Многоуровневый
Даже собрания совета представителей ограничены по количеству участников: когда на них присутствуют более 20 представителей малых групп, может потребоваться ещё один уровень.
В этом случае каждый совет посылает представителя на второй или даже третий уровень совета. С таким количеством людей особенно важно тщательно подумать о том, какие решения действительно должны быть приняты на общем собрании, а какие могут быть оставлены отдельным группам. Каждый дополнительный уровень добавляет больше времени, которое тратится на процесс. Это может работать для многих тысяч людей, например, для 9 000 людей, участвовавших в блокаде транспортировки ядерных отходов Castor в 1997 году. Однако многоуровневый совет представителей чаще используют в качестве канала информирования и консультаций, чем для принятия решений.
Удалённый
Группы людей, которые удалены друг от друга, могут использовать модель совета для принятия решений на больших расстояниях. Вместо того, чтобы всем членам всех групп собираться в одном месте для принятия решения, группы могут обсудить вопрос дома и отправить своего представителя на встречу. Представители возвращаются назад с предложением, которое группы принимают или изменяют. Проблема в том, что это потребует дополнительного времени.
Избежать задержек во времени можно так: группы собираются у себя в городе в то же время, когда проходит встреча представителей. Представители сообщают предложения группам по телефону или электронной почте, чтобы те обсудили и дали ответ.
Второй вариант — представители связываются друг с другом по телефону, в интернет-чате или по электронной почте. Для этого необходима хорошая фасилитация и использование соответствующих онлайн-инструментов, см. главу 4 «Фасилитация виртуальных собраний».
IV. Фасилитация виртуальных собраний
Собрания сами по себе могут быть довольно сложными, а если вы все не находитесь в одном месте, они могут быть ещё сложнее. Если вы не можете видеть друг друга или фасилитатора, вам будет не хватать невербальных знаков, которые вы обычно можете уловить через язык тела. Это затрудняет налаживание доверия и уважения в группе. Чтобы такие собрания работали, каждому необходимо прилагать больше усилий, чтобы ясно выражаться и понимать других.
Для чего нужны виртуальные собрания?
Для большинства из нас самый простой способ обсуждать и решать проблему — это находиться в одном помещении, где все могут видеть и слышать друг друга. Но это не всегда возможно: быть может, кто-то работает вдали от дома, но по-прежнему хочет участвовать, или в вашей группе состоят люди из разных стран. Возможно, вы участвуете в одном проекте с неместной группой. Если вы хотите, чтобы каждый смог участвовать в принятии решения, то вам нужно найти пути коммуникации друг с другом — это и есть виртуальное собрание.
В этой главе мы изучим некоторые возможности принятия решения онлайн или по телефону. Мы включили сюда некоторые «за» и «против» различных возможностей, а также предложили процесс достижения консенсуса удалённо.
Инструменты для работы
Прежде чем мы начнём говорить о фасилитации виртуальных собраний, давайте взглянем на доступные средства коммуникации. Большинство инструментов, которые можно использовать для проведения виртуальных собраний, находятся в сети Интернет. Мы старались говорить об этих инструментах в общем, потому что технологии и программное обеспечение меняются так быстро, что то, о чём мы напишем здесь, вскоре устареет (но мы включили некоторые примеры, так как большинство людей знают имя программы, которую они используют, а не какой это тип коммуникации).
Чат: текстовые сообщения в реальном времени, включая IRC 5 и мгновенные сообщения (IM) — MSN, IRC, AIM, Pidgin, Psi+.
Коллективные редакторы в реальном времени: программное обеспечение, позволяющее одновременно редактировать документ более чем одному пользователю — Etherad, Piratepad, Googledrive, Riseup Pad.
Электронная почта: рассылка электронных сообщений одному или более получателям не в режиме реального времени.
Микроблоги: способ передачи коротких сообщений другим — Twitter, Identi.ca.
Почта: рассылка писем с помощью почтовых услуг.
