Этот принцип действует не только в time-менеджменте, но во многих других сферах экономики и управления. В среднем 20 % затраченных ресурсов обеспечивают 80 % результата, а оставшиеся 80 % идут на 20 % результата.
Задача управления временем состоит в том, чтобы изменить это соотношение. Если все рабочее время расписано по минутам, в этом плане учтен и отдых, и непредвиденные отклонения, то соотношение затраченного и полезного изменится в вашу пользу.
Метод «Альпы»
С помощью этого метода можно эффективно распланировать собственное время. Для этого потребуется листок бумаги, немного времени (10 мин) утром и еще 3 мин – вечером. Метод состоит в следующем:
1) на листке бумаги нужно записать все дела на предстоящий день и сроки, – в которые все должно быть выполнено;
2) определить, сколько времени потребуется, чтобы выполнить каждое задание;
3) учесть буферное время, которое пойдет на отдых, прием пищи, исправление ошибок. Сюда нужно отводить не менее 10 мин за каждый час;
4) самое сложное – расставить приоритеты. Нужно определить, какое дело важнее и обязательно должно быть выполнено сегодня, а какое может подождать;
5) вечером, когда все уже сделано, нужно проконтролировать, насколько успешно был составлен и выполнен план, учесть невыполненное и перенести. Также важно проследить, чтобы одни и те же дела не откладывались регулярно.
АВС-анализ
ABC-анализ позволяет правильно составить рабочий план, уделить необходимое внимание разным делам.
На первом этапе анализа нужно выписать все дела и задания на лист бумаги и распределить их по важности, маркируя буквами А, В и С. А – наиболее важные дела, В – важные задания, которые можно поручить другим, а можно сделать и самостоятельно, С – наименее важные задачи.
1. Дела А.
Эти дела являются наиболее важными и трудоемкими. Их нельзя поручать другому, а значит, придется справляться самостоятельно. В течение дня можно планировать не более двух подобных заданий, их выполнение должно занять не более 3-х ч.
2. Дела В.
Эти задания можно поручить другим сотрудникам, а 2—3 сделать самостоятельно. Общее время выполнения этих задач должно быть не больше часа.
3. Дела С
Эти задачи наименее важные, а времени на них уходит много. Рабочее расписание не должно быть перегружено подобными делами, их выполнение должно занимать не более 45 мин в день. От остальных заданий этой группы нужно избавляться: либо поручить другому, либо сократить время их выполнения, либо сделать это по-другому.
Все организации тратят много усилий на подбор персонала. Те люди, которых они набирают сейчас, завтра будут оказывать значительное влияние на работу всей компании. Именно поэтому процессу поиска и наема персонала оказывается такое внимание.
1. ИСТОЧНИКИ ПОИСКА ПЕРСОНАЛА
Поиск новых сотрудников может проводиться различными путями, в зависимости от принятого в организации порядка. Например, в семейных фирмах вакансия замещается обычно родственником главы организации. Различные подходы имеют свои плюсы и минусы, рассмотрим наиболее распространенные:
• объявление;
• агентства по наему персонала;
• консультанты по отбору персонала;
• консультанты по поиску персонала, так называемые охотники за умами.
ОБЪЯВЛЕНИЕ
При размещении объявления в СМИ очень важно правильно выбрать место размещения, учесть его аудиторию. Лучше всего подходят какие-либо профессиональные издания, однако далеко не во всех областях такие имеются.
Е сли речь идет о радио– и телеканале, то кроме аудитории, нужно учесть еще и время выхода объявления в эфир.
...
Объявление – это не просто сухая информация, оно должно стимулировать потенциальных кандидатов, заинтересовывать их.
АГЕНТСТВА ПО НАЙМУ ПЕРСОНАЛА
Эти организации располагают базами данных, где содержится информация о людях, активно ищущих работу. Пользоваться их услугами удобнее всего тогда, когда основным параметром выбора является квалификация работника. Кроме того, эти организации обладают рядом преимуществ:
• они специализируются на работе с людьми, желающими получить работу в данном регионе;
• они позволяют подобрать сотрудника, соответствующего многим требованиям (таким как знание языка, компьютерных программ, мобильность, опыт работы).
