И уж точно, никто не будет наводить справки и искать, кто же на самом деле занимается обустройством студентов на практику в данном университете. Если письмо пришло официально и не анонимно, его возьмут в документооборот.
Кстати, не стоит забывать поблагодарить маленьким подарком того, кто содействует с подготовкой письма (получение бланка, подписи, печати). Эти люди помогают, а не вставляют палки в колеса. К тому же они могут быть полезны при составлении других подобных писем в другие компании, поэтому не стоит пренебрегать их терпением и добротой.
c) Помимо этого желательно, чтобы в левом нижнем углу письма были ФИО и телефон исполнителя, с которым можно связаться в случае возникновения вопросов. Исполнителем может в письме быть сам студент, указав номер своего телефона, или секретарь декана, лаборант кафедры, научный руководитель, стоит только заранее предупредить их о возможном звонке из компании.
Немного о документообороте в крупных компаниях. Все письма, направленные в организацию, приходят в отдел корреспонденции. Их регистрируют и разносят адресатам, т. е. в приемные главных руководителей. Главные руководители выносят свою резолюцию и поручают уже исполнение или детальное решение вопроса по письму своим подчиненным. Таким образом, письмо доходит до непосредственного специалиста-исполнителя. Именно ему и может понадобиться дополнительная информация относительно прохождения студентом практики. И дабы избавить его от необходимости тратить время на поиски телефонов через справочную вуза, лучше указать номер заранее.
Также в рамках осуществления официальной переписки письмам присваивается исходящий номер в организации-отправителе при отправке и входящий номер в организации-получателе при получении. Это необходимо для регистрации писем и дальнейшей простоты поиска.
d) Письмо является действительным инструментом взаимодействия с «компанией мечты». Чтобы придать ему формальности, необходима регистрация письма в вузе. Будет ли это сделано в общем отделе вуза, канцелярии института, приемной проректора или деканате – для организации-получателя значения не имеет. Присвоенный номер и дата письма пригодятся для того, чтобы после отправки позвонить в организацию и уточнить, какой присвоен внутренний входящий номер и кому из исполнителей с какой резолюцией оно расписано.
Бывают патовые ситуации, когда общий отдел вуза отказывался регистрировать письмо, направляемое, к примеру, в Администрацию Президента РФ. Объясняется это банальным нежеланием быть косвенно задействованными в «авантюрных инициативах студента». Конечно, практика в Пресс-службе Президента РФ будет пройдена успешно, будет получена положительная характеристика на студента, сохранены дальнейшие добрые отношения с руководителем практики. Но ситуация отказа, непонимания и нежелания помочь в родных стенах университета наталкивает на альтернативное решение вопроса с регистрацией письма: оно может быть отправлено без номера, т. е. с надписью «б/н», с указанием даты отправки. Зная дату отправки, ФИО подписанта и ФИО получателя, также возможно уточнить в общем отделе организации судьбу письма.
В силу специфики работ крупнейших компаний, получение письма, его регистрация, отправка получателю и непосредственному исполнителю может занимать некоторое время (с учетом возможных командировок, отпусков и больничных). Ни форсировать множеством звонков в день, ни пускать дело на самотек не стоит. Немного терпения, немного настойчивости – и разговор с исполнителем уже по условиям прохождения практики обязательно состоится.
e) Сам текст письма может быть составлен следующим образом.
В правом верхнем углу письма пишется должность и ФИО адресата. По центру строки ниже – прямое обращение «Уважаемый (ая) имя-отчество!»
С нового абзаца – «Просим Вас принять для прохождения практики/стажировки в (указать место: юридический отдел, пресс-служба, департамент it-технологий…) в период (дата) с… по… (полное ФИО студента) – студента 4 курса, к примеру, специальности (указать какой), факультета (указать) вуза (указать)».
Во втором абзаце стоит указать, где студент проходил практику ранее, чтобы дать первичное представление о нем как о специалисте. К примеру: студент/аспирант Смирнов О. П. имеет опыт прохождения практики в государственных структурах (указать место и даты) или в коммерческих организациях (название, сроки прохождения), где зарекомендовал себя как добросовестный, ответственный, исполнительный сотрудник.
