Матрица постепенно заполняется!
Вы хорошо планируете свой день?
• Да, я владею инструментами планирования дня.
• Нет, я работаю по ситуации. Планы напрягают меня.
• Я рад бы научиться работать по плану, но чтобы это было легко делать.
Что является главной чертой всех планов? Восемьдесят процентов из них не исполняются в полном объеме.
Почему?
Они слишком жесткие!
Если вы задыхаетесь под грудой дел, примените метод «Альпы».
1. Напишите список задач на день.
2. Оцените, сколько времени займет выполнение той или иной задачи.
3. Определите, сколько времени у вас есть, и оставьте в резерве 40 % времени.
4. Расставьте приоритеты. Распределите 60 % времени между задачами.
5. Все задачи, которые не могут быть выполнены за 60 % времени, делегируйте или перенесите.
6. Вечером проконтролируйте исполнение задач.
В чем фишка? План сам заставляет вас отсекать лишние задачи.
Рассмотрим пример применения метода «Альпы». На первом этапе нужно составить список задач, на втором – оценить время, которое потребуется на работу. Должна получиться примерно такая таблица.
На третьем этапе следует определить приоритеты, сократить время на выполнение задач, делегировать какие-то из них.
На четвертом этапе происходит контроль и перенос несделанного на другое время.
Как вы распределяете работу и отдых в плане дня?
• Я сначала выделяю время на работу, а после – на отдых.
• Я вообще никак не планирую день.
• Я планирую работу, а отдых – как получится.
Стандартная ситуация: планирование отдыха в свободное от работы время. Результат: человек живет, чтобы работать. Это раб!
Перевернутая ситуация: определить график и масштаб отдыха. Под график отдыха подстроить работу. Результат: человек работает, чтобы жить! Успешный человек сам определяет, когда и с кем ему отдохнуть.
Если вам регулярно приходится перерабатывать, примените метод «Работа не волк».
1. Подумайте, куда вы хотите пойти отдохнуть – в кино, театр, на концерт.
2. Купите заранее билет на определенную дату.
3. Застрахуйте риски – оповестите руководство о том, что сегодня вы идете в театр.
4. Быстро сделайте работу и отпроситесь пораньше почистить перышки.
5. Идите в театр и порадуйтесь жизни.
В чем фишка? Работа занимает ровно столько времени, сколько вы на нее отвели.
Отзыв о методе «РАБОТА НЕ ВОЛК»
Галина: «На мой взгляд, это планирование тренирует собранность, ответственность. Ты знаешь, что необходимо сделать, когда и для чего.
Исчезает страх неизвестности и неопределенности. Поскольку формулировки основных задач перед глазами и намечены подходы к их решению, новый день выглядит уже не серым и тяжелым, а планируемым и управляемым».
Как вы расставляете приоритеты в работе?
• Я сначала выполняю задачи, за невыполнение которых могу получить по голове.
• Я работаю четко под задачу: дали задачу – делаю, не дали – не делаю.
• Я сначала делаю срочные дела, а если осталось время, перспективные.
• Я сначала выполняю задачи, приносящие доход, потом – все остальное.
Что отличает Деловую Колбасу от человека, плывущего по течению жизни:
• четкое понимание своих приоритетов;
• умение взять себя за жабры и перекрыть кислород своим слабостям;
• умение блокировать неважные задачи;
• умение эффективно делегировать задачи.
Вывод: Деловая Колбаса сама контролирует время и кует свое счастье.
Если у вас много задач, примените метод «Эйзенхауэр».
1. Постройте матрицу «Важно – срочно».
2. Напишите список задач, которые вам сегодня надо выполнить.
3. Распределите их по квадрантам А, Б, В, Г.
4. Вычеркните из списка задачи из категории «Не важно и не срочно».
5. Делегируйте коллеге или фрилансеру задачи из категории «Срочно, но не важно».
6. Ограничьте время на задачи из категории «Важно и срочно».
7. Специально выделите время и посвятите его задачам из категории «Важно, но не срочно».
