Внутреннее согласование осуществляется визированием проекта документа должностным лицом. Виза включает: личную подпись, инициалы и фамилию лица, которое визирует документ, и дату визирования. В случае необходимости указывается наименование должности этого лица.
Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чём на проекте делается соответствующая отметка.
Замечания обязательно докладываются лицу, которое подписывает документ.
Проекты нормативно-правовых актов учреждения проверяются работниками юридической службы учреждения на соответствие их законодательству и визируются ими на первом образце на обратной стороне последнего листа проекта акта.
Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа и включает в себя слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается проект документа, его личную подпись и дату согласования. В случае, когда согласование касается более трёх учреждений, составляется «лист согласования», о чём делается отметка в самом документе на месте грифа согласования.
Засвидетельствование документа осуществляется путём его подписания, утверждения и проставления печати.
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их компетенцией. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются только руководителем либо его заместителем, причём подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов и фамилии. В случае направления документа одновременно нескольким учреждениям вышестоящего уровня руководителем подписываются все экземпляры документов. Подписывается только оригинал, когда документ направляется одновременно нескольким организациям, которые относятся к сфере управления учреждения. При этом оригинал остаётся в делах учреждения, а на места рассылаются заверенные канцелярией экземпляры.
Документы подписываются, как правило, одним лицом. В случаях, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц, например, при составлении финансовых документов, он подписывается двумя либо несколькими лицами, подписи которых размещаются одна под другой в соответствии с должностью. В случае подписания документа несколькими лицами, имеющими одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне. Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании этого органа и секретарём.
Документы могут подписываться лицами, выполняющими обязанности конкретного должностного лица, либо его заместителями. При этом обязательно указываются должность лица, подписавшего документ, и его фамилия с добавлением в тексте подписи пометок «и.о.», «зам.».
Особым способом засвидетельствования документа после его подписания служит утверждение документа. Он утверждается соответствующими органами либо должностными лицами, к компетенции которых относится разрешение вопросов, изложенных в документах.
На документах, которые заверяют права граждан и юридических лиц либо фиксируют факт расходов денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица должна заверяться гербовой печатью. Гербовая печать ставится также на положениях, уставах, договорах, свидетельствах, доверенностях.
В отдельных случаях на документах должна быть резолюция, сделанная соответствующим должностным лицом.
Резолюция – это надпись на документе, сделанная руководителем учреждения, которая содержит указания по выполнению документа.
Резолюция состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата. В случае, если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем является лицо, определённое в поручении первым, если в документе не обусловлено иное. Для исполнения поручения такому лицу предоставляется право привлекать других исполнителей и координировать их работу.
На документах со сроками исполнения, которые не нуждаются в иных указаниях, в резолюции определяются: исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Другие резолюции возможны только тогда, когда возникает необходимость детализации порядка выполнения документа.
Во время прохождения документа в учреждении обязательно делаются такие пометки:
– о поступлении (регистрации) документа – на нижнем правом поле первого листа документа (сокращённое наименование учреждения, дата поступления документа, индекс документа);
– о взятии документа на контроль – на левом поле первого листа документа (на уровне заглавия к тексту) пишется слово «контроль» или буква «к»;
– об исполнении документа и направлении его в дело – на нижнем левом поле первого листа документа (краткая справка об исполнении, если нет документа об исполнении, слова «в дело» и номер дела, в котором документ будет сохраняться, дата направления документа в дело, должность и подпись исполнителя).
Каждый документ должен иметь отметку о непосредственном исполнителе, которая состоит из его фамилии и номера служебного телефона, которые указываются на лицевой или обратной стороне последнего листа документа.
Копия документа изготавливается и выдаётся только с разрешения руководителя учреждения или руководителя соответствующего структурного подразделения. Учреждение может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в нём (это правило не распространяется на архивные учреждения, государственные нотариальные конторы и частных нотариусов).
Инструкцией определяется порядок оформления приложений к документам.
Приложения детализируют, разъясняют отдельные вопросы документа или вопрос в целом. О наличии приложения указывается в тексте документа или после текста документа перед подписью. Например, приложением к данной инструкции служит приблизительный перечень документов, которые не подлежат регистрации деловодной службой. В частности, к ним относятся:
1. Письма, которые поступили в копии к сведению.
2. Телеграммы и письма о разрешении на командировки и отпуски.
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, собраниях и повестке дня.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Информация, присланная к сведению.
6. Учебные планы, программы (копии).
7. Рекламные уведомления, плакаты, программы совещаний, конференций и т.д.
8. Прейскуранты (копии).
9. Нормы расхода материалов.
10. Поздравительные письма и приглашения.
11. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
12. Научные отчёты по темам.
13. Месячные, квартальные, полугодовые отчёты.
14. Формы статистической отчётности.
Приложения к документам могут быть трёх видов:
– приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами;
– приложения, которые разъясняют или дополняют содержание основного документа;
– приложения, которые являются самостоятельными документами и рассылаются с сопроводительным письмом.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
Порядок размножения документов средствами множительной техники определяется руководителем учреждения, а необходимость размножения отдельных документов – руководителями структурных подразделений. Размножение небольших по объёму документов может осуществляться непосредственно с помощью средств оргтехники. Размножение больших по объёму документов должно осуществляться специализированным подразделением (множительным цехом) по таким правилам:
– для выполнения множительных работ исполнитель заполняет заказ, который подписывает руководитель структурного подразделения;
– документы на размножение передаются в множительный цех вместе с заказом. При этом заказу присваивается номер, отмечается дата его передачи, устанавливается срок выполнения заказа;
– заказы регистрируются в специальном журнале учёта работы множительного цеха. Лицо, которое получает размноженный документ, расписывается на заказе с отметкой даты получения;
– оригиналы документов после изготовления с них копий возвращаются по принадлежности.
Определенные особенности имеет подготовка и оформление документов к заседаниям коллегиальных органов.
Заседания коллегиальных органов осуществляются в соответствии с утверждёнными планами их работы и по мере необходимости. В плане работы коллегиального органа указываются содержание вопросов, дата рассмотрения, фамилия докладчика и наименование структурного подразделения, которое готовит документы для рассмотрения коллегиальным органам, срок подачи документов. Руководители структурных подразделений заблаговременно подают для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть на его заседании. К перечню прилагается справка о мотивах внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа.
