Какое-то время назад менеджер, работавший в аудиологической клинике, рассказал мне о секретаре приемной, назовем его Крис, у которого была просто безнадежная проблема с работой. Крис всегда вовремя открывал больницу по утрам, хорошо разговаривал по телефону и общался с пациентами в офисе. При этом он игнорировал почтовый ящик и не раскладывал почту по папкам, что также входило в его обязанности. В результате остальным офисным сотрудникам приходилось каждый день рыться в корреспонденции, чтобы найти письма, адресованные им, а остальные письма — в основном канцелярские бумаги, которые нужно было рассортировать по папкам, — кучами валялись на рабочем столе Криса. Менеджер сказал мне: «Я видел, как Крис совком собирает письма, упавшие со стола, а потом… снова бросает их в кучу на столе!»
Помимо всего прочего, когда пациенты звонили, чтобы спросить, готовы ли их слуховые аппараты, Крис всегда отвечал «да» или «нет», но его ответы не основывались на реальной информации о готовности слуховых аппаратов. «Если честно, я вообще не представляю, по какому принципу он отвечает „да“ или „нет“, — рассказывал мне менеджер Криса. — Мне кажется, он отвечает, лишь бы что-то сказать. Обычно он говорит „нет“, так что клиенты просто перезванивают позже. Но настоящие проблемы начинаются, когда он говорит „да“. Примерно в половине случаев он говорит правду — случайно так выходит. Но в другой половине случаев люди приходят, чтобы забрать свои слуховые аппараты, а они еще не готовы. Иногда клиентам приходится приезжать издалека, часто это пожилые люди. Они очень громко возмущаются. Я раз за разом разговаривал об этом с Крисом. Я говорю с ним об этом каждый раз, когда такое происходит. Но все повторяется снова и снова».
Менеджер хотел узнать: «Нужно ли мне говорить Крису: „Каждое утро распечатывай себе список заказанных слуховых аппаратов. Держи его при себе. Когда звонит пациент, чтобы узнать, готов ли слуховой аппарат, проверь список. Если он готов, отвечай „да“. Если нет — проверь дату доставки и попроси перезвонить в этот день“. Мне действительно нужно это все ему говорить?». Я ответил: когда вы не говорите Крису, что он должен делать, он делает все не так. Так что — да. Говорите ему, что делать. Если необходимо — говорите каждый день. Кроме того, скажите, что он должен раскладывать почту каждый день. Превратите большую кучу писем на его столе в проект. Дайте ему четкий срок выполнения. Разбейте проект на несколько небольших, если необходимо. Дайте ему точные инструкции. Если у вас есть время, разберите часть кучи вместе с ним, чтобы убедиться, что он знает, как правильно раскладывать канцелярские бумаги. Если он не знает, то с помощью этого проекта вы сможете обучить его.
Через несколько недель этот менеджер снова рассказал мне о Крисе: «Действительно, все, что я должен был сделать, — сказать ему! Какое-то время я напоминал ему об этом каждый день. Теперь же, когда я с утра подхожу к столу Криса, он, улыбаясь, машет мне списком заказов и говорит: „Не беспокойтесь, я не забуду про сегодняшнюю почту“. Удивительно!»
Задавайте себе вопрос: «О чем я должен сегодня говорить с каждым из сотрудников?»
• Говорите о работе.
• Сосредоточьтесь на том, что вы хотите от сотрудника в ближайшем будущем.
• Решите, собираетесь ли вы обсудить глобальную картину или мелкие детали.
• Некоторым сотрудникам стоит четко и подробно описать задачу — это может помочь им преодолеть границу между плохой и хорошей работой.
Как я должен говорить с подчиненными?
Как вы должны говорить о работе с каждым человеком? Некоторые сотрудники лучше всего реагируют, если вы задаете вопросы. Другие предпочитают, чтобы в основном говорили вы. Некоторым больше нравится, когда вы говорите ровным голосом, строго придерживаясь фактов: стиль аудитора. Другие лучше воспринимают вас, если вы говорите с чувством: стиль старшего брата. Одни откликаются лучше всего, если их забрасывать сложными наводящими вопросами: стиль адвоката на перекрестном допросе. Другие лучше всего — на взрывной энтузиазм: стиль капитана болельщиков. Третьи — на беспокойство, страх и неотложность: стиль Маленького Цыпленка, спасающего Мир.
