Одной из важнейших выступает классификация документов по их названиям. С этой точки зрения среди документов выделяются приказы, протоколы, стенограммы, решения, резолюции, докладные записки, доклады, положения, уставы и т.п. С учетом этого документы группируются в зависимости от принадлежности к функциям управления, которые они обслуживают. Так, с учетом изложенных критериев группируются документы в Перечне типовых документов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий, с определением сроков хранения документов, утвержденном приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41[103]. В части указанного Перечня, содержащей указание на документы, которые издаются в управленческой деятельности, выделяются такие разделы, как организация системы управления; прогнозирование, планирование, ценообразование; финансирование, кредитование, налоговая политика; учет и отчетность; организация использования трудовых ресурсов; работа с кадрами; социально-культурное развитие населения; научно-информационная деятельность; экономическое, научно-техническое и культурное сотрудничество с зарубежными странами; материально-техническое обеспечение; административно-хозяйственное обслуживание; деятельность общественных организаций. В свою очередь, в каждом из разделов типовые документы еще более детализируются в зависимости от управленческих функций. В частности, в разделе организации системы управления выделяются документы, связанные с распорядительной деятельностью, контролем, организационными основами управления, правовым обеспечением управления, организацией документального обеспечения управления и ведомственного хранения документов. Применительно к такому делению указываются и конкретные документы. Например, применительно к осуществлению контроля выделяются:
– документы (акты, доклады, справки, обзоры) о проверке исполнения Конституции и законов Украины, актов Президента Украины, постановлений Верховных Рад Украины и Автономной Республики Крым, актов Кабинета Министров Украины и Совета Министров Автономной Республики Крым, решений местных органов исполнительной власти и самоуправления:
а) по месту проверки и в организации, которая проводит проверку;
б) в иных организациях;
– документы (программы, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты) о проверке исполнения решений коллегий, приказов центральных и местных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений, организаций:
а) по месту проверки и в организации, которая проводит проверку;
б) в иных организациях;
– переписка о проверке исполнения распорядительных документов органов государственной власти и местного самоуправления;
– документы (доклады, докладные записки, справки, акты) комплексных ревизий и проверок учреждений, организаций, предприятий органами исполнительной власти (за исключением документов периодичных бухгалтерских ревизий):
а) по месту ревизии и в организации, которая осуществляет проверку;
б) в иных организациях;
– переписка с органами исполнительной власти, местного самоуправления о проведении и результатах ревизий, проверок; об организации и улучшении контроля и проверки исполнения;
– журналы учета ревизий, проверок и контроля за исполнением их рекомендаций;
– документы (докладные записки, отчеты, справки, переписка) об исполнении предложений по результатам обследований, проверок и критических выступлений в средствах массовой информации;
– обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан:
а) которые содержат предложения о существенных изменениях в работе учреждений, организаций, предприятий либо об устранении серьезных недостатков и злоупотреблений;
б) личного либо второстепенного характера;
– документы (аналитические справки, обзоры, докладные записки, анализы) о состоянии работы по рассмотрению предложений, заявлений, и жалоб граждан:
а) по месту составления;
б) в иных организациях;
– переписка о проверке предложений, заявлений и жалоб граждан.
В указанном Перечне документов содержится четкое закрепление сроков хранения документов в зависимости от того, поступают или не поступают документы в государственные архивы. Указание на подпункты «а» и «б» связано с конкретными сроками хранения документов.
Ряд нормативно-правовых документов регламентирует особенности осуществления деловодства, связанные с необходимостью сохранения секретности определенной информации. В частности, это Инструкция о порядке отбора и передачи секретных документов на архивное хранение, утвержденная приказом Государственного комитета Украины по вопросам государственных секретов и технической защиты информации и Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 3.03.97 г. № 25/7,[104] а также Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 27.11.98 г. № 1893[105].
Общие правила, регламентирующие порядок осуществления деловодства, получили своё закрепление в Примерной инструкции по деловодству в министерствах, иных центральных органах исполнительной власти, Совете Министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти[106].
