После рассмотрения документа должностное лицо пишет на нем резолюцию. Документ возвращается в канцелярию, резолюция переносится в регистрационную форму.
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводятся в день регистрации, дабы избежать задержек в исполнении документов.
Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то по согласованию с ответственным исполнителем устанавливается очередность исполнения резолюции или с документа снимаются ксерокопии для всех лиц, указанных в резолюции.
Можно отметить несколько этапов обработки входящих документов:
1) проверка правильности доставки корреспонденции;
2) проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
3) фиксация факта получения документа;
4) подготовка полученных документов к исполнению;
5) передача их на исполнение.
Первичная обработка документов заканчивается сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрируемые документы вносятся в регистрационную форму, установленную в каждой организации. Это может быть журнал, карточка, электронная карточка. Нерегистрируемые документы сразу передаются исполнителям или в отделы для доставки.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.
Регистрация, т. е. «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирует факт его создания, отправления или получения»[112] и придает ему юридическую силу. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Очень важна рациональная постановка регистрации документов. Наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. С ее помощью можно, проводя регистрацию на различных рабочих местах, собрать все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль исполнения документов.
В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Данную систему можно использовать для справочной работы и контроля исполнения документов. Таким образом, регистрация документов позволяет проводить учет документов, контроль их исполнения и справочную работу по документам.
Не регистрируются документы, полученные только для сведения, не требующие ответа и исполнения. В учреждении должен быть разработанный службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов.
К таким документам относятся: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой «лично», проспекты, копии нормативных документов, постановлений, распоряжений государственных органов, информационные материалы.
Каждый регистрируемый документ получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и значительно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.
Внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.
При регистрации в регистрационную форму из документа выписываются:
1) дата получения;
2) входящий (регистрационный) номер, присвоенный документу учреждением-получателем;
3) дата документа;
4) индекс документа;
5) автор (корреспондент);
6) заголовок (краткое обозначение сведений о составе и содержании документа);
7) количество листов и экземпляров;
8) резолюция;
9) срок исполнения;
10) исполнитель (кто с ним работает);
11) ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
12) номер дела (куда документ помещен после исполнения).
При регистрации документа на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически могут быть использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Поиск может вестись по любому из введенных показателей.
3.4. Обработка исходящих документов
К исходящим относятся документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения (вышестоящие организации, подчиненные учреждения) или частным лицам, приславшим обращение. Обработка исходящих документов состоит из составления чернового варианта документа, подготовки проекта документа, его согласования (визирования), удостоверения (подписания) документа, отправки документа.
Работу по подготовке документа ведет ответственный исполнитель.
Подготовленный документ передается для подписания должностному лицу через службу ДОУ или секретаря руководителя.
В начале работы исполнитель составляет черновой документ. После необходимых консультаций исполнитель создает проект документа. Данный проект составляется на бланке организации, который соответствует будущему документу. При необходимости проект проходит процедуру внешнего согласования, которая оформляется грифом согласования. Затем проект передается исполнителем на подпись должностному лицу со всеми материалами, на основании которых он готовился.
Руководитель может сразу подписать документ, а может отправить его на доработку, внеся свои замечания. В этом случае документ дорабатывается и вновь собираются визы согласования. Процедура подготовки проекта документа может повторяться, и каждый раз она должна быть проведена исполнителем от начала до конца.
Подпись в документе – один из самых важных реквизитов. В него входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. При этом инициалы проставляются перед фамилией, например:
Генеральный директор
ООО «Форус»
Личная подпись Ф. Н. Никитин
Печать заверяет подлинность документа и подписи руководителя. Оттиск печати должен хорошо читаться и захватывать часть личной подписи. Название организации и печать должны соответствовать друг другу.
По российским стандартам, датой письма считается дата его подписания руководителем, по западным канонам – день составления документа.
Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй – с визами согласования – остается в деле организации.
Перед отправкой документа ответственный исполнитель проверяет правильность его оформления. Проверяются:
1) наличие подписи;
2) наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;
3) наличие заголовка;
4) правильность адресации (кому направлен документ);
5) если документ предназначен рядовому корреспонденту, наличие адреса;
6) наличие отметки об исполнителе;
7) наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений;
8) номер дела, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).
Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, наличие приложений, порядок отправки и т. д.
Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт.
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или в первой половине следующего дня.
Все вышеперечисленные действия обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.
В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (по факсу, электронной почтой) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты коренным образом сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.
«Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения подписи (авторизации документа), т. е. необходимо применение специальной программы „электронной подписи“, и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом».[113]
3.5. Информационно-справочная работа
Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах управления. Служба делопроизводства или секретарь-референт на основе этого банка данных могут в любой момент ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится документ и в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