Помните, что у всех людей к тому же разная мотивация. Некоторые подчиненные — энтузиасты, и вам нужно пользоваться этим энтузиазмом. Другим не хватает душевного подъема. Некоторые сотрудники ищут признания. Третьи работают, чтобы хватало денег на еду. Кто-то работает ради работы. Другие ради денег. Некоторые вкладывают в работу всю душу, и их жизнь становится работой. Другим необходимо постоянно напоминать, где они находятся, что должны делать и почему.
Манера вашего руководства — это частично вопрос тона и стиля. Конечно, вам не стоит стремиться применять стиль, который вам не свойственен. Но точно также не нужно искать тон и стиль, при котором сотрудник или вы сами комфортно себя чувствуете. Здесь главное — не комфорт. Ищите такой тон и стиль, который позволит лучше всего мотивировать сотрудника и недвусмысленно даст ему понять, чего вы хотите. В сущности, это вопрос ежедневного подбора лучших инструментов и методик для общения с каждым сотрудником. С некоторыми подчиненными общаться бывает труднее, чем с другими.
Сегодня не являются редкостью ситуации, когда руководителям приходится работать с сотрудниками, отделенными языковым барьером — менеджер и подчиненный буквально говорят на разных языках. Вот это — действительно трудная задача для общения. Какие инструменты и методики могут ее решить? Как вы собираетесь управлять человеком и удостовериться, что он точно понимает, что и как вы хотите, чтобы он сделал?
Один менеджер, занимающийся ландшафтным дизайном, сталкивается с этой проблемой каждый день. Он предлагает следующие методики: «В команде должен быть кто-то, кто говорит на обоих языках… вам нужен переводчик». Во-вторых, учите и учитесь. «Большинство ребят в команде говорят по-испански. С годами я немного научился испанскому, по крайней мере, выучил ключевые термины, а большинство ребят постепенно овладели некоторыми английскими словами». Можно, по крайней мере, создавать некий общий словарный запас, сочетающий в себе оба языка, с помощью которого можно будет объяснить, что и как делать. Этот менеджер рассказал: «Хотите — верьте, хотите — нет, но мы пользуемся еще и языком жестов. Я много показываю на пальцах. Иногда я что-то делаю, а потом прошу подчиненного повторить. Кроме того, я часто показываю большой палец — поднятый или опущенный».
Еще один способ — писать памятки и другие подобные документы на обоих языках. Таким образом менеджер может показать па какую-нибудь строку в таблице и точно знать, что и он сам, и подчиненный понимают, что имеется в виду. Это также помогает менеджеру и подчиненному выучить ключевые термины на языках друг друга и постепенно произносить понятия памятки устно.
Постоянно спрашивайте себя: «Как мне нужно говорить с этим человеком?»
• Думайте о том, что мотивирует этого человека.
• Определите, какой тон и стиль лучше всего работают.
• Большинство сотрудников лучше всего реагируют на устное общение, подкрепленное письменными документами.
• Выбирайте правильные инструменты и методики общения для каждого сотрудника.
Где я должен разговаривать с сотрудниками?
Неважно, будь это ваш кабинет или любое другое очевидное место встречи, лучше всего выбрать наиболее подходящее из них и затем постоянно встречаться там. Именно это место станет сценой, на которой будут развиваться ваши менеджерские отношения с сотрудником. Выбирайте его с умом.
Если ваши подчиненные работают удаленно, в других офисах, то вам придется в основном положиться на тщательно разработанный протокол телефонных переговоров и электронных писем. Но если вы работаете в одном здании с сотрудником, лучшим местом для встреч, пожалуй, будет нейтральная территория. Один менеджер рассказал мне, что и он, и его подчиненные постоянно на ногах, и никакого очевидного места встречи у них нет, так что он водит подчиненных на лестничную площадку, чтобы быстро поговорить. Управляющие из ресторанов часто говорят мне, что для индивидуальных разговоров они приглашают сотрудников в заднюю комнату. Фабричные рабочие часто отходят от своих станков, чтобы хоть что-нибудь услышать. Солдаты собираются за каким-нибудь большим валуном. Мое любимое «место» для встреч — пешая прогулка (это могут засвидетельствовать все, кто встречался со мной!); просто не забудьте взять ручку и блокнот, чтобы вести на ходу записи.
Постоянно спрашивайте себя: «Где мне следует говорить с этим человеком?»
• Выберите место, подходящее и вам, и сотруднику.
• Попробуйте встречаться в этом месте каждую неделю.