В чем фишка? Квадрант «Важно, но не срочно» контролирует квадрант «Важно и срочно». Скоро в квадранте «Важно и срочно» будет мало дел.
Отзывы о методе «ЭЙЗЕНХАУЭР»
Аделия: «Мне понравился этот метод. Я научилась выделять для себя наиболее важные дела и распределять время на их выполнение. Метод позволил мне избежать стрессовых ситуаций, как было раньше, когда я собирала все дела в кучу и многое не успевала. Буду пользоваться этим методом в дальнейшем».
Зухра: «В целом метод “Эйзенхауэр” мне очень понравился. Я научилась отделять главные задачи от второстепенных, делегировать их другим людям. В дальнейшем я также собираюсь использовать предложенный метод, ведь, научившись грамотно планировать свое время, я смогу сосредоточиться на самом важном».
Илларион: «Метод очень помогает расставить приоритеты в делах. Используя его, мне удалось отсеять все неважные и несрочные дела, направив все свое внимание на неотложные. Дела нужно сортировать по срочности и важности, иначе куча дел вас раздавит».
Как вы думаете, какая задача дня самая важная?
• Та, которая приближает меня к цели.
• Та, за которую можно получить по голове.
• Первая в списке.
Самая важная задача дня – это его величество обед!
Может ли человек работать без обеда? Да, на морально-волевых усилиях. Однако к чему это приводит? К болезням, усталости, выгоранию!
У обеда две важные функции. Вы можете:
• восстановить силы;
• сказать себе: «Ого, полдня прошло, а я ничего не сделал!»
Если вы хотите работать с огоньком, примените метод «Обед».
1. Определите время для обеда, например с 12:00 до 13:00.
2. Запретите себе обедать на рабочем месте – не смешивайте работу и отдых. Выберите красивое заведение, в котором будете обедать.
4. Определите, с кем вы хотите пообедать: из другого отдела и противоположного пола (порадуйте глаза и сердце).
5. Как только наступило время, пулей бегите – смените обстановку.
В чем фишка? Голодное брюхо к работе глухо!
Метод «Начальник шлагбаума»
Вы устали от работы? Выгорели эмоции?
• Да, мне ужасно надоела моя работа. Каждый день одно и то же.
• Нет, я умею поднимать себе настроение.
• Я был бы рад узнать способ зажечь огонек в груди.
Однажды железнодорожная компания искала дежурного по переезду. Повесили серое, невзрачное объявление, заляпанное грязью: «Требуется дежурный по переезду». Никто почему-то не пришел. Тогда текст и формат объявления изменили. Теперь в нем было написано: «Проводим отбор на должность начальника шлагбаума». Народ повалил валом. Сотрудника пришлось выбирать из множества претендентов.
Если вы хотите раскрасить свою жизнь, примените приемы метода «Начальник шлагбаума».
1. Опишите функции на работе, которые вам осточертели: красить стены, совершать звонки, инструктировать персонал.
2. Подумайте, как можно изменить образ работы:
• маляр превращается в художника;
• «холодный» звонарь – в актера;
• инструктор – в Цицерона.
3. Подумайте, какие навыки нужны для новой роли:
• художник раскрашивает мир в яркие цвета;
• актер играет голосом;
• Цицерон умеет жечь глаголом сердца людей.
4. Тренируйте новые навыки.
Результат – у вас есть новые навыки, вы освежили эмоции. Может быть, даже задумались о смене работы.
В чем фишка? Смена образа меняет наше внутреннее состояние.
Вам легко держать бумаги на столе в порядке?
• Да, я аккуратно и педантично раскладываю их по папкам и лоткам.
• Нет, терпеть не могу немецкий порядок.
• Я рад бы навести порядок, но он долго не сохраняется.
«Однажды босс треста стал тонуть в бумагах. Эксперт дал заключение: “Документы размножаются половым путем. Приказы несут в себе мужское начало, а стенограммы – женское”. Специалист придумал решение: ни в коем случае нельзя класть два документа вместе. Лучше завести для каждого отдельную папку. Если надо подшить несколько бумаг, лучше переложить их картоном.
