрепляйте в них это заблуждение.
20. Избегайте тех, кто зря тратит время.
21. Намечайте любые встречи с теми, кто транжирит время, незадолго до того, как кончается их рабочий день.
22. Смотрите по телевизору утренние новости деловой жизни вместо утренних выпусков последних известий. Ведь в поток деловой информации обычно вкрапливают и резюме наиболее важных событий другого рода.
23. Всегда смотрите на очередь в кассу в бакалейном магазине прежде, чем решите сделать покупку"(1).
Полезные сведения и рекомендации содержатся в самых неожиданных текстах. Например, легко трансформировать применительно к агентской работе даже "Правила для секретарши".
"1. Не лезьте к клиенту с советами по организации его дела, оборудования рабочего места и т.д. Лишь хвалите то, что можно похвалить так, чтобы это не выглядело издевательством.
2. Давайте клиенту возможность сосредоточиться и не сбивайте его с мысли о заказе для вас (если это не входит в ваши планы).
3. При переговорах вносите предложения, помогающие выработать окончательные решения, вместо того, чтобы получать промежуточные и вновь возвращаться к тем же вопросам.
4. Старайтесь исключить всё, что может отвлечь клиента.
5. Очистите свой кейс, кофр и его папки - выбросьте всё лишнее.
6. При возникновении новых деловых контактов немедленно запишите адреса, имена, телефоны.
7. Ваш голос для телефонной трубки и для непосредственного контакта с клиентом может меняться (это естественно), но он всегда должен быть голосом преуспевающего, дружелюбного человека, котором чужды социальные, национальные и прочие барьеры.
8. Строжайше следите за исполнением обещанных телефонных звонков и визитов. Славьтесь своей надежностью и пунктуальностью.
9. При большой нагрузке делайте всё по порядку; установите микроперерывы чтобы иметь контролировать работу; установите очередность дел по важности; сохраняйте спокойствие.
10. При работе с почтой чаще справляйтесь с написание слов в словарях; обращайте внимание на стиль; контролируйте достоверность информации; для выделения важных моментов пользуйтесь люминесцентным маркером.
11. Делайте записи не откладывая. Не работайте с клочками бумаги - в дневнике ориентироваться легче. Отдельно фиксируйте все свои идеи.
12. Планируйте звонки и встречи, сверяясь с дневником.
