Заседания коллегиальных органов осуществляются в соответствии с утверждёнными планами их работы и по мере необходимости. В плане работы коллегиального органа указываются содержание вопросов, дата рассмотрения, фамилия докладчика и наименование структурного подразделения, которое готовит документы для рассмотрения коллегиальным органам, срок подачи документов. Руководители структурных подразделений заблаговременно подают для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть на его заседании. К перечню прилагается справка о мотивах внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа.
Документы по вопросам, которые выносятся на рассмотрение коллегиального органа, должны подаваться не позже чем за пять дней до заседания. К ним относятся:
– докладная записка (адресованная коллегиальному органу), в которой основательно изложены вопросы с выводами и предложениями;
– проект решения коллегиального органа, а в случае необходимости и проект приказа;
– справка о согласовании проекта с заинтересованными структурными подразделениями и другими учреждениями;
– список лиц, которые приглашаются на заседания коллегиального органа.
О каждом собрании коллегиального органа составляется протокол, который оформляется в соответствии с правилами.
Свое закрепление нашел и порядок обработки и рассылки исходящих документов.
Исходящие документы, в том числе изготовленные на ПК, обрабатываются и посылаются централизованно в день их получения от структурных подразделений или не позже следующего рабочего дня. Не допускается рассылка или передача документов без регистрации их в канцелярии. При этом обязательно проверяется:
– правильность оформления документа и размещения на нём всех реквизитов;
– правильность указания адреса;
– наличие всех необходимых подписей на документе и дополнениях к нему;
– наличие виз на копии документа, которая остаётся в делах учреждения;
– наличие на документе отметки о дополнениях;
– соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
На оригиналах документов, которые подлежат возвращению, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп «Подлежит возвращению». Документы, которые посылаются одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, которые находятся в конверте.
В регистрационной карточке или журнале указываются номер исходящего документа, дата регистрации, заглавие (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет сохраняться его копия. Оригиналы приказов, планов, отчётов, протоколов и т.д. остаются в учреждениях, которые являются авторами этих документов. В другие учреждения посылаются их заверенные копии.
Организация контроля за исполнением документов представляет собой один из важнейших этапов надлежащего осуществления деловодства. Задачей такого рода контроля является обеспечение своевременного и качественного их исполнения. Контролю подлежат зарегистрированные документы, в которых установлено то или иное задание.
Контроль за исполнением документов включает такие виды работ:
– постановку документов (поручений) на контроль, формирование картотеки контролируемых документов;
– проверку своевременного доведения документов до исполнителей;
– предварительные проверки и регулирование хода исполнения;
– учёт и обобщение результатов контроля за исполнением документов (поручений);
– информирование руководителя о ходе и результатах исполнения документов (поручений);
– снятие документов с контроля;
– формирование картотеки исполненных документов.
Документ считается исполненным только тогда, когда поставленные в нём вопросы нашли свое разрешение и корреспонденту дан ответ по существу. После исполнения документ снимают с контроля. Снять документ с контроля может только то лицо, которое поставило его на контроль.
Цели оптимизации работы с документами и дальнейшего их использования в необходимых случаях предполагают необходимость составления номенклатура и формирования дел, их хранение.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в учреждении, оформленный в соответствующем порядке с указанием сроков сохранения дел.
Номенклатура дел является обязательным для каждого учреждения документом, который составляется для создания в учреждении единой системы дел, обеспечения их учёта, быстрого розыска документа по его содержанию и виду, отбора документов на государственное сохранение в процессе деловодства.
Существует три вида номенклатура дел: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, с единой системой индексации, и является нормативным актом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и имеет рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются органами высшего уровня для организаций, которые принадлежат к сфере управления учреждения, и используются ими в качестве методических пособий во время составления индивидуальных номенклатур дел.
Как правило, индивидуальная номенклатура дел учреждения состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений.
Формирование дел – это группировка исполненных документов в деле в соответствии с номенклатурой дел. Во время формирования дел следует придерживаться следующих правил:
– группировать в дела только оригиналы (в случае их отсутствия – заверенные в установленном порядке копии) правильно оформленных и исполненных документов, не допускать включение в дела черновых, личных, дублирующих документов, документов, которые подлежат возвращению, и размноженных копий;
– группировать в дела документы одного деловодного года (за исключением особых, судебных, переходных дел). Личные дела формируются на протяжении всего времени работы лица в учреждении;
– группировать в дела отдельно документы постоянного и временного сроков сохранения.
Как исключение, когда этого требует специфика работы в учреждении, документы постоянного и временного сроков сохранения, связанные с решением одного вопроса, могут группироваться на протяжении деловодного года в одно дело.
Документы в деле группируются в хронологическом или логическом порядке либо в их совмещении.
Документы заседаний коллегиальных органов группируются в два дела:
– протоколы и документы к ним (доклады, справки и т.д.);
– документы по организации заседаний (повестка дня, проекты и копии решений и т.д.).
Протоколы группируются в хронологическом порядке по их номерам. Документы к заседаниям систематизируются по датам и номерам протоколов; внутри группы документов, которые касаются одного протокола, – по повестке дня.
Оконченные дела постоянного и продолжительного (свыше 10 лет) сроков сохранения должны сдаваться в архивные подразделения учреждения для последующего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в архивное подразделение учреждения по согласованию с его руководителем.
Подготовка документов к передаче в архивные подразделения учреждения включает:
– экспертизу ценностей документов;
– оформление дел;
– составление описей дел;
– передачу дел в архивные подразделения учреждения и обеспечение сохранности документов.
Свое отражение в инструкции нашли также вопросы, касающиеся организации и функций деловодной службы.
Работа деловодной службы регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе положения (устава) об учреждении, приведенной инструкции и утверждается руководителем учреждения. Деятельность работников деловодной службы регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем деловодной службы на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих и утверждаются руководителем учреждения. Основной задачей деловодной службы является установление единого порядка документирования и работы с документами в учреждении на основе использования современной вычислительной техники, автоматизированной технологии работы с документами и сокращения числа документов.
В соответствии с этой задачей деловодная служба: разрабатывает инструкции по деловодству и номенклатуре дел; организовывает по поручению руководства подготовку документов, обеспечивает их оформление и выпуск; организовывает и обеспечивает документальное и организационно-техническое обслуживание работы коллегиальных органов; организовывает печатное изготовление, копирование, тиражирование документов.
