Сохранение времени при консенсусе
Убедитесь заранее, что у вас есть вся необходимая информация, которая вам понадобится на собрании. В идеале, каждый должен быть подготовлен к собранию. Если не хватает существенных деталей, определите, что нужно сделать, чтобы их получить к следующему собранию, и двигайтесь дальше.
Не каждое решение нуждается в участии всей группы. Доверьте рутинную работу рабочей группе (например, работу со СМИ или сбор средств).
Разделите собрание на несколько параллельных рабочих групп для решения нескольких вопросов одновременно. Каждая рабочая группа выдвигает набор предложений для обсуждения всей группой.
После комплексного обсуждения позвольте малой группе или даже паре людей отделиться и синтезировать названные идеи в несколько возможных решений, которые нужно обсудить всей группой.
Хорошая фасилитация: сконцентрируйте группу на обсуждении одного вопроса. Не давайте людям отклоняться от темы.
Ведите точный протокол собрания, чтобы избежать необходимости пересмотра решений.
Нехватка времени
Нехватка времени при принятии срочных решений приводит к стрессу для участников и желанию просто «покончить с этим». Не будьте одержимы желанием достигнуть консенсуса во что бы то ни стало: когда собрание длится долго, потому что решение «должно быть принято сегодня», многие люди устают и уходят, оставляя только самых стойких принимать решение за всех.
Будьте реалистичны насчёт повестки вашего собрания. Старайтесь обеспечить достаточно времени на то, чтобы адекватно рассмотреть все вопросы. Отложите менее важные решения или отведите на них меньше времени. Нужно ли продлить собрание или продолжить обсуждение в следующий раз? Возможно ли найти временное решение, которое будет пересмотрено, когда на это будет больше времени? Должна ли вся группа участвовать в принятии решения, или малая группа может отделиться для обсуждения (и решения) проблемы, позволив остальным разобраться с остальными вопросами повестки?
Критические ситуации: существуют способы принятия решений путём консенсуса за очень короткое время, но они требуют навыков и практики и предполагают, что группа уже потратила время на изучение мнений и потребностей своих членов (см. главу 5 «Быстрое принятие решений путём консенсуса»). В чрезвычайной ситуации ваша цель — принять наилучшее решение за то время, которое у вас есть. В некоторых случаях может быть целесообразным выбор временного лидера. Само собой, вы можете выбрать лидера и руководящие установки для решений заранее путём консенсуса.
Наши собрания недостаточно сосредоточены на проблеме
Иногда собраниям не хватает сосредоточенности: несколько вопросов обсуждаются одновременно или люди отклоняются от темы. Это может очень раздражать, когда вам нужно сделать определённую работу и принять решения. Чтобы избежать этого, составьте повестку, которая определит, что нужно обсудить и в каком порядке, и строго придерживайтесь её. Назначьте фасилитатора, который поможет группе придерживаться темы и не позволит людям отклоняться от неё. Если новые вопросы возникают по ходу обсуждения, признайте, что они требуют обсуждения, но отдельно. Запишите их и назначьте время для их обсуждения.
Наша группа большая, и мы не получаем удовольствия от собраний
Для групп более 15–20 человек целесообразно разбиться на малые группы для более полного обсуждения. Вы можете найти больше деталей в главе 3 «Фасилитация процесса достижения консенсуса в больших группах».
Принятие решения в отсутствие части группы
Является ли консенсусом решение, принятое на собрании, где отсутствует часть членов группы? Группа должна принимать решения по различным вопросам, и очень редко бывает, чтобы все члены группы присутствовали на собрании. В конечном счёте, пропуская встречу, вы пропускаете обсуждение решений, принятых на этом собрании. Тем не менее существует набор средств, которые можно использовать для стимулирования участия в принятии решений. Прежде всего, убедитесь, что в вашей группе все в курсе предстоящего собрания. Не ждите наступления ночи, чтобы отправить сообщения по почте, не полагайтесь исключительно на электронную почту, если, конечно, вы не уверены, что все в группе страдают интернет-зависимостью. Также не стоит устраивать собрания продолжительностью по три часа, на которых решения принимаются в самом конце, когда большинство людей разошлись. Если ваше решение имеет важное значение, следует растянуть процесс принятия решения на несколько собраний, чтобы дать людям несколько возможностей внести свой вклад в процесс.
