9. Перейдите к следующему.
Через 21 день вы сможете побороть трех самых злобных воров времени. В результате вы очень мягко измените свою жизнь без ущерба для окружающих.
Перечень воров времени (по Л. Зайферту)
• Нечеткая постановка цели.
• Отсутствие приоритетов в делах.
• Попытка слишком много сделать за один раз.
• Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
• Плохое планирование трудового дня.
• Личная неорганизованность, заваленный чем попало письменный стол.
• Чрезмерное чтение.
• Скверная система досье.
• Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
• Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
• Недостатки кооперации или разделения труда.
• Отрывающие от дел телефонные звонки.
• Незапланированные посетители.
• Неспособность сказать «нет».
• Неполная запоздалая информация.
• Отсутствие самодисциплины.
• Неумение довести дело до конца.
• Отвлечение (шум).
• Затяжные совещания.
• Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
• Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
• Болтовня на частные темы.
• Излишняя коммуникабельность.
• Чрезмерность деловых записей.
• Синдром откладывания дел.
• Желание знать все факты.
• Длительные ожидания (например, условленной встречи).
• Спешка, нетерпение.
• Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
• Недостаточный контроль за перепорученными делами.
• Резкая и постоянная смена задач окружающими.
• Интернет-зависимость.
• Рутинная работа.
Метод «Бесконечная минута»
Вам приходилось работать в условиях дедлайна, аврала, когда сроки горят, сердце бешено стучит, наступает паника?
• Да, часто.
• Нет, у меня работа четко спланирована.
• Редко.
Однажды лыжник Николай Замятин выступал на Олимпиаде. Отставание от лидера одна минута – огромный отрыв! Ценой неимоверного усилия спортсмен отыграл гандикап. Все, Замятин – чемпион! После журналисты писали, что Замятину помогло заклинание «Дахусим!».
Если вам кажется, что время бежит слишком быстро, примените прием «Бесконечная минута».
1. Выберите одну точку в пространстве.
2. Поставьте таймер на одну минуту.
3. Смотрите в эту точку неотрывно ровно одну минуту.
4. Через минуту вы поймете, насколько медленно бежит время.
5. Вам сразу станет спокойнее, и вы без проблем справитесь с авралом.
В чем фишка? Наши внутренние часы бегут быстрее реального времени. Поставь на своих часах реальное время.
Знаете ли вы, что шесть блоков по 10 минут, которые вы тратите на подготовку писем, занимают больше времени, чем один блок в 60 минут?
• Да, я знаю арифметику тайм-менеджмента.
• Нет, считаю, что лучше проблемы решать по мере поступления.
• Мне хватает времени, поэтому не вижу смысла пакетировать задачи.
1
× 60 минут < 6
× 10 минут.
Почему?
Если у вас есть однородные рабочие задачи, примените прием «Пакет задач».
1. Напишите на бумаге список лиц, которым вы сегодня должны позвонить.
2. Напишите, какие задания сегодня надо проверить.
3. Напишите, какие служебные записки надо подготовить.
4. Определите время для решения конкретного пакета задач.
5. Поставьте ограничитель, например 15 минут.
6. Сядьте поудобнее. Расслабьтесь.
7. Сделайте эту серию звонков и задач за 15 минут.
8. Выкиньте список и забудьте о задачах.
В чем фишка? Вы один раз готовитесь и занимаетесь однородными задачами.
Метод «Погоди выполнять, отменят»
Ваш босс работает по принципу «Пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что»?
• Да, наш босс сам не знает, чего хочет.
• Нет, наш босс конкретен, лаконичен и организован.
• Наш босс молодец, но иногда его заносит.
В одном офисе сотрудник играл во время работы на компьютере. Начальник отдела это увидел и решил поручить сотруднику важное дело – набрать на компьютере толстую папку с бездарной информацией. Сотрудник принялся за дело по принципу «В час по чайной ложке». Через три дня босс сам понял, что информация бесполезна, и отменил распоряжение.
Если начальник не может дать четкий приказ, помогите ему – примените метод «Погоди выполнять, отменят».
1. Получив нелепое или невыполнимое задание, спокойно уточните срок его исполнения.
2. Отложите его в сторону.
3. Когда пройдет 1/3 времени от начала, проверьте, в силе ли задание.
4. Задайте боссу несколько простых вопросов по поводу задания. Если задание важное, он подтвердит его важность, если ненужное – отменит.
Иногда начальнику трудно прямо отменить приказ, но по его реакции вы поймете, что о задании надо забыть.
Результат – вы сохраняете хорошие отношения с боссом и повышаете свою результативность.
Как вы думаете, реальное время совпадает с хронологическим?
• Да, конечно. Один час – это всегда один час.
• Нет, один час может пролететь быстро, а может длиться мучительно долго.
• Я хочу узнать формулу расчета реального времени.
На графике видна активность босса и сотрудника. Босс – жаворонок, сотрудник – сова. Формально хронологическое время – восемь часов.
В реальности для начальника с 9:00 до 11:00 реальное время равно хронологическому. С 11:00 до 12:00 реальное время равно 0,7 часа. С 12:00 до 13:00 реальное время равно 0,3 часа.
Как рассчитали?
Реальное время = хронологическое время × качество времени.
Качество времени измеряется в процентах от максимальной производительности.
Если хотите узнать, сколько длится ваше реальное время, примените метод «Реальное время».
1. Разделите рабочий день на отрезки по одному часу.
2. Примите за 100 % уровень работоспособности в самое лучшее время. В этот период реальное время совпадает с хронологическим.
3. Определите уровень работоспособности в другие периоды времени. В эти периоды реальное время меньше хронологического.
4. Рассчитайте ваше реальное время в отдельные периоды времени.
5. Разделите решаемые задачи по степени сложности на пять групп.
6. Самые сложные задачи решайте в самое лучшее время.
7. Простые задачи решайте в периоды упадка, на бреющем полете.
Результат – вы мягко выравниваете загрузку с учетом биоритма.
Используете ли вы график Ганта в своей работе?
• Да, конечно, это отличный метод.
• Нет, я не особо знаю этот метод.
• Я хотел бы научиться использовать этот метод.
Один из важнейших параметров проекта – это время. Если вам важны сроки, необходим наглядный контроль задач.
Диаграмма Ганта включает шкалу задач и шкалу времени. Срок каждой задачи откладывается на шкале времени. Конкретная дата – это граница. Слева – выполненные задачи, справа – предстоящие.
Если вам приходится делать много задач по проекту, примените метод Ганта.
1. Напишите список задач по проекту.
2. Определите, сколько времени требуется на выполнение задачи.
3. Нарисуйте двухмерную систему координат.
4. На вертикальной оси укажите задачи.
5. На горизонтальной шкале отложите время, необходимое на выполнение задач.
6. Раскрасьте разные задачи разными цветами.
В чем фишка? Вы с первого взгляда видите, как идет проект.
Пример из жизни одной Деловой Колбасы. Деловая Колбаса запланировала четыре важные задачи на месяц. Они четко распределены по неделям.
Задача № 1 стартует в начале месяца и финиширует через неделю.
Задача № 2 стартует в начале месяца и финиширует через две недели.
Задача № 3 стартует на третьей неделе и финиширует через неделю.
Задача № 4 стартует на третьей неделе и финиширует к концу месяца.
Это по плану! А в реальности?
Самый темный цвет на графике отражает время запаздывания.
Деловая Колбаса не рассчитала своих сил. Как результат:
