стандартов i-Методики всеми участниками команды.
4. Регламенты
Для достижения цели есть два пути:
насилие и методичность
(приписывается Ницше).
Ежедневный регламент.
Суть ежедневного регламента - планирование. Как я уже говорил (далеко не только я) управление временем без ежедневного планирования - это разговор ни о чём. Ниже приводится
довольно простая (если попрактиковаться) процедура ежедневного планирования. Её выполнение
не приведет вас автоматически к наивысшей продуктивности, однако гарантирует ощущение
подконтрольности происходящего вокруг вас и, если вы втянетесь, есть хорошие шансы
приблизиться к состоянию “кристального сознания”. А ведь это и есть самая главная цель.
Комфорт. Драйв. Удовольствие от жизни и работы.
Ещё: если ежедневное планирование занимает у вас более получаса в день, значит вы что-
то делаете неправильно. Скорее всего торможение из-за отсутствия навыка. Как вариант -
вы навалили на себя безумную кучу работы не выполнимую в принципе и не желаете этого
признавать. Ну что же, это болезнь (я не шучу). Добро пожаловать к специалистам или в общество
анонимных трудоголиков.
Хотите поговорить об этом?
На первых порах вам придется сверяться с описанием регламента. Для этого перенесите
выделенные ниже заголовки в заметку вновь созданной задачи “ежедневный регламент” и
разместите эту задачу в списке MEMO. (В MEMO, как и во “Входящих” задачи могут быть в ЛЮБОЙ
форме)
Вот этапы ежедневного планирования:
- Рассмотрение INBOX Evernote (очистка до нуля)
Открываем ваш браузер с заготовленными вкладками iGoogle, Evernote, RememberTheMilk.
Просматриваем накопившееся в INBOX подряд, звуковые файлы прослушиваем и сразу заносим
во входящие во вкладке RTM, а если надо сохранить текст или фотографию - переносим их в
соответствующие блокноты. Если надо привязать их к задаче - копируем URL-адрес в браузере
и вставляем в поле URL соответствующей задачи. Операцию Копировать/вставить производить
только горячими клавишами.
- Рассмотрение “Входящие” RTM (очистка до нуля)
Рассматриваете список “Входящие” подряд, вы приводите задачи к виду
<Фамилия//сделать то-то>, ставите дату (если это целесообразно) и переводите либо в
<**FOCUS>, если будете этим заниматься в ближайшее время, либо в <*LATER> если вы не
будете заниматься этим в ближайшее время и вообще не знаете, будете ли этим заниматься.
В <**FOCUS> ставятся и задачи - будущие поручения вида <Фамилия//поручить то-то> или
<Фамилия//попросить то-то> Если надо поддержать задачу-действие оффлайновой (бумажной) информацией - следует поставить дополнительные слэши (косые черточки). Тогда задача
приобретет вид <Фамилия//СОПУТ//сделать то-то> (об этом мы еще поговорим).
Если задача будет выполняться вами лично без привлечения кого-то еще она принимает вид <Я/
/сделать то-то>. После обработки во “Входящих” должен остаться полный ноль. Без исключений.
Задача типа “окно креативности” обрабатывается точно так же, как и любая другая, только не
забывайте приделать к ней средний приоритет, назначить день (или повторение), длительность, название проекта. иначе она в в календаре отображаться не будет, только в самих списках.
- Рассмотрение LAT-поиск (очистка до нуля)
Теперь открываем список <*LAT-поиск> и рассматриваем те задачи, которые “созрели” к
настоящему моменту в списке <*LATER>. Эти задачи уже имеют стандартную форму <Фамилия//
сделать то-то>. Эти задачи или переводятся в <**FOCUS>, если их необходимо перевести в фокус
вашего внимания, или в них сменяется дата на более позднюю, так, чтобы они исчезли из списка.
Выполненные задачи помечаются как завершенные с помощью соответствующей кнопки выше
списка задач. После обработки в <*LAT-поиск> остается полный ноль. Если вам придет в голову
идея новой задачи - можете внести ее в любой форме во “Входящие” (это предпочтительно) или
в стандартной форме в <**FOCUS> или <*LATER>. Если вам пришла в голову задача-поручение -
создайте ее в форме
<Фамилия//ж результат>, пометьте высшим приоритетом и преренесите в список <CONTROL>
- Рассмотрение CON-поиск (очистка до нуля)
Рассматриваем поручения, которые “созрели” к настоящему моменту. Если отчет о поручении
получен (поручение выполнено) нажимается кнопка Завершить. Если нет - поручение
откладывается на более поздний срок. Список должен быть очищен полностью.
