Внедрение автоматизированных систем регистрации документов существенно изменило возможности информационно-справочного обслуживания. Современные системы управления базами позволяют наводить справки по любой комбинации данных, введенных в регистрационную карточку документа. Справка может выдаваться: по конкретному документу, по теме или содержанию, по корреспонденту или автору, по региону и т. д. Справку также можно выдавать по исполненным документам, по документам, находящимся в работе и, при необходимости, по архивной базе данных.
Обработка внутренних документов
К внутренним документам, как правило, относятся распорядительные документы, объяснительные и докладные записки, протоколы и акты.
Обработка внутренних документов при подготовке и оформлении организуется в соответствии с общим порядком работы с исходящими документами, а на этапе исполнения документы повторяют путь входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов – «совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».[114] Можно выделить контроль по существу решения вопроса (выполняют руководители всех рангов) и контроль сроков исполнения задания (выполняет служба ДОУ, учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения, в небольшой фирме – секретарь). Важным условием эффективности контроля является его централизация.
Типовые сроки исполнения документов определяются нормативно-правовым актом. Индивидуальные сроки устанавливаются организационно-распорядительным документом организации или резолюцией руководства. В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления»[115] дан перечень типовых сроков исполнения документов.
Периодически составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.
В последние годы широко используется автоматизированный контроль исполнения документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя, а также исполнителю может посылаться предупреждение о документах с истекающим сроком исполнения. В любой момент компьютер может выдать списки неисполненных документов, документов с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.
Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа.
Учет объема документооборота
При определении объема документооборота учитывают все подлинные экземпляры документов. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают отдельно. Копии документов также учитываются отдельно.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Охарактеризуйте понятия «документооборот» и «система документов», перечислите основные группы документов организации.
2. Как регулируется и управляется система документооборота на государственном уровне? Зачем нужна эта система управления и совершенствования документооборота?
3. Перечислите основные этапы документооборота. Раскройте содержание каждого из них.
4. Как следует поступать с поступившим в организацию документом? В чем заключается регистрация входящего документа?
5. Как готовится и оформляется исходящий документ?
6. Охарактеризуйте особенности документооборота, осуществляемого с помощью современных средств связи.
§ 4. Дипломатический и законодательный подстили: жанры письменной коммуникации
4.1. Документы дипломатического подстиля
Вся информация, предназначенная либо для собственного правительства, либо для передачи представителям другого государства, заключается в определенного вида дипломатических документах.
В дипломатическом подстиле одной из основных является воздействующая функция. Поскольку партнеры в дипломатических отношениях, два соседних государства или главы этих государств, находятся на равных, то в качестве средства воздействия используется именно язык. «Язык – оружие дипломата».
Дипломатический подстиль в целом характеризуется:
– наличием системы терминологии, насыщенной международными терминами, как заимствованными (атташе, коммюнике и др.), так и русскими (посол, наблюдатель и др.);
– этикетными словами – обращениями к представителям государств, титулами и формами титулования: король, принц, Ее Высочество, Его Превосходительство, Ваша Светлость, господин Президент и др.;
– эмоциональностью, представленной в некоторых жанрах этого подстиля.
Любой дипломатический документ имеет свой протокол составления, который включает список обращений к тем или иным главам государств, главам правительства, к другим дипломатическим работникам. Использование этого протокола составления дипломатических документов показывает в письменной форме уважение к адресату. Как правило, дипломатические документы начинаются с принятого в этой сфере коммуникации специального комплимента и заканчиваются им (даже если в документе излагается какой-то протест, отправитель должен соблюдать форму приличия в документе, т. е. начать и закончить документ формами уважения и комплиментами).
Дипломатический документ не должен содержать фраз принуждающего характера (Ваше правительство должно, Вы обязаны и т. п.), не должен быть фамильярным, содержать обидных сравнений, насмешек. Даже протест выражается в приличных фразах. Дипломатический язык настолько тонок, что, составляя какой-либо документ, необходимо помнить об особенностях страны, поскольку совершенно безобидная шутка на Западе может быть воспринята восточными странами как серьезное оскорбление.
Дипломатическому документу присущи краткость и четкость изложения, лишь при обращении к представителям высшего общества (королева, президент и т. п.) уместны витиеватость и образность. Дипломатический стиль своеобразен, легко узнаваем и нередко используется в целях стилизации.
Классическим примером текста дипломатического подстиля может служить:
ВСЕОБЩАЯ ДЕКЛАРАЦИЯ ПРАВ ЧЕЛОВЕКА Преамбула
Принимая во внимание, что признание достоинства, присущего всем членам человеческой семьи, и равных и неотъемлемых прав их является основой свободы, справедливости и всеобщего мира,
принимая во внимание, что пренебрежение и презрение к правам человека привели к варварским актам, которые возмущают совесть человечества, и что создание такого мира, в котором люди будут иметь свободу слова и убеждений и будут свободны от страха и нужды, провозглашено как высокое стремление людей,
принимая во внимание, что необходимо, чтобы права человека охранялись властью закона в целях обеспечения того, чтобы человек не был вынужден прибегать, в качестве последнего средства, к восстанию против тирании и угнетения,
принимая во внимание, что необходимо содействовать развитию дружественных отношений между народами,
принимая во внимание, что народы Объединенных Наций подтвердили в Уставе свою веру в основные права человека, в достоинство и ценность человеческой личности и в равноправие мужчин и женщин и решили содействовать социальному прогрессу и улучшению условий жизни при большей свободе,
принимая во внимание, что государства-члены обязались содействовать, в сотрудничестве с Организацией Объединенных Наций, всеобщему уважению и соблюдению прав человека и основных свобод,
принимая во внимание, что всеобщее понимание характера этих правил и свобод имеет огромное значение для полного выполнения этого обязательства,
Генеральная Ассамблея
провозглашает настоящую Всеобщую декларацию прав человека в качестве задачи, к выполнению которой должны стремиться все народы и все государства с тем, чтобы каждый человек и каждый орган общества, постоянно имея в виду настоящую Декларацию, стремились путем просвещения и образования содействовать уважению этих прав и свобод и обеспечению, путем национальных и международных прогрессивных мероприятий, всеобщего и эффективного признания и осуществления их как среди народов государств-членов Организации, так и среди народов территорий, находящихся под их юрисдикцией.
