в нужном месте. Буквы можно наклеить свои или купить уже с буквами. Если не хватит листов
для всех букв - наклейте по 2-3 буквы на каждом маркере. В этой папке (как и в других) бумага
хранится только в файловых папках, снабженных лейблами. На лейбле написаны две строки.
Это существительные (изредка с подчиненными словами). Первое – тема, которая начинается
с соответствующей буквы. Второе – подтема. Например, Садоводство – это тема. Инструмент
садовый – подтема:
Садоводство//Инструмент садовый, или:
Садоводство//Семена,
Еще примеры: Отдел//Координаты сотрудников, Отдел//Бюджеты
Или так:
Отдел
Инструкции должностные
Не делайте уровень вложенности больше двух (принцип классического GTD)! Иначе придется
забыть о быстром поиске.
Папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех. Нужна она для того, чтобы сопровождать ваши
действия и текущие проекты, записанные в RTM тяжелой бумажной артиллерией. Например, у Вас
в списке <**FOCUS> обозначено действие:
<Я//искать материалы по оптимизации налогов>
Вам приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов. Допустим, обнаружился интересный материал в журнале «Свой бизнес». Вы вырезаете нужную статью и
складываете ее в файловую папку. На файлик наклеиваете лейбл с надписью, соответствующей
записи в RTM, то есть:
<Я//искать материалы по оптимизации налогов>
При этом в действии, записанном в RTM чуть меняете тему. Приписываете СОПУТ//. Вот что
получается в RTM:
<Я//СОПУТ//искать материалы по оптимизации налогов> Теперь, если задача еще не выполнена и поиск продолжается – вы будете снабжены
соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку в произвольном порядке. Если
вы аккуратно обращаетесь со своими задачами, папка не будет переполняться и найти в
ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из других списков: <*LATER> и <CONTROL>.
Папка СОПУТ может содержать и материалы к проектам. Но материалы по важнейшим проектам
целесообразнее накапливать в пластиковых папках - карманах со специальными названиями.
Папка МБКН (может быть.когда нибудь) – аналог категории MAYBE в RTM. Бывает так, что вдруг
встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают Вас на ИДЕЮ. Запишите
идею во “Входящие” или наговорите аудиозаметку в Evernote для завтрашней обработки в рамках
регламента, а наброски поместите в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Ваша ИДЕЯ
или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в «бумажных носителях».
Еще. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от вас НА РАССТОЯНИИ
ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно (принцип классической GTD!). Если при обработке документов из
входящего лотка вы будете бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-
встанька – можете и не начинать это безнадежное дело. Расположите папки вертикально на полке
или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпишите папки большими буквами в
том месте, где папки и должны подписываться.
Ну вот, практически и все о папках-бумажках. Надо только помнить – что накопившееся во
входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше, но не реже 2 раз в неделю) чистить до
дна. Дни большой чистки удобно отразить в RTM как стволовые задачи. Неочищенный входной
лоток должен вызывать у вас деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как
нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и вы, раз взялись, должны очистить входной лоток
до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые
папки, либо в «почтовый» лоток номер 3 и больше никуда.
Еще вот что: чтобы начать новую жизнь с этими папками-лейблами вам надо совершить подвиг.
Заключается он в том, что совершенно необходимо ДО НУЛЯ, ДО ПОЛНОЙ ПУСТОТЫ очистить
свое рабочее пространство путем собирания всего, что есть вблизи вашего рабочего стола (в том
числе в ящиках, на самом столе, на тумбочках и полках и т.д.) во входном лотке.
Это делается единоразово, результат должен быть полным и окончательным. Абсолютно чистая
рабочая поверхность стола, аккуратные ящички. Не знаю, что вы там решите держать - дезодорант
или тряпочку для вытирания пыли, а может, аспирин или склад канцелярии, но точно НЕ БУМАГИ.
Еще раз: бумажки либо лежат во входном лотке, либо в папках, либо в «почтовом» лотке. Более
они не лежат НИГДЕ!
Порядок превыше всего!
Стопки журналов держите подальше от рабочего места. Письма, счета и т.д. ровно также идут
через входной лоток, как и все остальное. Если надо накапливать однородную информацию (типа,
счета или отчеты) – накапливайте ее в СПРАВ. Замечу, что речь идет исключительно о составе
папок для ЛИЧНОГО управления. Не рассматриваются случаи, когда состав хранимых документов
(и, соответственно, папок) определен законодательством или инструкцией, нуждами управления
ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Хотел бы я посмотреть на главбуха, который не имеет папок Касса или Банк.
Впрочем, профессиональные “папкохранилища” тоже можно встроить в эту систему. Только у вас
будет надписываться заголовком и подзаголовком не файл внутри папки, а вся папка целиком. Т.е.
будет, например папка СПРАВ//&Общие и СПРАВ//Отдел, стоящие на полке по алфавиту.
Повторим кратко процесс обработки: берем бумагу из лотка, стараемся убедить себя просто
выкинуть ее в мусорную корзину, стоящую рядом со столом. Если это не удается, пытаемся кому-
то передать бумагу с соответствующими пометками, оборачиваем ее другой бумажкой формата А6
или меньше, пишем адресат и краткий сопроводительный текст, затем помещаем в лоток номер
3. Если бумагу приходится оставить у себя и бумага требует действий – записываем это действие
во “Входящие”, добавляя в задачу префикс СОПУТ//. Затем кладем бумажку в файл, приклеиваем
лейбл, пишем на нем то, что надо, размещаем в одной из папок. Все. Бумага в системе хранения.
Забудьте о ней. В нужный момент RTM сам выудит ее из нужной папки.
Заключение
В системе самоуправления в рамках GTD и i-Методики допустимо любое творчество, если
оно приводит к сокращению времени обработки списков задач. Однако помните высказывание
Энштейна: “Все должно быть изложено так просто, как только возможно, но не проще”.
Еще позволю себе дать совет: пожалуйста, не пытайтесь путем ежедневного воспроизведения
действий по вышеизложенной (или любой другой) схеме превратиться в механического
тайм-болвана. Если система пришла в противоречие с вашими человеческими желаниями и
устремлениями - срочно “задвиньте” систему. Квалифицированное управление своим временем
НЕ ЯВЛЯЕТСЯ строго обязательным для достижения жизнинного успеха. Чтобы было понятнее -
приведу фрагменты переписки с одним моим читателем по поводу статьи “Вариации на тему GTD”.
Глаза босса
Олег: Еще вопрос. Как, Вы думаете, можно ли эффективно распоряжаться, чужим временем, не умея управлять своим? Управлять другими не научившись, справляться с собой?
Вася: Вероятно, мое частное мнение не совпадает с общепринятым, но я совершенно уверен, что умение управлять временем других людей практически никак не связано с умением
управлять своим собственным временем.
Есть тьма примеров, когда невероятные раздолбаи, лентяи и троечники становились очень
успешными руководителями/владельцами крупных фирм. На некотором уровне управления
эффективность использования времени сотрудниками обусловлена немногими важнейшими
решениями. А эти решения могут быть приняты на веселой вечеринке, на воздушном шаре, на
горнолыжной трассе. Так что, виртуозное владение личным тайм-менеджментом является
важным профессиональным качеством менеджеров нижнего и среднего звена.
Подчеркну, это мое личное мнение.”
Ну что же, друзья, только повторю за великими:
Успех есть неизбежный результат последовательности неошибочных действий