Указанная инструкция устанавливает общие правила документирования управленческой деятельности министерств, иных центральных органов исполнительной власти, Совета Министров Автономной Республики Крым, а также местных органов исполнительной власти. Она определяет порядок ведения общего деловодства, а её положения распространяются на всю служебную документацию.
Инструкция охватывает порядок работы с документами, начиная с их создания и до отправления в соответствующий орган либо передачи в архив.
Так, инструкцией регламентируются общие вопросы документирования управленческой деятельности; приём, рассмотрение и регистрация документов; составление и оформление служебных документов, в том числе датирование, индексация, согласование, засвидетельствование и адресование документов.
Документирование управленческой деятельности состоит в фиксации по установленным правилам на бумажных либо магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании документов. Основанием для создания документов выступает необходимость засвидетельствования наличия и содержания управленческих действий, а также передачи, хранения, использования информации на протяжении определённого времени.
Управленческая деятельность осуществляется путём издания распорядительных документов. Распорядительные документы, поступающие в учреждение от вышестоящих органов, должны быть доведены до организаций, находящихся в сфере его управления. Такого рода документы в виде ксерокопий рассылаются вместе с сопроводительным письмом. В свою очередь, документы, издаваемые на основании распорядительных документов вышестоящих органов, должны обязательно содержать ссылку на них с указанием наименования этих документов, а также дат, номеров и заголовков.
Инструкция содержит также положения, касающиеся документов, создаваемых коллегиальными органами. В частности, ход обсуждения вопросов и решений, принимаемых коллегиальными органами на собраниях, заседаниях, советах, фиксируется в протоколах, которые в свою очередь оформляются на основе записей и стенограмм, сделанных в ходе заседания.
В случае, когда ход заседания коллегиального органа стенографируется, содержание самих выступлений в протокол не заносится, а расшифрованная и надлежаще оформленная стенограмма прилагается к протоколу. При фиксации хода заседания на магнитной плёнке записанные на ней тексты перепечатываются и вносятся в протокол.
Передача информации о решениях коллегиальных органов осуществляется путём пересылки последних соответствующим организациям для исполнения. Оперативная связь с организациями, учреждениями и гражданами осуществляется путём направления им писем.
Достаточно детально регламентирует инструкция порядок приёма, рассмотрения, регистрации документов.
Централизованный приём всех документов, поступающих в учреждение, осуществляется канцелярией. В нерабочее время приём документов может быть осуществлён дежурным сотрудником.
Все конверты, поступившие в канцелярию, раскрываются в ней, за исключением тех, которые имеют пометку «лично». Если конверт повреждён, то об этом обязательно должна делаться пометка в почтовом реестре. Сами конверты сохраняются и прилагаются к документу в том случае, если только по ним можно установить адрес отправителя и время отправления и получения документов. Это делается и тогда, когда в конверте отсутствуют отдельные документы либо установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте. Неправильно оформленные, повреждённые, либо направленные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются адресату. Все документы, поступившие в учреждение, подлежат обязательному предварительному рассмотрению. Это обусловлено тем, что среди них следует выделить такие, которые требуют обязательного рассмотрения их руководством учреждения либо исполнителями в соответствии с функциональными обязанностями, а также необходимостью регистрации документов и установления сроков их исполнения. Такого рода предварительное рассмотрение осуществляется руководителем канцелярии либо любым уполномоченным на это лицом. Осуществляется предварительное рассмотрение документов в день получения документов либо в первый рабочий день в случае получения их в нерабочее время. Что же касается поручений вышестоящих органов, телеграмм и телефонограмм, то они рассматриваются немедленно. Руководству учреждения в первоочередном порядке передаются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, Президента Украины, Кабинета Министров Украины, Верховной Рады и Совета Министров Автономной Республики Крым, органов исполнительной власти и местного самоуправления, а также наиболее важные документы, содержащие информацию о принципиальных вопросах деятельности учреждения, требующих разрешения их руководством. Все иные документы передаются в структурные подразделения и непосредственно исполнителям.