- Беглое рассмотрение F-ПРОЕКТЫ - ловля тэгов в облаке
Открываем список важнейших проектов (<F-ПРОЕКТЫ>). Смотрим на первый проект. Видим там
один тэг или два тэга. Если тэг один вида <ъ-название-проекта>, то это корневой проект. Если два
тэга вида <ъ-название_проекта, ъъ-название_подпроекта> или
<ъъ-название_проекта, ъъъ-название_подпроекта>, то это подпроект.
В случае одного тэга нажимаем на такой же в облаке тэгов.
В случае двух тэгов в задаче - в облаке тэгов нажимаем на тот, где больше твёрдых знаков (на
младший). Нажатие на тэг из облака приводит к автоматическому отбору всех задач, участвующих
в проекте независимо от их местонахождения в списках. Этот отбор производится в новом, автоматически созданным RTM списке с названием <Поиск>. Бегло просматриваем задачи по
проекту. Новые заносим во входящие (предпочтительно) в любой форме, либо в <**FOCUS>,
<*LATER>, <CONTROL> по соответствующим правилам.
- Рассмотрение **FOCUS - модификация и сокращение
Наконец мы добрались до списка <**FOCUS>. Здесь мы должны реализовать главную цель
- очистить фокус до не более чем одного экрана с задачами. Еще раз: генеральная цель -
освободить свой мозг от нагрузки, которая не может быть им воспринята в принципе. Не решайте, что надо делать - решайте, что надо отложить! Вот тогда останется только действительно важное.
Его легко различить. Это, во первых, задачи, помеченные красной полоской. Это те, которые вам
кто-то поручил, а вы СОГЛАСИЛИСЬ ВЗЯТЬ НА СЕБЯ ЭТО ПОРУЧЕНИЕ. Тут никуда не денешься
- надо выполнять.
А еще это задачи, помеченные как стволовые (повторяющиеся). Этими задачами тоже
нельзя не заниматься - поскольку они основа всей вашей деятельности, а кроме того, они
будут “размножаться” (такая невыполненная задача никуда не девается) и загаживать списки
задач.
Еще совет: При обработке <**FOCUS> не надо морочиться с датами и их модификацией! Просто
переносите задачу в <*LATER>! И делайте это быстро!
- Рассмотрение рабочего графика в календаре.
Откройте ваш Sunbird и посмотрите. И уже ничего не надо объяснять. Помните только следующее:
- чем больше красного (контроля) тем вы, как правило, эффективнее
- если вы видите огромное количество желтых задач - вы пытаетесь объять необъятное и браться
за всё. Пересмотрите ваши приоритеты и перетрясите производственные обязанности. Если
вы сами не можете определять ваши обязанности - покажите календарь начальнику. Уверяю
вас, эффект БУДЕТ и в ряде случаев он будет грандиозным. Ведь вы предъявляете факты, а с
ними трудно спорить. Отправляйте желтые задачи в MEMO, в L-ПРОЕКТЫ, а лучше удаляйте
их безжалостно. Еще раз напомню. Опыт учит нас, что для того чтобы быть эффективными
достаточно ПРЕКРАТИТЬ ЗАНИМАТЬСЯ НЕ СВОЕЙ РАБОТОЙ. Тогда своя будет делаться хотя
бы просто от скуки.
- если фиолетовые (стволовые) задачи занимают всё пространство всех рабочих дней - это
признак организационной болезни. Одно-два “фиолетовых” мероприятия в день - это всё, что
может позволить себе живой человек.
- еси вы творец, креатор, демиург (студент, например) обратите внимание на синие “”окна
креативности”. Для вашего рода занятий это самое важное. Бегите от мира, погружайтесь в
безмолвный полумрак библиотеки или в благодатную тишину ночной кухни, завесьте окна и
задрайте люки. И Бога ради - отключите RSS!
Образованные люди издревле умели устраивать “окна креативности”
Еженедельный регламент
Еженедельный регламент проводится еженедельно. (Это свежая мысль). В дополнение к
ежедневному регламенту придется потратить еще минут 30-40 на попытку отдать себе отчет в