Данный абзац поможет специалистам кадровой службы предприятия сформировать к потенциальному практиканту/стажеру более доверительное и лояльное отношение, доказать его адекватность и профессиональный настрой.
Третий абзац факультативен, в нем можно написать, что данная практика предназначена для подготовки курсовой или дипломной работы, диссертационного исследования, для получения практических навыков работы.
Если вы выбрали несколько известных компаний, где бы вы хотели пройти практику или стажировку, то лучше направлять официальные письма в эти организации параллельно, а не последовательно. Так вы сэкономите свое спокойствие и время, не будете зависеть от процесса поочередного рассмотрения писем в компаниях, что иногда бывает небыстро. Рассылая именные письма сразу «дробью», а не точечно с ожиданием обратной связи, вы имеете хорошую возможность одновременно мониторить все наложенные на них резолюции, учась «пробиваться» в известные компании системно.
Не стоит бояться, что во все известные компании, куда вы написали, вас возьмут, и вы окажетесь перед сложной ситуацией итогового выбора – куда же все-таки пойти? Если вас готовы принять на практику в несколько организаций, просто заранее оговорите с представителями этих компаний возможность переноса сроков стажировки, заявленных в официальном письме, в связи с изменениями учебного расписания в вузе, к примеру. Это ни в коем случае не будет расценено организацией в качестве вашего отказа от стажировки.
На фотографии 6 приведен пример сопроводительного письма из Российского государственного гуманитарного университета с просьбой о приеме студента на практику в Управление пресс-службы и информации Президента РФ.
Фотография 6. Сопроводительное письмо из РГГУ
Подготовленное письмо можно принести в пункт приема корреспонденции компании лично. Поскольку отправка оригинала почтой не дает гарантий от его утраты службой доставки в случае форс-мажорных обстоятельств, то универсальный способ – отправить письмо по факсу, уточнив после его получение. Возможно также продублировать отсканированный вариант письма на именную электронную почту получателя. Это также позволит сэкономить время, не ожидая доставки почтовыми службами. По опыту автора, отправить скан или факс официального письма возможно даже без личного доступа к Интернету или сканеру, достаточно просто прийти в городскую (поселковую) библиотеку, где предоставляются интернет-услуги.
Кстати, мысль о том, что о вашем желании, иногда кажущемся несбыточным, узнают посторонние люди и могут выразить при этом свои эмоции или прогнозы, ироничные или не всегда позитивные, заставляет автора сделать паузу и задуматься над вопросом: стоит ли рассказывать, делиться с кем-то своим желанием попасть в «компанию мечты»?
Как гласит китайская пословица, «большая река течет тихо, умный человек не повышает голоса». Поэтому, если есть строгая необходимость сказать в деканате, что место практики вы ищете сами и вам необходима подпись декана для официального письма (об этом будет сказано во второй части), то отмалчиваться будет глупо. Но, по мнению автора, «козырять» перед однокурсниками тем, что вы собрались на стажировку в «Газпром», Администрацию Президента РФ или Государственный академический Большой театр России не стоит.
Во-первых, вашему еще не реализованному на практике примеру, а только планируемому, могут последовать другие более расторопные «мечтатели», разузнать чуть больше или раньше вас, успешнее пройти собеседование и быть принятыми, оставив вас позади. Иное дело, если вы делитесь полученными знаниями или связями с другими студентами, уже успешно пройдя практику, помогая тем самым развиваться своей кафедре, вузу.
Во-вторых, даже общаясь с друзьями, могут банально, что называется, позавидовать и «сглазить». Ф. И. Тютчев выразил материальность высказанных слов в произведении «Silentium!» («Молчи!») – «…Мысль изреченная есть ложь…», то есть вас могут не только неправильно понять, но скрытно пожелать неудачи, чтобы утвердиться в своем убеждении в невозможности маленьких чудес.
В-третьих, часто «внутренняя тишина», когда не «зудят» с советами «не тратить зря время, заняться делом и настоящей учебой», когда рядом не играет радио, когда выключен телевизор, способствует большей концентрации внимания на выполняемой задаче попадания в цель, попадания в «компанию мечты».
