Вторая: люди сильнее привязаны к идеям, которые они придумали, поэтому, если вы фасилитатор, остерегайтесь слишком легко отбрасывать идеи и тем самым обижать людей. Важно регулярно напоминать группе, что вы ищете идеи, которые будут лучшими для всей группы. Вы также можете попросить разрешения отбросить идеи и поблагодарить людей за то, что они добровольно отказались от своих личных предпочтений.
Шкала срочности / важности
Классический инструмент управления временем, который можно использовать при групповой приоритизации. Вы можете использовать этот инструмент на бумаге или используя линии спектра. Группа сортирует идеи согласно их срочности и важности:
Ранжирование
Этот приём хорошо работает совместно с разделением на малые группы. Напишите каждый вариант на карточке или стикере и дайте каждой группе полный комплект карточек или стикеров. Установите лимит времени и попросите группы проранжировать варианты. Дайте чёткое задание: «У вас есть 15 минут. Мы ищем варианты, которые должны быть сделаны срочно, являются важными, но при этом выполнимы при нашем бюджете. И у нас есть только неделя на осуществление».
Алмазное ранжирование
Это разновидность инструмента сортировки карточек. Группа выбирает 9 главных идей и располагает их в форме алмаза:
Упражнения для разогрева
Когда люди на собрании теряют концентрацию или становятся раздражительными, то иногда это может значить, что они просто сидели и слушали слишком долго. Такие простые вещи, как разминка, игра или две минуты разговора с соседом могут оживить людей. Игры также могут изменить атмосферу другими способами — от поднятия духа в группе до создания спокойного, вдумчивого настроения.
Будьте чутки к группе и отдельным участникам: идея в том, чтобы помочь людям почувствовать себя лучше, а не смутить или изолировать. Не принуждайте людей играть, уважайте их рамки и личные границы. Если люди не чувствуют желания играть, они могут выпить чашку чая или сходить в туалет. Не забывайте о вопросах мобильности. Иногда простой перерыв или разминка могут сработать не хуже игр.
Мы включили парочку игр, чтобы вы могли видеть варианты разогревающих упражнений, которые широко используются. Больше игр и упражнений для поднятия энергии ищите в нашем руководстве «Инструменты фасилитации для собраний и семинаров»,6 доступной на нашем сайте.
Игра «Узел»
Занимает около 10 минут; хороша для 10–20 человек. Встаньте в круг, закройте глаза. Пройдите в центр круга с протянутыми руками. Найдите чью-то руку для каждой вашей. Затем откройте глаза. Распутайте узел, не разрывая рук.
Игра включает в себя физический контакт с другими, разминку, смех и решение проблемы. Если у вас много людей, разделите их на 2 группы.
«Червяк»
Все участники встают тесно друг к другу. Они должны закрыть глаза. Тот, до чьей головы вы дотронетесь, будет Червяком. Люди должны двигаться с закрытыми глазами и спрашивать тех, с кем сталкиваются «Ты червяк?» Если человек не Червяк, то он говорит «Мууу», если Червяк, то молчит. Если вы нашли Червяка, нащупайте его руку и станьте рядом с ним — теперь вы тоже Червяк, и должны молчать, когда вас об этом спрашивают. Если вы нащупали Червяка, но обе его руки заняты, двигайтесь дальше, пока не найдёте свободную руку. Глаза нельзя открывать до конца упражнения. Когда люди открывают глаза, они видят длинную цепочку людей, держащихся за руки.
Оценивание собраний
Оценивание позволяет нам учиться на основе нашего опыта. Оно должно быть постоянной частью наших собраний и процесса принятия решений, поскольку это даёт нам возможность получить честные отзывы по поводу процесса и поведения других участников, позволяет нам совершенствоваться в будущем.
Каждому участнику собрания следует принимать участие в оценивании. Имейте в виду, что мнения могут быть разные и группе необязательно приходить к согласию в этом вопросе. Важно отметить, что было удачным, а также то, что прошло плохо. По возможности начните с позитивных оценок. Структура оценивания должна быть тщательно спланирована — как вы получите определённый тип информации? Разделите оценивание процесса и содержания собрания. Вот некоторые варианты:
Выскажитесь по кругу, в котором каждый резюмирует свои чувства, или попросите каждого написать комментарии на большом листе бумаги.