Телефон: мобильная, стационарная или радиосвязь.
Голосовые сообщения: оставление сообщения на автоответчике или рассылка голосовых записей через Интернет или почту.
VOIP (IP-телефония): строго говоря, часть телефонного сервиса, но здесь мы используем это в значении голосовых коммуникаций посредством компьютера, а не телефона — Skype, Mumble, Google Talk, Jitsi.
Вики: веб-сайт, где пользователь может добавлять, изменять или удалять контент, используя браузер — we.riseup.net
Достоинства и недостатки использования этих инструментов обсуждаются ниже.
Сложности фасилитации виртуальных собраний
Фасилитация — помощь группе в проведении эффективного собрания, обеспечивающего вовлечённость всех участников. Фасилитация виртуального собрания немного сложнее, чем обычного собрания, где каждый присутствует физически, но необходимые инструменты и немного практики облегчают эту задачу.
Доверие и понимание
Когда мы звоним, переписываемся, шлём электронные письма или работаем вместе над документом в Сети, очень легко упустить из виду тот факт, что мы имеем дело с другими людьми. Это происходит, потому что нам не хватает невербальной коммуникации: некоторые исследователи считают, что 70 % коммуникации между людьми является невербальной (например, язык тела и тон голоса). Электронное письмо не позволяет нам отразить тон голоса или эмоции, а телефоны не показывают нам, когда люди хмурятся или улыбаются.
Виртуальные собрания часто проходят легче, когда люди уже встречались в реальной жизни — встреча помогает нам получить представление друг о друге, доверять, понимать и уважать друг друга. Личные встречи, хотя бы редкие, могут действительно помочь поддерживать коммуникации на человеческом уровне. Вы должны также потратить немного времени на неформальную беседу в начале собрания, чтобы у людей был шанс возобновить контакты.
Разработка ясных совместных целей группы поможет всем участникам быть сосредоточенными на собраниях, а также почувствовать свою причастность. Попытайтесь разобраться с общими целями как можно скорее — это то, что можно сделать, собравшись всем в одном месте, а если это невозможно, используйте какую-нибудь программу или интернет-сайт для коллективной работы.
Подготовка
Как и на любом собрании, подготовка имеет значение. Если люди не встречаются лично, возможно, даже более важно продумать заранее, что может понадобиться.
Какую бы технологию вы ни использовали — будь то почтовый сервис или суперсложная программа мультимедиа-колаборации, — стоит иметь чёткие системы для фасилитации и принятия решений.
Вашим первым делом как фасилитатора будет проверить временные рамки для принятия любого решения. Если вы собираетесь общаться в режиме реального времени (например, по телефону), проверили ли вы время дня, когда участники смогут / не смогут это сделать — помните о таких вещах, как работа, уход за детьми, доступ в Интернет и часовые пояса.
Если встреча будет проходить с использованием коммуникаций не в режиме реального времени (например, по электронной почте), то есть ли расписание на каждую стадию обсуждения? Знают ли люди, до какого срока им нужно ответить на письмо?
Имеет ли каждый доступ к оборудованию (компьютеры, камеры, микрофоны) и программному обеспечению (интернет-браузеры и прочие программы)? Все ли используемые различные версии программ совместимы?
В то время, когда вы договариваетесь о времени или временных рамках собрания, убедитесь, что у каждого есть вся необходимая информация для принятия решений: доступна ли каждому повестка, протоколы предыдущих собраний, информационные материалы и прочее?
В режиме реального времени или нет ?
Коммуникации в режиме реального времени происходят тогда, когда вы и другие люди можете немедленно отвечать на то, что было сказано, поэтому ход беседы быстрее.
Но если вам нужно ждать ответа, тогда это коммуникация не в режиме реального времени. Хотя не очень удобно взаимодействовать не в реальном времени, но это может дать людям больше времени на обдумывание или возможность ответить в более подходящее для них время.
Стили фасилитации