КОНСУЛЬТАНТЫ ПО ОТБОРУ ПЕРСОНАЛА
Это люди, которые размещают объявления в средствах массовой информации от имени организации. Они же занимаются предварительным отбором кандидатов.
Преимущество выбора данного способа поиска персонала состоит в том, что консультанты по отбору персонала являются специалистами в области найма и имеют четкое представление о выгодах того или иного размещения объявления.
КОНСУЛЬТАНТЫ ПО ПОИСКУ ПЕРСОНАЛА
Иначе их еще называют охотниками за умами. Специфика их работы в том, что они обычно сотрудничают с кандидатами, уже имеющими постоянное место работы. Задачей охотников за умами становится переманивание специалиста с одного места работы на другое.
Обычно к их услугам прибегают в том случае, если требуется найти высококлассного специалиста или руководителей высшего звена.
2. СОСТАВЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
Разработка должностной инструкции – первоочередная задача менеджера, желающего принять нового человека в команду. Ее нужно создавать с учетом реальных задач должности, тщательно просчитав все особенности.
АНАЛИЗ СОДЕРЖАНИЯ РАБОТЫ
Для того чтобы подготовить понятную и доступную должностную инструкцию, необходимо сначала проанализировать все этапы работы. Для этого существует несколько способов, наиболее распространенные из них это:
• метод вопросов;
• метод непосредственного обсуждения.
Метод вопросов
Каждый менеджер может проанализировать должность, используя группы ключевых вопросов.
Метод непосредственного обсуждения
Необходимо провести обсуждение всех деталей работы с исполнителем и с его непосредственным руководителем. Это важно, так как на разных организационных уровнях люди обычно по-разному смотрят на вещи.
Очень важно выяснить основные неприятные моменты работы, затрудняющие ее.
СОСТАВЛЕНИЕ ПИСЬМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ
По материалу, полученному путем анализа, составляется должностная инструкция. Она должна быть написана понятным языком, в ней должная быть описана работа, основные обязанности и пункты ответственности работника.
Есть несколько способов написания должностной инструкции, например, с точки зрения должностных обязанностей и с точки зрения результатов.
Должностная инструкция, выполненная с точки зрения должностных обязанностей
1. Улучшает дизайн интернет-сайта.
2. По мере необходимости увеличивает его, создает новые страницы.
3. Размещает на сайте новости банка и организует их рассылку постоянным клиентам.
4. Размещает на сайте прочие новости (курсы валют, важнейшие события российской и мировой жизни) и организует их рассылку всем сотрудникам.
5. Следит за состоянием гостевой книги сайта, отвечает на вопросы или привлекает к этому компетентных сотрудников.
6. Следит за состоянием канала выхода в Интернет, уведомляет менеджера по финансам о необходимости оплатить канал.
7. По мере надобности выполняет другие обязанности, связанные с основными функциями.
Должностная инструкция, выполненная с точки зрения результатов
1. Влияет на посещаемость и популярность интернет-сайта, улучшая его дизайн.
2. Улучшает информативность интернет-сайта, дополняя его новыми страницами.
3. Создает комфортные условия для клиентов, помещая все новости банка на сайт и организуя их рассылку постоянным клиентам.
4. Предлагает сотрудникам банка необходимую для работы информацию, помещая на сайте банка дополнительную информацию (курсы валют, важнейшие события российской и мировой жизни) и организуя ее рассылку среди сотрудников.
5. Оптимизирует работу банка с клиентами, следя за письмами, присылаемыми в гостевую книгу сайта, отвечая на них или привлекая к этому компетентных сотрудников.
6. Организует бесперебойную работу интернет-сайта, следя за своевременной оплатой интернет-услуг.