Попросите каждого назвать 2 или 3 сильных и слабых момента собрания.
Создайте опросник и раздайте его участникам для заполнения.
Спросите: «Что вы вынесли из этого собрания?» Такой быстрый обзор может помочь людям заметить, чего достигла группа.
В начале собрания попросите людей написать свои надежды и опасения по поводу собрания на стикерах и наклейте их на стену. В конце попросите их снять те надежды, которые были оправданы, и опасения, которые были разрешены или оказались неоправданными.
Создайте список ожиданий, которые были собраны в начале собрания. В какой степени они были удовлетворены или изменены в течение собрания? Сделайте то же самое с целями.
Нарисуйте график на большом листе бумаги, который представляет собой собрание. Каждый участник карандашом, ручкой или мелком разного цвета рисует линию от одного конца к другому, ниже или выше центральной линии, в зависимости от того, насколько он доволен или как много он приобрёл на собрании.
VII. Устранение проблем, возникающих на собраниях
Как любой другой метод принятия решений, процесс консенсуса не всегда просто наладить. Тем не менее большинство проблем появляются скорее из-за недостатка опыта, или потому что не выполняются условия для достижения консенсуса, нежели из-за недостатков самого процесса консенсуса. Требуется время, чтобы отучиться от тех шаблонов поведения, которые нас приучили воспринимать как норму. Для устранения некоторых проблем, таких как неразрешённый конфликт или нездоровая расстановка сил, может потребоваться целый ряд действий на протяжении долгого времени. В главе 8 «Преодоление разрыва между теорией и практикой» вы найдёте некоторые советы, как это сделать.
Однако есть вещи, которые вы можете делать на собраниях как фасилитатор или участник, которые могут облегчить разрешение возникающих проблем. Например, представьте, что на ваших собраниях всё время говорит только небольшое число людей. Если вы хотите изменить эту ситуацию, вы можете начать с изучения того, как власть и ответственность распределены в группе в целом. Но если вы замечаете это на конкретном собрании, возможно, вы захотите заранее иметь некоторые приёмы, чтобы помочь другим наравне участвовать в собрании в краткосрочной перспективе. Эта глава поможет вам подобрать правильную тактику для разрешения проблем по мере их возникновения.
Даже если вы ищете только краткосрочное решение для собрания, важно добраться до самой сути лежащих в основе причин. Возможно, самое важное, что нужно сделать, — это потратить время на размышления о том, как идёт ваш процесс принятия решений путём консенсуса, поделиться своими соображениями друг с другом и постоянно искать пути к совершенствованию. Развивайте способности определять проблемы и их возможные причины. Используйте ваши наблюдения для содействия их разрешению. На самом деле типичных проблем не так много, но за ними стоит множество различных причин. То, как вы решаете проблему, должно определяться причинами, которые её вызвали. Спрашивайте не только: «Что случилось?», но и «Почему это случилось?» Чем больше доверия и понимания в группе, тем легче справиться с проблемами. Фасилитация может помочь, главным образом предоставляя инструменты предотвращения проблем и их креативного разрешения в случае, когда они возникают.
Ниже вы найдёте варианты решения наиболее распространённых проблем, которые возникают при достижении консенсуса на собрании.
Фасилитация проблемных ситуаций
Шаг 1: Внимательно слушайте, пытаясь определить, что стоит за проблемой.
Шаг 2: Выберите подходящий приём фасилитации для разрешения основного вопроса.
Шаг 3: Когда разберётесь с основным вопросом, проблема будет решена.
Наши собрания отнимают много времени, как можно их ускорить?
Принятие хорошего консенсусного решения может занять больше времени, чем голосование, особенно когда для группы это новая практика. Много времени может уйти на обдумывание идей до тех пор, пока все возражения не будут устранены, — на некоторые решения может понадобиться не одно собрание. Однако преимущество консенсуса состоит в том, что решения обычно более качественные и с большей вероятностью выдерживают испытание временем. Плохие решения, возможно, не отнимают много времени, но часто требуют пересмотра или не исполняются вообще. Решения, не имеющие полной поддержки всех участников группы, могут стать причиной взрыва негодования на дальнейших собраниях и создать конфликт, на разрешение которого потребуется время. Консенсус достигается быстрее с опытом, особенно в постоянных группах.
