Одним из важных этапов работы с документами является их регистрация. Регистрация документа представляет собой фиксацию фактов создания либо поступления документов и осуществляется путём проставления на нём условного обозначения – регистрационного индекса с дальнейшей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах. Целью регистрации является обеспечение учёта документов, а также контроля за исполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации.
Регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые в учреждении, а также те, которые поступают от других органов, учреждений, организаций и граждан. Основным принципом регистрации документа является однократность, т.е. каждый документ в данном учреждении регистрируется только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления либо не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, а созданные документы – в день их подписания либо утверждения. При этом документы регистрируются в пределах их групп в зависимости от названия, вида документа, его автора и содержания. Так, отдельно регистрируются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, Президента Украины, Кабинета Министров Украины, бухгалтерские документы и т.д. Во время регистрации документа проставляется регистрационный индекс, который составляется из порядкового номера в пределах группы документов, которые регистрируются, и дополняется индексами по номенклатуре дел, вопросам деятельности, корреспондентам и т.д. Для регистрации всех документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. Другой формой регистрации является журнальная форма, которая допускается в учреждениях со сравнительно небольшим объёмом документооборота – 500-600 документов в год.
Значительное внимание уделяется составлению и оформлению служебных документов.
Прежде всего, чётко определен формат служебных документов. Для их составления должна использоваться бумага форматов А-3, А-4, А-5. Составление документов на бумаге иного формата не разрешается.
Как правило, все служебные документы должны оформляться на бланках соответствующего учреждения, которые изготовляются в соответствии с требованиями государственных стандартов. При этом выделяется два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для иных видов организационно-распорядительных документов. Не на бланках оформляются некоторые внутренние документы, например, заявления работников, служебные справки, а также документы, созданные от имени нескольких организаций.
С целью ускорения исполнения документов и надлежащего формирования дел в деловодстве каждый документ должен содержать один вопрос, за исключением таких документов, как протоколы, приказы, планы, отчёты и обобщающие документы.
Текст документа должен содержать определённую аргументированную информацию, которая должна быть изложена сжато, грамотно, понятно и объективно, без повторений и использования слов и оборотов, которые не несут содержательной нагрузки. При этом содержание документа должно быть связано с содержанием ранее изданных документов по этому вопросу.
Текст документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы. Сплошной сложный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Он используется при составлении правил, положений писем, распорядительных документов. Как правило, тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой части указываются основания либо обоснования для составления документа, а во второй части – выводы, предложения, решения, распоряжения либо просьбы.
Форма анкеты используется в случае изложения цифровой либо словесной информации об одном объекте по определённому объёму признаков. Такого рода тексты используются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению, финансовых документах т.д. Использование формы таблицы возможно в случае изложения цифровой либо словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков, например, в плановых, отчётно-статистических документах.
Особое внимание уделяется оформлению документов.
Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты и стабильный порядок их размещения. Так, он должен содержать наименование учреждения, фамилию автора документа и его код, код формы документа, название вида документа, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметку об исполнении документа и направлении его в дело. В установленных законом случаях в нём должна быть отметка о государственной регистрации.
Наименование учреждения должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нём. Сокращенное наименование можно использовать только в случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе) учреждения. Название вида документа (приказ, распоряжение, решение и т. д.) указывается на бланке печатным либо машинописным способом и должно соответствовать компетенции учреждения, содержанию управленческой деятельности. Заглавие текста документа должно отражать содержание документа. Оно должно быть максимально коротким и ёмким, точно передавать содержание текста и при этом грамматически согласовываться с названием документа. В случае, если в документе идёт речь о нескольких вопросах, заголовок может быть обобщённым.
Все служебные документы подлежат датированию. При этом датой документа является дата его подписания, а для документа, принимаемого коллегиальным органом, – дата его принятия. В случае, если документ подлежит утверждению, датой документа является дата его утверждения. Дата на документе проставляется лицом, которое его подписывает либо утверждает, в момент совершения этих действий. Все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением, подлежат обязательному датированию и подписанию.
Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений – индексов, которые присваиваются документам во время регистрации и которые указывают на место составления, исполнения и хранения документов. Индексы входящих и создаваемых учреждением документов состоят из порядковых номеров в пределах группы документов, которые регистрируются и которые в соответствии с задачами поиска могут дополняться индексами по номенклатуре дел, вопросам деятельности, исполнителям и т.д. Составные части индекса отделяются одна от другой косой чертой. Индекс совместного нормативного акта должен составляться из индексов учреждений, его издавших.
В случае необходимости в оценке целесообразности документа, его обоснованности и соответствия требованиям законодательства осуществляется согласование проекта документа.
Согласование может осуществляться как в учреждении (со структурными подразделениями, с должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией занимаются вопросами, затронутыми в проекте документа, – внутреннее), так и за его пределами (внешнее).
Внутреннее согласование осуществляется визированием проекта документа должностным лицом. Виза включает: личную подпись, инициалы и фамилию лица, которое визирует документ, и дату визирования. В случае необходимости указывается наименование должности этого лица.
Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чём на проекте делается соответствующая отметка.
Замечания обязательно докладываются лицу, которое подписывает документ.
Проекты нормативно-правовых актов учреждения проверяются работниками юридической службы учреждения на соответствие их законодательству и визируются ими на первом образце на обратной стороне последнего листа проекта акта.
Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа и включает в себя слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается проект документа, его личную подпись и дату согласования. В случае, когда согласование касается более трёх учреждений, составляется «лист согласования», о чём делается отметка в самом документе на месте грифа согласования.
Засвидетельствование документа осуществляется путём его подписания, утверждения и проставления печати.
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их компетенцией. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются только руководителем либо его заместителем, причём подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов и фамилии. В случае направления документа одновременно нескольким учреждениям вышестоящего уровня руководителем подписываются все экземпляры документов. Подписывается только оригинал, когда документ направляется одновременно нескольким организациям, которые относятся к сфере управления учреждения. При этом оригинал остаётся в делах учреждения, а на места рассылаются заверенные канцелярией экземпляры.