Группа, возможно, захочет оставаться гибкой в вопросе того, когда принимать решения. Если на собрание пришло мало людей, можно в самом начале решить, насколько приемлемо в данном случае принимать определённые решения, в зависимости от важности вопроса, его срочности, количества присутствующих и от того, присутствуют ли критически важные для этого проекта люди. Всегда следует быть искренними в том, почему решение отложено. Простым способом создания неформальных лидеров в группе является тенденция не принимать никаких решений в отсутствие членов группы с наибольшим авторитетом.
Если группа основана на некой форме членства, например, кооператив сотрудников какого-то заведения, и предполагается примерно равное участие всех членов коллектива, не лишено смысла договориться о кворуме или о минимальном числе участников коллектива, необходимом для принятия решений различной степени важности.
Мы застряли и не можем принять решение
Выполняются ли условия для достижения консенсуса в вашей группе?
Нужно ли вам больше времени на разработку общих целей? Если вы не пришли к согласию по поводу целей вашей группы, потратьте на это некоторое время. Если вы не можете прийти к согласию, возможно, вам нужно подумать о разделении на несколько групп или сосредоточить свою активность на любой области, по которой у вас достигнуто согласие.
Все ли понимают, как работает консенсус? Если нет, займитесь этим и объясните сам процесс достижения консенсуса и принципы, на которых он основан. Опять же, если не все люди действительно заинтересованны в консенсусе, возможно, будет лучше принимать решения другим путём или разделиться на две группы.
Хороший ли у вас фасилитатор? Советы по фасилитации ищите в главе 2 «Фасилитация процесса достижения консенсуса».
Каждый ли может открыто говорить о том, чего он хочет и что ему действительно нужно? Если нет, разработайте пути построения доверительных отношений в вашей группе, чтобы позволить людям честно выражать свои мысли.
Действительно ли люди активно участвуют в процессе? Слушают ли они друг друга? Каждый ли пытается понять позицию другого и работает над тем, как согласовать потребности всех?
Достаточно ли времени вы тратите на принятие решения? Плохие решения могут быть приняты очень быстро, а хорошие решения обычно требуют выслушивания и размышления, на что может потребоваться время.
В главе 8 «Преодоление разрыва между теорией и практикой» содержится больше идей относительно того, что делать в ситуациях, где не выполняются условия для достижения консенсуса.
Можете ли вы на самом деле принять хорошее решение?
Есть ли у вас вся необходимая информация для принятия решения? Если нет, как вы можете её получить?
Группа не может принять решение, потому что у неё нет достойного выбора? Вы вынуждены выбирать между расстрелом и виселицей? Можете ли вы создать ситуацию, в которой можно будет сделать нормальный выбор?
См. главу 8 «Преодоление разрыва между теорией и практикой», чтобы узнать больше о том, как справиться с внешним давлением, которое затрудняет принятие хорошего решения.
Проводилось ли открытое обсуждение того, что имеет в виду каждый участник?
Иногда группа недостаточно углубляется в обсуждение. Что-то может останавливать людей перед тем, чтобы открыто говорить о своих опасениях и мотивах, или им может быть сложно их выразить. С другой стороны, может быть, люди недостаточно внимательно слушают, но уверены, что все всё поняли, хотя на самом деле это не так. Другой распространённый барьер для открытого, честного общения — сложные отношения между отдельными личностями, из-за чего им тяжело доверять друг другу и открываться, а также слышать друг друга, когда они всё же это делают.
Подталкивайте людей к более детальному выражению своего мнения. Внимательно слушайте, пытаясь определить согласие и опасения. Что является первопричиной тревожности людей? Какие проблемы стоит решить в первую очередь, а какие являются второстепенными?
